Proces ofertowania - jak zwiększyć skuteczność sprzedaży Twojej firmy?

Jak zwiększyć skuteczność sprzedaży Twojej firmy. Cześć, witajcie. Witam Was gorąco i serdecznie w kolejnym odcinku podcastu Nowoczesna sprzedaż i marketing. Niektórzy z Was wiedzą, niektórzy z Was nie wiedzą, ale ten podcast już niedługo będzie miał siódme urodziny. No i teraz szaleństwem byłoby powiedzieć, że przez 7 lat ukazywania się podcastu Nowoczesna sprzedaż i marketing temat ofertowania nie zostanie w nim poruszony. A nawet konkretnie został.

Pierwszy odcinek, w którym mówiłem o ofercie, to był odcinek 33, słuchajcie, w sierpniu 2019 roku. To jest naprawdę wiele lat temu. To był odcinek pod tytułem Dobra oferta sprzedaży.

Jak ją przygotować? Później mówiliśmy o ofercie na jedno tak, która pojawiła się w 2021 roku i później pojawił się odcinek S11 Zbuduj najlepszą ofertę handlową w swojej branży. No i jak widzicie, ten trend nagrywania odcinków ofertowych co 2 lata chciałbym utrzymać, no bo 19, 21, 23 i teraz 25. Natomiast jak wszystkie pozostałe odcinki ukazywały się, to zawsze były te odcinki, które były jednymi z najlepiej słuchających się odcinków w historii tego podcastu.

Mało tego, kiedy później spotykałem ludzi, którzy na podstawie tych odcinków zmodyfikowali proces ofertowania w swojej firmie, wielokrotnie podkreślali, że ten odcinek bardzo mocno pomógł im zwiększyć skuteczność sprzedaży. Nawet pamiętam, słuchajcie, jedną rozmowę w Warszawie, w kawiarni z przedsiębiorcą, który rozpoczął ją od słów, że panie Szymonie, ja już na pana podcastach zarobiłem grubo ponad milion złotych, teraz chciałbym poznać pana lepiej, dzięki temu ma pan mój kredyt zaufania. Oczywiście potem dzięki temu został naszym klientem.

Temat odcinka: Tworzenie ofert handlowych

I teraz słuchajcie, ten odcinek nie będzie krótki. Ja przygotowywałem się do niego bardzo długo, to znaczy chciałem zebrać swoje doświadczenia z ostatnich 2-3 lat, z którymi chciałbym się z wami podzielić. Chciałbym podpowiedzieć trochę o ofertowaniu z perspektywy ogólnoorganizacyjnej, a nie tak jak w poprzednich odcinkach z perspektywy samego dokumentu, jak on powinien być zbudowany.

Oczywiście w tym odcinku o dokumencie również będzie, natomiast będziemy ujmować ten dokument w znacznie szerszym kontekście, czyli w kontekście całego procesu sprzedaży, a nawet odrobinkę strategii. Także jeżeli tylko wasza firma zajmuje się ofertowaniem, przygotowujecie dla swoich klientów oferty, coś co ofertami nazywacie, to najprawdopodobniej ten odcinek może być najbardziej istotnym odcinkiem, który przesłuchacie w tym roku. Miłego słuchania.

No dobrze, słuchajcie. Wiele firm traci dziesiątki tysięcy, setki tysięcy, czasem miliony dziesiątki i setki milionów złotych, nie dlatego, że mają zły produkt lub usługę, za wysoką cenę w oczach klienta, czy kiepskich handlowców, tylko właśnie dlatego, że proces ofertowania, zgodnie z dzisiejszym tytułem, w ich firmie jest po prostu jednym wielkim chaosem. Oferta, czyli dokument, który teoretycznie miał pomóc nowemu klientowi podjąć decyzję, efektywnie stał się barierą.

Z różnych powodów, czasami z powodów tego, że był rozwijany przez lata bez sprawdzania, jak ten rozwój wpływa na jego efektywność, czasami z tego powodu, że sama oferta stała się zbyt nudna, zbyt długa, albo, czego się dzisiaj nauczymy, wysłana bez kontekstu. I potem ludzie w firmie siedzą i mówią, nie wiem czemu nie kupił, przecież dostał ode mnie ofertę. No właśnie, dostał.

Tylko czy to była dobra oferta, czy trafiała w etap, na którym był klient, czy odpowiadała na pytania tego potencjalnego klienta i czy ostatecznie była dla niego, czy dla waszego ego. Dzisiaj opowiem o tym, jak zbudować proces ofertowania, który zarabia pieniądze i zwiększa konwersję, i jak stworzyć ofertę, która nie tylko wygląda, ale przede wszystkim działa. A czego się dzisiaj dowiecie, to, że musi wyglądać, jest tylko częścią prawdy, bo w niektórych przypadkach nie musi wyglądać.

I przede wszystkim, co robić, żeby wasza firma nigdy więcej nie wysyłała ofert, które po prostu lądują w koszu. Więc jeżeli chcecie wiedzieć, co naprawdę oznacza, kiedy klient mówi, proszę przesłać ofertę, bo to może być wiele rzeczy, jak tworzyć oferty szybko, dobrze i w punkt, i jak dzięki temu ofertowaniu zwiększyć skuteczność całego procesu, no to koniecznie zostańcie ze mną. Dobrze.

I teraz uwaga. To, o czym dzisiaj będziemy mówili, ma sens obojętnie, czy wasza firma przygotowuje jedną ofertę miesięcznie, której przygotowanie zajmuje dwa tygodnie, czy przygotowujecie ich na przykład 40, 50, 60 dziennie. Tak zaprojektowałem ten odcinek, żeby ująć oba te skrajne konteksty w jednym materiale, ale też, żeby ująć wiele odcieni szarości pomiędzy nimi.

Oczywiście nie będzie tu nic dla publica, który startuje w przetargach, to będzie coś zupełnie innego. I zanim wejdę głęboko w ten odcinek, chciałbym powiedzieć, że my w ostatnim roku przeżywaliśmy kryzys co najmniej w czterech firmach. I to były różne kryzysy. Bo tak, niektórzy mogą nie być tego świadomi, natomiast w naszych firmach są też kryzysy. Nie wiem, dlaczego ktoś z słuchaczy uznaje, że moje firmy nie mają kryzysów, bo edukuję ze sprzedaży i marketingu. Oczywiście, że mają kryzysy. To, że one się przytrafiają jest naturalne.

Firma przechodzi kryzys? Zwróć uwagę na proces ofertowania

To, czym staram się różnić od rynku, to tym, że wiem, co z nimi zrobić. No i teraz ten odcinek będzie w dużej mierze zbudowany właśnie na tym doświadczeniu, że wszystkie te cztery kryzysy i ich rozwiązanie, istotny udział w rozwiązaniu wszystkich czterech z nich miał właśnie proces ofertowania.

I zmiany w ramach tego procesu. To, że mamy różne spółki w grupie, różne procesy zakupu, różnych klientów, którzy inaczej podejmują decyzje, którzy zwracają uwagę na inne rzeczy, tylko sprzyjało temu doświadczeniu, które oczywiście w dużej mierze pochodzi od naszych klientów i od tego, czego byłem w stanie na przestrzeni ostatnich lat się nauczyć zarówno od nich, jak i z własnego biznesu. I teraz odcinek o procesie ofertowania.

Zaczniemy od potencjalnego klienta. Podobnie jak powinny być zaczynane oferty, co starzy słuchacze doskonale wiedzą. Uwaga. Co to znaczy, kiedy klient pyta o ofertę? Wypisałem sobie sześć różnych scenariuszy i pewnie jest ich jeszcze niebotycznie więcej. Co to może znaczyć, kiedy klient prosi o ofertę? Pyta o nią. Proszę mi wysłać, potrzebuję ofertę na to i na siamtu.

Pierwszy scenariusz. Może chodzić o to, że klient szuka rozwiązania i dopiero się za nim rozgląda. Czyli to jest wcześniej w procesie zakupu etap koncepcji człowieka, który dopiero sobie kształtuje te koncepcje, natomiast nie do końca wie, jak o nią zapytać, więc po prostu prosi firmę o ofertę.

Przygotujcie mi ofertę na taką sytuację. Na taką stronę internetową, która zwiększy mi sprzedaż. Potrzebuję taką ofertę. Druga rzecz. Mam już wstępnie wybrane rozwiązanie i edukuję się z tego rozwiązania. Czyli szukam, co ci wykonawcy robią, czego nie robią, na co zwracają uwagę, co jest ważne i w tym celu zbieram z rynku oferty.

Czyli ktoś mówi, poproszę wycenę na stronę internetową w tej i w tej technologii. Ona ma zawierać mniej więcej to i to. Szukamy kompleksowego wykonawcy. Proszę opisać wasz proces, wasze case’y w ofercie. To jest drugi przypadek. Czyli klient ma już wstępnie rozwiązanie, ale jeszcze się z niego edukuje.

To nie jest ten moment, kiedy jest przekonany do tego rozwiązania i jego absolutnego składu. Trzeci case, to jest totalnie klient wie, o co chodzi i czego potrzebuje, a przynajmniej tak mu się wydaje i on szuka najlepszego dostawcy i ma na to czas, żeby znaleźć najlepszego dostawcę. W większości przypadków są to duże transakcje bądź transakcje obarczone bardzo dużym ryzykiem, kiedy klienci mają czas na to, żeby tego najlepszego dostawcę sobie znaleźć, bo to nie jest oczywiste.

Bo czwarty case, totalnie wiem, czego potrzebuję i wiem, o co mi chodzi, a przynajmniej tak mi się wydaje, ale szukam dostawcy na ASAP, również bardzo popularny. Ja po prostu chcę ten towar jak najszybciej. Niekoniecznie dla mnie jest ważne, czy usługę, kto to mi zrobi, tylko dla mnie najważniejsze jest to, żeby to był ASAP.

Piąty przypadek, totalnie wiem, o co mi chodzi, ale uwaga, ja nie przywiązuję do tego żadnej wagi. Kupię gdziekolwiek, gdzie będzie w miarę spoko cena. Jakby to jest dla mnie deal bardzo niskiego ryzyka.

Ja to po prostu muszę kupić, bo mi szef kazał, bo 100 tysięcy innych powodów. Ja to po prostu muszę kupić. I szósty przypadek, totalnie nie planuję od Ciebie kupić, ale potrzebuję Twojej oferty, żeby zbić cenę innego wykonawcy, bo proces tego ode mnie wymaga, bo muszę trzy załączyć do systemu, żeby mnie system puścił z moim zamówieniem i tak dalej, i tak dalej, i tak dalej.

Czyli tak naprawdę, jeżeli powiemy dzisiaj, że Wasz proces ofertowania powinien pomóc klientowi w kupowaniu, no to Wasz proces ofertowania musi brać pod uwagę to, że kiedy klient pyta o ofertę, może mieć bardzo dużo różnych rzeczy na myśli. I to jest fakt. Uwaga! Oferta jest wynikiem rozmowy, a nie jej początkiem.

Jeżeli nie zaszczepicie tego faktu bardzo głęboko w swoim dziale sprzedaży i w swojej firmie, to na 99,9% Wasz proces ofertowy będzie działał gorzej niż w firmie, która o tym będzie pamiętać. Oferta jest wynikiem rozmowy, a nie jej początkiem. I teraz dlaczego to podkreślam? Dla części słuchaczy może to być dziwne, egzotyczne, niespodziewane.

Natomiast cała masa firm jest skonstruowana w taki sposób, że nieświadomie oczywiście, że handlowcy skupiają się tylko na tym, żeby pierdzielnąć tą ofertę, żeby jak najszybciej wysłać klientowi. Mało tego, uznaje się pracę handlowca za zakończoną, jeżeli ta oferta jest wysłana. To się najczęściej zdarza oczywiście w firmach, w których handlowiec przygotowuje 15, 20, 30 ofert dziennie.

I czasami ze względu na różne błędy, ci ludzie, którzy pracują jako de facto tacy oferterzy, trochę zapominają, jaki jest sens ich roboty. Że po prostu szef ode mnie wymaga, że na koniec dnia mam mieć pustą skrzynkę, to mam pustą skrzynkę. Nie rozumiem, o co chodzi.

Proces ofertowania jest nierozerwalnie połączony z procesem sprzedaży

Szef chce, żebym wysłał oferty do wszystkich klientów na wszystko. No to na koniec dnia są wysłane. I fajnie. A niektórzy nawet zamawiają, więc jest spoko. Nie rozumiem w szefie, gdzie jest problem. A problem jest istotny. Więc uwaga. Proces ofertowania jest nierozerwalnie połączony z procesem sprzedaży, z badaniem potrzeb, albo wręcz sytuacji klienta. Też jak tego uczymy w tym podcaście.

I jest nierozerwalnie połączony z procesem kwalifikacji. Kropka. To znaczy, jakiekolwiek próby rozerwania procesu ofertowania od handlowca, rozerwania od sytuacji klienta, zawsze kończą się źle.

I dzisiaj do tego będziemy wracać. Uwaga. Do tego trzeba byłoby dołożyć, do tego kejsu, gdzie klient prosił o ofertę, trzeba byłoby dołożyć siódmy przypadek, kiedy odkrywamy bardzo często u klientów, że handlowcy, bo mają jakiś tam KPI na liczbę wysłanych ofert, albo coś w tym stylu, trochę zmuszają klientów do tego, że wie pan co, ja jakby rozumiem, że nie jest pan zainteresowany, ale ja panu wyślę ofertę na maila, żeby pan miał na zapas.

I to też nam się zdarza. I to też nie jest rzadki przypadek. Niestety. Kropka. Więc teraz uwaga. Pierwszym elementem waszego procesu musi być to, żeby odkryć, którą ścieżką puścić klienta.

A dokładniej rzecz biorąc, celem waszego procesu jest odkryć, ile procesów ofertowania macie w swojej firmie. Większość firm powinna mieć co najmniej dwa podejścia do ofertowania, a czasem powinna mieć ich więcej. Traktowanie wszystkich klientów, bo wszyscy poprosili ofertę, takim samym procesem ofertowania, takim samym dokumentem oferty, wszystkim, co jest takie samo, dzień dobry, dziękuję za dzisiejszą rozmowę, w załączniku przesyłam ofertę.

Gdyby miał Pani jakiekolwiek pytania, zachęcam serdecznie do kontaktu. Mój numer jest poniżej. Z poważaniem, Szymon Negacz.

Dlaczego wzór oferty handlowej nie jest dobrym pomysłem?

Jeżeli ja do wszystkich wysyłam taką samą ofertę, w taki sam sposób zrobioną, to nie mogę liczyć na to, że ona będzie działała w każdym przypadku. No bo teraz, jeżeli się zastanowimy, czy oferta wysyłana do klienta, który dopiero szuka rozwiązania, powinna się różnić od oferty, która jest wysyłana do kogoś, który totalnie wie o co chodzi i szuka dostawcy na ASAP? Powinna się różnić, bo inne rzeczy są dla niego ważne. Tak samo inne rzeczy są ważne, jeżeli ktoś szuka najlepszego dostawcy, a ktoś szuka po prostu dostawcy, nie przywiązuje do tego żadnej wagi, jest mu obojętnie, gdzie to kupi. Dlatego takie generowanie ofert handlowych po prostu nie jest dobrym pomysłem.

I jeszcze inaczej trzeba podchodzić do przypadku, kiedy ktoś, czujemy, że nie planuje od nas kupić, ale po prostu potrzebuje oferty. Tak naprawdę rolą architekta, rolą kogoś, kto ten proces projektuje, jest zrozumienie, ile różnych ścieżek jest w naszej firmie. Bo może być ich co najmniej dwie, dlatego o tym mówię, a maksymalnie może być ich pewnie kilkanaście.

My, słuchajcie, w Wise Group, mamy co najmniej z 15-16 procesów ofertowania, które są zupełnie inne dla różnych firm, dla różnych kontekstów i różnych sytuacji. I to jest niestety fakt. Dlaczego mówię, że większość firm powinna mieć co najmniej dwa podejścia do ofertowania? Ano mówię dlatego, że jeżeli by uprościć ten proces ofertowania do maksimum, to możemy uprościć rzeczywistość do tego, że mamy klientów wcześniej w procesie i późno w procesie.

Ludzie wcześniej w procesie koncentrują się znacznie bardziej na koncepcji, na rozwiązaniu, na tym, jak to będzie zrobione, w jakiej technologii i tak dalej. A ludzie późno w procesie znacznie bardziej koncentrują się na tym, jaka firma nam to zrobi, jakie ma doświadczenie, jakie case’y i tak dalej. Czyli w bardzo prostym, bardzo dużym uproszczeniu możemy przyjąć, że ci ludzie, którzy są wcześniej w procesie zakupu będą większą wagę przekładali do koncepcji, a ci, którzy są późno w procesie zakupu będą większą wagę przekładali do tego, kto to zrobi, za ile, jak i kiedy.

I to jest fakt. Czyli co najmniej dwa podejścia do ofertowania powinny być w każdej firmie. Bardzo często się też okazuje, że jeden klient na przestrzeni swojego procesu zakupu, szczególnie jeżeli jest on długi w waszej firmie, może dostać dwa, trzy różne dokumenty ofertowe.

Bo może się okazać, że kiedy jest bardzo wcześnie w procesie, klient dostał ofertę, w cudzysłowie ofertę, która pomogła mu wybrać koncepcję i przybliżyła mu koszty tej koncepcji. Następnie była druga oferta przed spotkaniem z zarządem, na którym oni decydowali o budżecie i tak dalej. I na przykład była trzecia oferta, gdzieś tam dwa miesiące później już ta ostateczna, po negocjacjach, po wszystkim zamykająca proces w pewien sposób.

Czyli też mogą być procesy, w których te dokumenty ofertowe są w jakiś sposób w takim ciągu logicznym. Po prostu. I tyle.

I to jest bardzo ważna informacja, bardzo ważny początek tego odcinka, że proces ofertowania powinien zależeć od tego, z jakimi scenariuszami zgłaszają się do was ludzie, którzy teoretycznie proszą o to samo, czyli o ofertę, to w jakiej są sytuacji i o co może im chodzić. Bo najprawdopodobniej tych typów jest więcej niż jeden. Jeżeli jest jeden, fair enough, super, idziemy dalej.

Teraz zadajmy sobie pytanie, skoro budujemy proces ofertowania, to super byłoby wiedzieć, jaki on ma cel. I słuchajcie, ja ten cel pisałem naprawdę długo, żeby go ująć precyzyjnie. Celem ofertowania jest jak najszybciej i jak najmniej inwazyjnie, jak najmniejszym kosztem poznawczym dostarczyć klientowi te informacje, których aktualnie potrzebuje. Kropka. I teraz uwaga, podkreślę tutaj kilka szczegółowych informacji. Dostarczyć informacje, których aktualnie potrzebuje, to nie oznacza dostarczyć informacje, które my chcemy mu dostarczyć, a klient ich wcale nie potrzebuje.

Sprawdź także: Pozyskiwanie klientów B2B w 2025 roku. 14 wskazówek

Dlaczego Twoja oferta handlowa powinna przekonać klienta?

Słuchajcie, jeżeli przyjmiemy, że oferta jest wynikiem rozmowy, a nie jej początkiem, to szaleństwem jest wierzyć, że jak my kogoś do czegoś nie przekonaliśmy w trakcie rozmowy, to nasz PDF go przekona. Ja nie rozumiem, dlaczego ludzie tak robią. Ktoś wysyła w ofercie, wie pan co, ja panu wkleję tą opcję, mimo że ona się panu nie podoba, może a nóż.

Ja zawsze pytam, stary, ale po co wysyłasz klientowi tą drugą opcję, która dla klienta totalnie nie pasowała, nie jest w jego budżecie, nie jest w jego potrzebach, w ogóle totalnie nie o to chodziło klientowi. I handlowiec mówi, no nie wiem, może jak przeczyta, to zmieni zdanie. Ja mówię, to słuchaj, to tygosłownie nie potrafiłeś mu tego zdania zmienić, na spotkaniu nie potrafiłeś mu tego zdania zmienić, a uważasz, że on dostanie dokument ofertowy, zaparzy sobie ciepłą herbatę, usiądzie z nogami przy kominku i z uwagą przeczyta, co w niej napisałeś, tak? Ja mówię, no może tak.

No nie, słuchajcie. Celem oferty nie jest przemycić informacji, które klientowi nie są potrzebne, których klient aktualnie nie potrzebuje, które nie są dla niego ważne. Każdy klient przewinie wszystkie rzeczy, które są dla niego nieistotne i zredukuje waszą ofertę do niezbędnego minimum, do tego, co jest dla klienta naprawdę istotne.

Czyli jeżeli piszesz ofercie to, co ma znaczenie dla ciebie, a nie ma dla klienta, na przykład wielki opis twojej firmy, to bezsensownie obniżasz skuteczność swojej oferty. I zamiast denerwować się na tego klienta, że on nie chce przeczytać wielkiego opisu twojej firmy, w której piszesz o tym, że dostałeś gazelę biznesu i jelonka biznesu i nie wiem, geparda biznesu, ślimaka biznesu i kogoś biznesu, to zamiast się denerwować na samego klienta, napisz opis twojej firmy tak, żeby był klientowi realnie do czegokolwiek potrzebny. Czyli ja w swojej definicji twierdzę, że chodzi o to, żeby dostarczyć klientowi te informacje, których aktualnie potrzebuje.

No i teraz, czy potrzebną informacją dla klienta na dowolnym etapie procesu jest, kto tę ofertę napisał, jak wiarygodna jest firma, która ją pisze? Pewnie tak. Natomiast trzeba to napisać tak, żeby to było dla klienta realnie potrzebne. I nawet nie tyle napisać, co pokazać w jakiś sposób, który jest jasny, czytelny, zrozumiały.

Mi na przykład, słuchajcie, kiedyś jeden klient powiedział, że dla niego jest strasznie istotne to, żeby klienci w ofercie widzieli, że on jest jedyną firmą w Polsce, która nie jest garażowa, że ma wielką siedzibę, ma wielki magazyn i jest profesjonalny w tym, co robi. I on próbował na dwóch stronach pisać o tym swoim profesjonalizmie, pisać o tym, jakie ma regały na magazynie i że tam jakieś automatyzacje i tak dalej. Natomiast okazało się, słuchajcie, że najprostszym sposobem przemycenia tej informacji w ofercie okazało się wrzucenie zdjęć różnych do oferty handlowej.

To znaczy, było zdjęcie siedziby, która gdzieś tam towarzyszyło na pierwszej stronie. Na drugiej stronie było gdzieś tam zdjęcie z magazynu, jak te towary leżą i gdzieś tam było trzecie. I klienci dostawali te informacje gdzieś podprogowo, że ta firma jest duża, poważna i tak dalej, ale nie było tam wielkiej laurki o tym, że jesteśmy strasznie wielcy, strasznie poważni i ty, drogi klienci, powinieneś być teraz pod wrażeniem ewidentnie, że tak jest.

Jak napisać ofertę handlową, która naprawdę przydaje się klientowi?

Czyli teraz zamiast się denerwować, że klient czegoś w ofercie nie chce przeczytać, to musicie sobie zadać pytanie, jak to zrobić tak, żeby to temu klientowi było realnie do czegoś potrzebne? To jest pierwsza informacja. A druga, jeżeli nie jesteście w stanie tej informacji zmienić na taką, która jest klientowi potrzebna i on chce się z nią zapoznać, to uwaga, to jest anegdota o kaczce. Jeżeli coś wygląda jak kaczka, gdacze jak kaczka, chodzi jak kaczka, to to jest kaczka.

Czyli jeżeli informacja jest klientowi niepotrzebna, on nie chce jej czytać i wy ją zmieniacie 15 razy, to jest, uwaga, niepotrzebna informacja. I jakkolwiek wasze serce jest smutne z tego powodu, bo to jest akurat jelonek biznesu albo coś równie istotnego, to niestety ta informacja jest niepotrzebna. Im więcej niepotrzebnych informacji w waszej ofercie, tym niższa jej konwersja.

Dlatego jeżeli celem jest dostarczyć klientowi jak najszybciej i jak najmniej inwazyjnie, czyli jego jak najmniejszym kosztem poznawczym, wszystkie informacje, których potrzebuje, to wklejanie tam wielkich, cudownych rzeczy, które są dla was ważne, a nie dla klienta, jest po prostu absurdalne i jest szaleństwem. Kropka. Można byłoby pójść z tym dalej.

I teraz tak. Kto powinien w związku z tym tworzyć oferty w firmie? Czy to handlowcy powinni je pisać? A może marketing? A może jakiś dedykowany zespół? A jak to wygląda w innych firmach i tak dalej? Słuchajcie. Celem jest przygotowanie procesu ofertowego, w którym my doskonale zrozumiemy, co jest problemem klienta.

Co rozpoczęło jego proces zakupu. I zrobimy to możliwie najszybciej i najtaniej. Później zrozumiemy, jakie ten ktoś ma koncepcję swojego rozwiązania. Pomożemy mu znaleźć koncepcję rozwiązania. Podpowiemy mu, damy mu informację, że to jest dla niego dobra technologia. To jest dla niego dobre rozwiązanie.

To jest niedobre rozwiązanie, bo do tego problemu, do wielkości firmy pasuje bądź nie pasuje. A następnie na koniec, jak to wszystko będzie wyjaśnione, obudujemy to w jakiś dokument, który do tego klienta trafi. I teraz dla mnie słuchajcie, to jest totalnie nieistotne, kto to będzie robił.

No bo w naszym przypadku na przykład handlowiec jest od tego, żeby skwalifikować klienta. Żeby zrozumieć, jaki ma problem i z czym się mierzy. I teraz jak ktoś rozmawia z naszym handlowcem, to na podstawie tej wstępnej informacji my dobieramy eksperta.

Czyli człowieka, który zbuduje koncepcję rozwiązania w ramach rozmowy drugiej. I teraz ten człowiek w ramach rozmowy drugiej, który buduje koncepcję rozwiązania, uwaga, przygotowuje gotowy wkład do oferty, wraca z nim do handlowca, handlowiec zrobi z tego dokument i wysyła do klienta. I teraz zwróćcie uwagę, że ten, ta druga osoba celowo nie opowiada pierwszej osobie, co jest, co ma być w tej ofercie, tylko sama robi ten wkład do oferty, bo dzięki temu odkryliśmy, że wkład jest lepszy, a proces jest szybszy.

Nawet jeżeli ta druga osoba, jej czas jest nieco droższy niż tej pierwszej, to wciąż wpływa to bardzo pozytywnie na skuteczność oferty. I teraz te dwie osoby efektywnie pracują jak w sztafecie. I ta sztafeta jest w procesie ofertowania bardzo istotna.

Aktualnie pracujemy też nad trzecią osobą w sztafecie, czyli jest handlowiec, który panuje nad procesem sprzedaży, jest ekspert, który dobiera koncepcję i jest na przykład początkujący, wdrażający się sales w dziale sprzedaży, który się uczy, jest na początku swojej kariery zawodowej i on wtedy bardzo często, szczególnie w dniach, kiedy tych ofert jest dużo, pomaga przygotowywać same, same oferty handlowcom, czy to ręcznie, czy przez automatyzację i tak dalej. Czyli kto i jak powinien tworzyć oferty, to jest dla mnie nieistotne tak długo jak spełniamy cel oferty, czyli jak najszybciej, jak najmniejszym kosztem poznawczym dostarczamy informacje, których aktualnie klient potrzebuje i które też są dla niego dobre. No i teraz chciałbym Wam powiedzieć dużo różnych informacji.

Tworzenie dobrej oferty handlowej. Tipy, które mogą Ci w tym pomóc

Zebrałem dużo tips and tricks na profesjonalnych ofert handlowych, które warto rozważyć w tym temacie. I teraz punkt pierwszy, to właśnie to, że nad ofertą handlową nie musi pracować jedna osoba, one mogą działać jak sztafeta, ale tylko jeżeli proces wciąż działa szybko i ta sztafeta zwiększa jakość procesu ofertowania. W przeciwnym wypadku to jest po prostu iluzja.

Drugi punkt, bardzo istotny, to uwaga. Ja ostatnio spotkałem przedsiębiorcę, który wydał ponad 2 miliony złotych na usprawnienie procesu ofertowania. To jest człowiek, który wyszedł z bardzo prostą hipotezą. On przeliczył, że konkurencji przygotowania oferty zajmuje około godziny, ponieważ to przygotowanie oferty handlowej wymaga doboru materiału, kontaktu z podwykonawcą, doboru jakichś tam indeksów na podstawie. 160 tysięcy indeksów, około godziny pracy. Mało tego, procesu ofertowania w tym wydaniu wymaga tak naprawdę handlowca, który się wdraża 2-3 lata.

Bo to trochę nie handlowiec, tylko taki bardziej technik wręcz. Kto dobierze, kto podpowie, kto doradzi i tak dalej. No i teraz przeliczył, że konkurencji zajmuje to około 60 minut i postawił przed sobą wyzwanie, co musiałoby się w tym procesie ofertowania zmienić, żeby zamiast godzinę przygotowywał te oferty handlowe w między 2 a 5 minut.

No i teoretycznie można byłoby powiedzieć niewykonalne. Nie da się tego zrobić, bo zanim handlowiec przepisze indeks z etykiety, zanim zacznie szukać w katalogu i tak dalej. Owszem, pewnie 2 lata temu, 3 lata temu powiedziałbym, że to jest niewykonalne.

Natomiast witamy serdecznie w roku 2025 i każdym kolejnym. Technologia i AI. Mamy już klientów, którzy wrzucają etykiety do modelu.

Model sam odczytuje, co na nich jest, sam przeszukuje bazę, sam przeszukuje rzeczy i doradza od razu, co zrobić. I teraz mamy klienta, który ma plan wydać między 1,5 a 2 miliony właśnie na system, którego celem jest skrócenie czasu z tych 60 minut do 2 między 5. Od 2 do 5 minut to jest cel projektu. I teraz hipoteza jest taka, że ktoś, kto robi tą samą robotę, kluczową jednak dla klienta, bo zwróćcie uwagę obojętnie, w którym z 6 scenariuszy jest klient, który wymienialiśmy wcześniej, czas ofertowania będzie zawsze istotny.

Tworząc oferty handlowe, wspieraj się technologią

Mało tego, czas ofertowania będzie też istotny pod tym kątem, że jeżeli coś zajmuje 5 minut zamiast godziny, no to pewnie jednym człowiekiem jest w stanie tych ofert przygotować w ciągu dnia kilkukrotnie więcej. Dlatego punkt drugi, wspierajcie się technologią w procesach ofertowania. To znaczy, obojętnie, czy mówimy o przygotowywaniu PDF-ów, czy mówimy o automatycznym doborze koncepcji, czy mówimy o automatycznym doborze case’ów do oferty, czy automatycznym poprawianiu tych ofert, czy czymkolwiek automatycznym, to automatyzowanie procesu ofertowania, dodanie do niego też modeli językowych, jest jednym z procesów, który z mojej perspektywy w kontekście AI i automatyzacji ma jedno z najwyższych zwrotów inwestycji ze wszystkich, bo teraz zwróćcie uwagę, ta firma, która przeprowadzi ten proces, nie tylko będzie miała wyższą skuteczność procesu sprzedaży ze względu na bardzo szybkie ofertowanie, które pewnie konkurencja będzie próbowała wykminić przez dobrych kilka miesięcy, jakim cudem oni to robią, to jeszcze jest drugi skutek uboczny, a mianowicie znacznie szybsze wdrożenie handlowca do tego procesu, no bo zwróćcie uwagę, że jeżeli handlowiec wcześniej musiał mieć 2-3 lata doświadczenia, żeby dobrać ofertę dla klienta, dobrać koncepcję, no to teraz nie będzie musiał mieć i to jest absurdalnie wspaniałe.

Kolejny punkt. Oferta powinna być projektowana, jeżeli jest graficzna, do tego też dojdziemy, powinna być projektowana jak strona internetowa, to znaczy tak, żeby klient przeczytał to, co ważne. Słuchajcie, ludzie to już odkryli dawno temu.

Są projektanci, są designerzy, są UX-owcy, UI-owcy, którzy projektują interfejsy, projektują strony internetowe, landing page’e w taki sposób, żeby klient przeczytał to, co jest ważne, żeby zauważył informacje, które mają znaczenie. No i teraz szaleństwem jest oddać PDF do projektowania komuś, kto tego na co dzień nie robi, bo on po prostu powrzuca nagłówki, powrzuca informacje i będzie zadowolony z siebie, podczas gdy tak naprawdę oferta jest, powinna być najbardziej dokładnie zaprojektowanym dokumentem, właśnie jak strona internetowa, właśnie przez UX-owca. Dobrzy UX-owcy potrafią wspaniale projektować oferty, bo oni całe życie spędzają na projektowaniu architektury informacji tak, żeby ludzie byli w stanie się z tym łatwo zapoznać.

Oferta wcale nie musi być w PDF-ie

Po prostu. I absolutnie wspaniała rzecz. I teraz celowo obok punkt czwarty, oferta nie zawsze musi być w PDF-ie. I to jest też ciekawy element w procesie ofertowania, bo może się okazać, powiedziałem Wam, że powinniście mieć co najmniej dwa idealnie, pewnie więcej podprocesów ofertowania. Czasami można dostarczyć ją inaczej. Może SMS-em, może WhatsApp-em.

Jeżeli dla jakiegoś typu klienta to jest najlepszy sposób, który zawiera wszystkie informacje, to po co to utrudniać? Te sytuacje też widzieliśmy. Czyli na przykład widzimy handlowców, którzy współpracują z jakimiś ludźmi z utrzymania ruchu na przykład na produkcji. Oni wszystko robią SMS-ami, mailami, na WhatsAppie wysyłają sobie.

Ten wysyła zdjęcie etykiety towaru, ten mu odsyła cenę. Pyk, zamówiony na jutro przychodzi. Po co to komplikować PDF-em? Niektórzy się niestety nasłuchali podcastów o nowoczesnej sprzedaży i marketingu. Dopisali tam sobie znaczenie, że ten PDF jest strasznie istotny. Natomiast są scenariusze, w których po prostu nie jest istotny. Kropka. I tyle. I teraz kolejny punkt. Ja we wszystkich tych odcinkach o ofertach mówiłem o tym, żeby oferta była o kliencie.

Zamieść informację o tym, jak zrozumiałeś sytuację klienta

I teraz jednym ze sposobów, które wtedy podawałem, było to, żeby pierwszą stroną ofercie było zawsze jak zrozumieliśmy twoją sytuację. Bo teraz zwróćcie uwagę, obojętnie na którym etapie procesu zakupu ten klient tę ofertę czytał, to nie dość, że na główek pod tytułem jak zrozumieliśmy twoją sytuację od razu łapał ciekawość, że no hej, to ja chcę przeczytać jak zrozumieli moją sytuację. Jak zrozumieli źle, to jeszcze ich poprawię.

Ale druga rzecz. On pokazywał, że handlowiec słuchał i pokazywał też ten nagłówek na pierwszej stronie, że wszystko co jest później jest do tej aktualnej sytuacji klienta dostosowane. I przez ostatnie 4-5 lat to stało się na tyle popularne, że dostajemy oferty z firm usługowych z tą pierwszą stroną, jak zrozumieliśmy twoją aktualną sytuację, już praktycznie z każdej branży Rozprzestrzeniło się to jak wirus. I teraz, czy to źle? Nie wiem. Nam ten proces ofertowania z tą pierwszą stroną cały czas działań.

To jest nasz oryginalny pomysł, więc nie planujemy go zmieniać. Natomiast rzucam wam wyzwanie o tym, jak zrobić ofertę w ten sposób, żeby klient wiedział, że ona powstała tylko dla niego. Z myślą tylko o nim, że to nie jest jakaś oferta kopiuj w klej, tylko że to jest naprawdę oferta, która pokazuje, że my tego klienta słuchaliśmy. I czy to zrobicie osiągając tą właśnie taką pierwszą stroną, czy zrobicie to w jakikolwiek inny sposób, to bardzo ważne dla mnie jest i dla was też powinno być w procesie ofertowania, żeby właśnie to uwzględnić.

Dla klienta 6 załączników do oferty to naprawdę za dużo

Kolejny tips and tricks. Niestety w różnych branżach, szczególnie technologicznych, są handlowce i firmy, którzy wysyłają na przykład sześć załączników w PDF-ie w jednym mailu do jednego klienta.

Mało tego, ci sami ludzie twierdzą, że klient tego wszystkiego potrzebuje i oni muszą te sześć załączników załączyć, bo jak nie to do dupy. No i chciałbym wam powiedzieć, że ja już odbyłem tyle kłótni z tymi ludźmi, którzy bronią tych sześciu załączników, że nie byłbym w stanie ich policzyć. W praktyce to jest tak, że drugi klient zakrzyczał, że czegoś mu brakuje, więc handlowiec zaczął dorzucać trzeci PDF.

Ósmy klient powiedział, że tu brakuje jakiejś informacji, więc zaczął załączać ten piąty PDF. sytuacja, powiedziałem, jak najmniejszym wysiłkiem poznawczym, jak najszybciej. Jeżeli klient dostaje maila, w którym jest sześć załączników, to szaleństwem jest wierzyć, że on zacznie otwierać wszystkie te sześć załączników i je z pokoju przeglądać, aż trafi na ten, który jest dla niego ważny, czyli na przykład oferta albo specyfikację techniczną.

Absurdalne. Słuchajcie, w załączniku, w procesie ofertowania, jeżeli jest PDF, to jest jeden. I w załączniku jest i proszę go otworzyć.

I teraz wszyscy ci, którzy mają atak paniki, bo lubią sześć PDF-ów, nie ma problemu, dołóżcie, a tu są informacje techniczne, wszystkie, dwukropek i link. Żeby było jasne, że w załączniku do maila to jest oferta, a jeżeli są jakieś ważne rzeczy do tej oferty obok, to one tu są wszystkie, pod linkiem można sobie je pobrać. Słuchajcie, wszystkie systemy to umożliwiają.

Jeżeli się już uprzecie, że klient naprawdę potrzebuje tych sześć PDF-ów i nie da się ich scalić do jednego, fair, rozumiem, nie ma problemu, ale ja chcę w załączniku jeden PDF. Który klient wie, który PDF otworzyć, nie musi go szukać, wie, że to jest ten najważniejszy PDF, który jest ofertą, a dokładniej rzecz biorąc, tak naprawdę trochę podsumowaniem rozmowy czy naszych rozmów wcześniejszych i tyle. A nie sześć, dwanaście, dziesięć załączników PDF.

Szczególnie słuchajcie, np. fotowoltaice, my to widzieliśmy, że tu jest jedna oferta na instalację, druga oferta jest na gwarancję, trzecia to, trzeci PDF to jest specyfikacja paneli, czwarty PDF to jest specyfikacja falownika, piąty PDF to jest o naszej firmie, a szósty PDF to jest promocja wiosenna. No, no, no, no, jakby jak? O, matko jedna.

Idźmy dalej. Siódmy punkt. Oferty handlowe wam nie siadają. Wszystkie te cztery sytuacje w naszych firmach zostały rozwiązane w taki sposób, że przed wysłaniem oferty umawialiśmy się na spotkanie i teraz w niektórych przypadkach umawialiśmy ofertę na spotkaniu, a w niektórych przypadkach umawialiśmy się z ofertą na rozmowę, przepraszam, po wysłaniu oferty. I teraz miało to na celu weryfikację tego, czy te informacje, które my zawieramy w tych ofertach, są realnie klientom do czegokolwiek potrzebne i na te spotkania trafiał najczęściej menadżer całej firmy, którego zadaniem było odkryć, co robimy dobrze i co robimy źle. I ci ludzie wracali z tych spotkań, mówią, słuchajcie, nasza tabelka to jest nieczytelna, ludzie nic z niej nie rozumieją.

Oferta nie działa? Omów to z klientem

Albo słuchajcie, ten sposób musimy wymyśleć, jak to łatwiej pokazać, żeby ludzie skumali, o co chodzi w tym naszym cenniku. Albo musimy lepiej opowiedzieć o tym i o tym, bo to totalnie nie wybrzmiewa, bo oni na spotkaniu o to pytali, a to było w ofercie. Jeżeli oferty wam nie siadają, to pierwsze, co robicie zawsze na wieki wieków, to udajecie się do klientów.

Czy telefonicznie, czy na miejscu, czy w jakikolwiek inny sposób, próbujecie zrozumieć, jak ci ludzie podejmują decyzję, co realnie z tej waszej oferty przeczytali. To jest absolutnie, szalenie istotne. I my mieliśmy w naszej historii przypadki zarówno na zbytniego skomplikowania oferty, bo ktoś się strasznie zakochał w tym, jacy jesteśmy fajni i w ogóle wszystko opiszemy w tym dokumencie, jak i mieliśmy też przypadki tego, że te oferty nie mówiły o wszystkim, co było ważne dla klienta na danym etapie.

I tyle. Kolejny punkt. Jeżeli wasza oferta robiona jest tak, że trafia na kubkę innych ofert i na pierwszy rzut oka na tej kubce wygląda tak samo, jak ta kubka, to coś robicie źle.

Kropka. I teraz ja pamiętam taki jeden duży proces zakupowy firmy spod Warszawy, która miała kupić dużą rzecz, powiedzmy, że za około milion i zbierała oferty od różnych firm i chciała zrobić to w ten sposób, że po zebraniu ofert chciała zaprosić firmy trzy najbardziej obiecujące na spotkanie. To tylko pokazuje, słuchajcie, że ta oferta nie miała na celu zakupu, tylko miała na celu wybór shortlisty wykonawców.

To jest zupełnie inny cel. I na tych spotkaniach były te firmy i to, co się później okazało, no to właśnie się okazało to, że tak naprawdę wśród tych trzech firm nie było żadnej firmy, która ostatecznie wygrała tego deala. Bo jedna z ofert, która później okazała się być najlepsza, bo nie byli zadowoleni po tych trzech spotkaniach, była w tamtej kubce i była napisana znacznie lepiej, ale niestety wyglądała, pachniała i zachowywała się tak samo, jak wszystkie inne i nikt nie miał siły, czasu i energii na to, żeby ją realnie przeczytać.

I teraz, jeżeli robicie ofertę dokładnie tak samo, jak wasza konkurencja, że jest jakaś okładka, a potem jest coś tam i po prostu idziecie branżowym trendem, to serdecznie was zachęcam, żeby spróbować ten trend w jakiś sposób przełamać. Albo żeby ona była bardziej dopracowana, albo żeby była bardziej graficzna, albo żeby była znacznie bardziej o kliencie, żeby ona była inna niż standard branżowy. Nie rozumiem idei konceptu powielania standardu branżowego 1 do 1 i szczególnie w sytuacjach, w procesach, w których ktoś porównuje ze sobą 5, 10, 15 ofert.

Kolejny punkt. Oferta w bardzo wielu przypadkach, w wielu procesach, pełni rolę waszego zdalnego handlowca. Czyli teraz uwaga, kontekst, o którym mówię. To jest kontekst, w którym na przykład ktoś z HR-u bierze tą ofertę na zarząd, żeby wynegocjować pieniądze na jakieś coś dla HR-u. To już samo z siebie śmierdzi dla wielu przedsiębiorców i to jest taki temat ciężki. Więc siłą rzeczy, jak HR tam przychodzi i zaczyna opowiadać o tej ofercie, co chce kupić, no to biznes rzuca w ten HR obiekcjami.

A jakie będzie ROI? A jaki to będzie miało sens? A w ogóle, a czy oni to już robili w takich firmach jak nasza? I tak dalej. I teraz uwaga. Jak wasza oferta nie odpowiada na te pytania prezesa zarządu, ze spotkania, na którym ktoś broni waszą ofertę, to najprawdopodobniej przegracie.

W ofercie nie ma kluczowych informacji, takich jak problem, który rozwiązuje, korzyści czy ROI? W takim razie będzie mniej interesująca

Bo teraz ta pani z HR-u, czy pan z HR-u nie ma doświadczenia w bronieniu waszej oferty. Nie ma doświadczenia najprawdopodobniej też w sprzedaży. Więc jeżeli wasz dokument ofertowy nie zawiera problemu, który rozwiązujemy, nie zawiera ROI, nie zawiera wszystkiego, co jest w danym procesie dla tego przedsiębiorcy czy zarządu istotne, to najprawdopodobniej wasza oferta spadnie.

I wtedy HR-owiec przestaje odbierać telefon i mówi, że zmieniliśmy plany. I nie ma tematu. Bo też uwaga, od razu wam powiem. Wszystkie te historie, w których ktoś przestał się odzywać, najprawdopodobniej oznaczają, że nie miał wam nic ciekawego do powiedzenia. No i byliście elementem procesu. Fajnie, że wysłaliście ofertę, ale nie jesteście dalej potrzebni.

No bo ona może była niezrozumiała, może wiele innych powodów. Więc uwaga, punkt dziewiąty mówi o tym, że jeżeli wasza oferta jest zabierana na jakiś komitet decyzyjny w dużym B2B i wiecie o tym, że tak jest, to musicie w procesie zaprojektować to tak, że ta oferta odpowie na te największe pytania tych przedsiębiorców. I właśnie dlatego nasze oferty są zbudowane tak, jak są zbudowane.

Dlatego jest tam napisane konsultant prowadzący, kim on jest, jakie ma doświadczenie, jak wygląda, kto mu będzie pomagał, bo ludzie zadają o to pytanie. A jaka będzie cena w abonamencie, jaka będzie cena poza abonamentem? A czy abonament od nieabonamentu różni? Jakie będą kolejne kroki? A po czym poznamy, że będą wyniki? I tak dalej, i tak dalej. Wiele tych rzeczy znajduje się w naszych ofertach, bo komitety omawiają je w czasie spotkań właśnie.

Kropka. Dziesiąty punkt. Oferta to negocjacje, które tak naprawdę zaczynają się znacznie wcześniej.

Wiele osób nie wie, że już na poziomie oferty powinno się, uwaga, treścią oferty i zarządzać oczekiwaniami klienta, i też bronić ceny, i też wprowadzać kotwicę na przykład, albo zmiękczać opór, jeżeli takowy się często pojawia. To znaczy, jeżeli bardzo często jest opór, że nasze rozwiązanie to jest generalnie gorsze od jakiegoś o jakiejś innej kategorii rozwiązania, to dlaczego nie zarządzić tym wcześniej? Dlaczego nie zarządzić tym oporem od razu na poziomie oferty? Skoro to się pojawia na przykład, nie wiem, w 80% przypadków, no to zarządźmy tym na poziomie oferty. Podobnie z kotwicami.

Jeżeli wiemy, że nasi klienci będą mówili, że to nasze rozwiązanie jest statystycznie w ogóle bardzo drogie, bo to w ogóle 100 tysięcy kosztuje, a konkurencja to w stronach internetowych, tak jest, słuchajcie, jak już podaliśmy przykład stron internetowych, bo są strony i za 200 złotych, i za milion złotych. No i teraz ktoś, kto ofertuje stronę za 100 tysięcy złotych, bo tam jest UX, jest dużo projektu, jest dużo wpisania, jest dużo innych rzeczy, jest jeszcze dobra technologia na dodatek, no to samo 100 tysięcy wyjęte z tego kontekstu nie ma znaczenia. W sensie ma znaczenie, to jest po prostu wysokie.

Pamiętaj, że oferta to dobre miejsce, by zarządzić oczekiwaniami

I wprowadzenie kotwicy, pokazanie, że są sytuacje, w których tak, żeby to 100 tysięcy zostało osadzone obok kotwicy na przykład na 500, żeby mogło być uznane przez odbiorców za taką środkową, racjonalną opcję, no to to też oferta jest właśnie po to. Podobnie oczekiwania, jeżeli ktoś bardzo często pada jakieś niespełnione oczekiwania waszych klientów, że myśmy myśleli, że wy jeszcze zrobicie to, no to znowuż oferta jest miejscem na to, żeby tymi oczekiwaniami zarządzić. To znaczy albo możecie dać jakąś super premium opcję, w której to jest uwzględnione, i wtedy klient świadomy się na to nie decyduje, w związku z tym później nie ma pretensji, albo w jakiś inny sposób zawrzeć tą informację.

Więc tak naprawdę musicie być świadomi, że oferta jest już jakimś elementem negocjacji, które po prostu zaczynają się znacznie wcześniej niż wam się wydaje. Kolejna rzecz. Język oferty.

Dostosowany do Bayer Persony. Uwaga. Bardzo bym chciał, żeby ludzie, którzy ofertują towary dla rolników, pisali inaczej niż ci, którzy ofertują je dla dyrektorów korporacji. I teraz nie dlatego, że dyrektorzy korporacji są w jakikolwiek sposób lepsi od rolników, bo nie wiem, czy tak jest. Chociaż wiem. Nie jest tak.

Tylko, żeby ludzie dostosowywali język, którym posługują się w ramach oferty do tego języka, który używa ich klient. I tutaj nie chodzi o to, że ten język ma być gorszy, lepszy. On ma być taki, jakim posługuje się klient, a nie my. Ilekroć przeglądamy oferty, to znajdujemy w nich tyle branżowego żargonu, jakichś pojęć, słówek, które dla nas wydają się być absolutnie oczywiste, ale dla konkurencji już nie są, że po prostu woła to o pomstę do nieba. Usuńcie z oferty wszystkie rzeczy językowe, które nie pasują do Bayer Persony, do której piszecie. Na przykład.

I też uwaga. Dostosujcie też język w kontekście tego, że nie edukujcie kogoś, kto już wie. Na przykład. Jeżeli wiecie, że wasz odbiorca o czymś wie, to bez sensu umieszczać tą edukację w ofercie. Ale idźmy dalej. Kolejny punkt, o którym chciałbym powiedzieć, to uwaga nagrania.

Pojawiają się niejasności? Zorganizujcie spotkanie

Powiedziałem wam o tym, że można pójść na spotkanie i opowiedzieć o ofercie. I robimy to po to najczęściej, żeby uniknąć niezrozumienia. Robimy to też po to, żeby na przykład uspójnić konflikt na poziomie komitetu zakupowego.

Jeżeli wiemy, że ten komitet zakupowy jest duży i jest mu trudno się ze sobą pogodzić i widzimy to w procesie, to zrobienie spotkania, na którym spróbujemy ich pogodzić jest najlepszą rzeczą, jaką jesteśmy w stanie zrobić. Natomiast nie zawsze zorganizowanie takiego spotkania jest możliwe. Nie zawsze zarządzenie tym, co w naszej ofercie jest, jest możliwe.

Szczególnie jeżeli, to jest ciekawe, jeżeli przyłożyliście się do tej oferty, dwa tygodnie powstawała koncepcja, włożyliście w to kupę siana i wysiłku i na koniec wysyłacie suchy PDF do klienta, to mam takie poczucie, że może to być utrata potencjału. Dlatego jeżeli spotkanie jest niemożliwe z różnych przyczyn, bo klient nie chce, bo my nie chcemy, bo sto tysięcy innych powodów, to możecie wysłać ofertę albo z komentarzem audio, albo z komentarzem wideo. To znaczy możecie dograć na Loomie, na czymkolwiek innym, dwu, pięcio, dziesięciominutowe nagranie wyjaśniające kontekst, podnoszące też wartość tej oferty i szanse jej zamknięcia.

Szczególnie jeżeli na przykład propozycja wartości, którą podkreślacie w tej ofercie jest subtelna, wymaga dobrego wytłumaczenia, żeby ktoś ją docenił, no to wyślijcie nagranie razem z ofertą albo w ogóle wyślijcie samo nagranie, w którym pokazujecie tę ofertę. I teraz bardzo jest to istotne, żeby użyć języka do wyjaśnienia niektórych rzeczy, a nie żeby te słowa, które piszecie w ofercie nie wybrzmiewały tylko głosem klienta, który ją czyta, ale żeby też wybrzmiały waszym. I teraz szczególnie widzimy, że firmy takie technologiczne, które do prezentacji tej oferty wysyłają podjaranego tego konceptualistę, który ten koncept wymyślił, który mówi słuchajcie zrobiłem wam taką koncepcję, bo ona wam oszczędzi na tym etapie i na tym etapie, która jest tutaj świetna i tu wam pomoże i to wam zrobi i to jeszcze jest ważne, zawsze obserwujemy duże wzrosty skuteczności.

Jeżeli macie kogoś takiego, kto się cieszy z tych rozwiązań, kto ma ekscytację z tego, że je projektuje, to spróbujcie przelać ją na klienta. Zawsze widzimy ogromne wzrosty skuteczności, bo klientowi to obniża subiektywne poczucie ryzyka. Kolejny punkt jest taki właśnie, że wszystkie rzeczy, które obniżają klientowi subiektywne poczucie ryzyka i zwiększają poczucie bezpieczeństwa, które znalazły się w ofercie, grają na waszą korzyść i warto z nich korzystać, warto się nimi posługiwać i tyle.

Tak, o tym już powiedziałem, że nie każdy powinien dostawać pełną ofertę handlową, może powinny być tak, że jakaś sytuacja ma pełne PDFy, jakaś sytuacja ma takie krótkie PDFy, a jakaś sytuacja ma same maile, to też warto uwzględnić w procesie. Zrezygnujcie z ofert robionych dla zasady, to znaczy jeżeli wasz proces ofertowania zakłada, że każdy dostaje ofertę, to jest prawdopodobnie zły. Uważam, że jeżeli klient nie jest zaangażowany, nie reaguje, nie odpowiada, traktuje nas przedmiotowo, to może po prostu szkoda marnować zasobów? Nie wiem.

Zostawiam wam to do oceny. No, kolejna zasada. Dla mnie, ja wam wspomniałem już w tym odcinku, że ta sytuacja opisująca sytuację klienta, czyli ta pierwsza strona, jak zrozumiemy twoją sytuację, jest dla nas ważna.

Warto, by najważniejsze informacje znalazły się na początku oferty handlowej

Natomiast chciałbym wam powiedzieć, że co do zasady, najważniejsze rzeczy zawsze powinny znajdować się gdzieś tam na początku oferty. I teraz, ja nie wiem, czy są najważniejsze rzeczy, bo to wy musicie to ocenić, znając swój biznes, co jest najważniejsze dla waszego klienta w waszym biznesie. I jest to ważne, żeby te najważniejsze rzeczy znalazły się gdzieś na pierwszej, drugiej stronie, a nie na końcu.

Żeby to nie była oferta, którą klient przewija, przewija, przewija, przewija, przewija do slajdu z ceną. Ale na przykład, jeżeli dacie sobie cenę na pierwszy slajd, co oczywiście jest w porządku, jakby nie ma w tym nic złego, to możecie napisać na tym pierwszym slajdzie od razu z czego ta cena wynika. Potem na drugim slajdzie, jak przeprowadzić to instalację, żeby u was to było bezpieczne i tak dalej.

Czyli zamiast pisać, że my jesteśmy bezpieczni, to możecie napisać, jak to zrobić, żeby u was to było bezpieczne. I wtedy opisać te rzeczy, które byście opisali, mówiąc dlaczego jesteśmy bezpieczni. Tylko opisać je dla klienta, a nie dla siebie.

No i tyle. Idźmy dalej. Z mojej perspektywy w procesie zawsze powinniście się umawiać na jakieś omówienie oferty. I nie powinno to być pytanie jak tam pan ocenia moją ofertę. Tylko powinna to być rozmowa z poziomu wniosków, refleksji. Ja bardzo lubię pytania o wnioski.

Starzy słuchacze tego podcastu wiedzą doskonale, że z mojej perspektywy pytanie, jakie ma pan wnioski po naszej ofercie, jest najbardziej zasadnym pytaniem. Nie czy się panu podobała, bo to jest w ogóle, nie wiem, no ładna była albo brzydka. Nie czy jest fajna, czy jest ciekawa.

Tylko jakie pan ma wnioski. No wnioski mam takie, że no drogo macie. Albo wnioski mam takie, że to nie dla mnie. Albo wnioski mam takie, że ciekawa jest to, ale mam trzy pytania. I tak dalej. Bardzo lubię pytać o wnioski.

Natomiast w tym kontekście kolejny punkt. Jeżeli już mamy termin omówienia oferty, to wiecie też, że jestem fanem rozwiązań do śledzenia tego, czy klient otworzył ofertę, a jeżeli otworzył, to ile czasu spędził na poszczególnych stronach. I tych narzędzi jest dużo. U Filipa na kanale je znajdziecie. Jednym z nich jest selizer.pl. Natomiast są też rozwiązania z poziomu Hubspota. Są też jakieś GetAccepty do Kusendy.

Jest ich generalnie dużo. I teraz dla mnie sprawdzanie, jakie informacje klient ogarnął w ofercie jest nie tyle po to, żeby poprawić samą ofertę handlową. Oczywiście tak, ale jest równie bardzo po to, żeby później w tym spotkaniu omawiając samą ofertę poruszyć te rzeczy, które wiemy, że klient ich niestety nie przeczytał.

Albo nie miał czasu, albo wiele innych powodów. Bardzo to jest cenny wskaźnik. I też dzięki tym narzędziom pokazującym ile klientów otworzyło ofertę i ile czasu spędziło, bardzo często znajdujemy patologię w tych procesach ofertowania.

No bo się okazuje, że 20% klientów oferty otwiera na przykład. A potem 3% klientów czyta je dłużej niż 15 sekund. No to wiemy, że nasz proces ofertowania jest u podstaw chory. Po prostu. No i cóż. Chciałbym ostatnie dwa punkty poruszyć. Przedostatni. Zawsze zbierajcie feedback z odrzuconych ofert. I to w ogóle im większa odrzucona oferta, tym wyżej ktoś z firmy powinien dzwonić i pytać.

Zbieraj feedback od tych, którzy nie kupili

Bardzo często może się okazać, że kilka rozmów z klientami, którzy nie kupili potrafi zrewolucjonizować i sam proces ofertowania, ale też model biznesowy, ceny, to co firma sprzedaje i tak dalej. Więc serdecznie, serdecznie zachęcam. Jeżeli nie zbieracie feedbacku z odrzuconych ofert, które są dla was ważne i się po prostu się obrażacie na klientów, no to to jest absolutne szaleństwo. I teraz ostatni punkt. Nigdy, nigdy w waszych procesach nie premiujcie, nie nagradzajcie, nie cieszcie się z ilości wysłanych ofert. Zawsze świętowanie liczby wysłanych ofert powoduje spadek ich jakości, bo ludzie zaczynają zauważać, że zarząd się cieszy, jak robimy dużo ofert, a nie skutecznie.

I prawie zawsze powoduje to wypaczenie. Pytanie tylko jak duże. Z mojej perspektywy powinniśmy pytać, ile dzisiaj zamknęliśmy i dlaczego. Albo jaką skuteczność mieliśmy ofert dzisiaj, za ostatni tydzień, za ostatni kwartał, miesiąc, obojętnie. I nad tym się zastanawiać. Ile zamknęliśmy i dlaczego.

Albo jaka była skuteczność naszych działań. no i tyle. Słuchajcie, liczę, że proces ofertowania w waszej firmie, albo nawet, że ten odcinek otworzył wam różne refleksje na temat waszego procesu ofertowania, który macie w swoich firmach. I że macie parę pomysłów na to, jak być może sprawić, żeby te oferty handlowe były dla klientów lepsze. No bo jeżeli po wysłuchaniu tego odcinka zadacie sobie pytanie, czy moje oferty naprawdę pomagają klientowi podjąć decyzję, to będzie moje ogromne zwycięstwo jako podcastera. To jest pytanie, które powinniście sobie zadać.

Czy moje oferty naprawdę pomagają klientowi podjąć decyzję? Bo prawda jest taka, że ofertowanie to nie jest obowiązek, tylko szansa. Szansa na to, żeby wygrać uwagę klienta. Szansa na to, żeby pokazać waszą propozycję wartości. Szansa na to, żeby zbudować zaufanie. Albo szansa na to, żeby zostać skasowanym w zamkniętym po 10 sekundach. Jeżeli nie włożyliście parę wysiłku i krew, znosa wam nie poszła na tym procesie, to najprawdopodobniej jest on słaby.

I bardzo często handlowcy sklejają oferty z 15 slajdów, z 20 lat i w ten sposób powielają ostatnie 20 lat naszych błędów sprzedażowych, co jest oczywistym problemem. Większość firm też myśli, że ma problem z marketingiem, z handlowcami, z lidami. A czasem wystarczy spojrzeć w to jedno miejsce, czyli właśnie w ofertę handlową. Bo jeżeli to oferta nie działa, to cała reszta rzeczy nie ma szansy zadziałać. Po prostu. Więc następnym razem, kiedy ktoś powie wyślijcie ofertę, to niech to nie będzie taki bezmyślny automatyzm.

Niech to będzie moment, w którym uruchamia się dobrze zaprojektowany proces w waszej firmie. Proces ofertowania, który ma tylko jeden cel. Pomóc klientowi powiedzieć tak. I tyle. Liczę, że ten odcinek przynosi wam refleksję i pomoże wam budować skuteczne procesy ofertowania w waszych firmach. Przesłuchajcie go dwa razy, może trzy razy.