Uporządkuj rekrutację
System prowadzi kandydata przez cały proces rekrutacji już od momentu aplikacji, wspiera selekcję kandydatów, porządkuje bazę kandydatów i pozwala rekruterom szybko sprawdzić, na jakim etapie znajduje się każda osoba.
DORADZTWO, WDROŻENIE I TECHNOLOGIA
Wdrożymy narzędzia HRM dla średnich i dużych organizacji
Pomożemy Ci wybrać i wdrożyć system HRM dopasowany do struktury organizacji i procesów, którymi zarządza Twój zespół.
Jak wdrożyć system HRM?
Widzieliśmy już dziesiątki nieudanych wdrożeń systemów HRM. Przeanalizowaliśmy je wszystkie i stworzyliśmy proces, który sprawia, że system HRM rzeczywiście wspiera pracę działu personalnego i managerów w firmie.
Przede wszystkim nie pracujemy tylko z jednym systemem, a z wieloma. Nasze wdrożenie skupia się na analizie narzędzi HRM. To dzięki temu jesteśmy w stanie dobrać system do firmy, a nie odwrotnie.
Następnie po doborze systemu HRM, prowadzimy konfigurację na podstawie zmapowanych procesów, wdrażamy usprawnienia, a na końcu szkolimy zespół. Bardzo często nasz konsultant wspiera firmę w adaptacji do nowej technologii wiele miesięcy po wdrożeniu. Dzięki temu dopasowujemy system na bieżąco do nowych potrzeb organizacji.
Jak wybrać system HRM dla organizacji ze złożoną strukturą?
Wybór systemu HRM to nie tylko porównanie cenników i funkcji, jak często myślą osoby odpowiedzialne za ten proces.
Na rynku działają dziesiątki narzędzi HRM, a każde z nich twierdzi, że pasuje do każdej organizacji. W praktyce system dobrze sprawdzający się w firmie 20-osobowej, w strukturze z kilkoma działami i wieloma lokalizacjami zaczyna ograniczać, zamiast wspierać.
Zamiast testować kolejne demo, dostajesz gotową analizę: jakie procesy HR działają dziś w Twojej firmie, gdzie tracisz czas i które rozwiązania realnie odciążą dział kadr.
Zobacz, jakie procesy HR obejmuje wdrożenie
Skróć onboarding nowych pracowników
Automatyczne checklisty i dokumenty trafiają do nowej osoby jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Manager widzi, na jakim etapie wdrożenia jest każdy pracownik, a nowa osoba wie, co ją czeka w kolejnych tygodniach.
Zarządzaj umowami i dokumentacją pracowniczą
Umowy, aneksy i badania okresowe w jednym miejscu, z automatycznymi przypomnieniami o kończących się terminach. Dokumenty podpisujecie elektronicznie, bez drukowania i skanowania.
Prowadź ewidencję czasu pracy bez arkuszy
Pracownicy rejestrują czas pracy z poziomu aplikacji, a dane trafiają bezpośrednio do działu kadr. Koniec z ręcznym zestawianiem godzin na koniec miesiąca.
Zamknij offboarding zgodnie z procedurą
Checklista offboardingowa pilnuje, żeby żaden krok nie został pominięty, od odbioru sprzętu po wyrejestrowanie z systemów i odebranie dostępów, co przy rozproszonych narzędziach bywa realnym ryzykiem bezpieczeństwa.
Raportuj dane HR do zarządu
Rotacja, absencje, koszty zatrudnienia i struktura zespołów w gotowych raportach, aktualnych na dziś, nie budowanych ręcznie na koniec kwartału.
Zarządzaj urlopami i absencjami w czasie rzeczywistym
Wnioski urlopowe trafiają do akceptacji automatycznie, a manager widzi dostępność całego zespołu na jednym kalendarzu, zanim zaakceptuje kolejny wniosek na ten sam tydzień. System pilnuje terminów związanych z badaniami okresowymi, umowami i innymi obowiązkami wynikającymi z kodeksu pracy.
Zaplanuj ścieżkę pracownika w firmie
Stanowiska, cele, szkolenia i wyniki ocen w jednym profilu pracownika. Pracownik wie, co musi osiągnąć, żeby przejść na kolejny poziom, a firma nie traci tej wiedzy przy zmianie przełożonego.
Zbieraj feedback i prowadź oceny okresowe
Oceny okresowe i informacje zwrotne przebiegają według ustalonego harmonogramu, z automatycznymi przypomnieniami. Wyniki zapisują się w profilu pracownika, więc rozwój da się śledzić w czasie, nie od zera przy każdej ocenie.
Wprowadź jawność i widełki wynagrodzeń
System porządkuje siatki płac i widełki dla stanowisk, przygotowując firmę na wymogi dyrektywy o jawności wynagrodzeń. Zarząd widzi strukturę wynagrodzeń w całej organizacji, zanim zapyta o nią kandydat albo urząd.
Prognozuj zatrudnienie i planuj etaty
Obłożenie zespołów, planowane odejścia i wakaty w jednym miejscu. Rekrutacje planujesz z wyprzedzeniem, zamiast gasić pożary, gdy ktoś złoży wypowiedzenie.
Zarządzaj szkoleniami i rozwojem kompetencji
Budżety szkoleniowe wspierające rozwój pracowników oraz zarządzanie talentami, zapisy, certyfikaty i terminy ważności uprawnień w jednym systemie. Firma wie, jakie kompetencje ma na pokładzie, a jakie musi uzupełnić, zanim staną się wąskim gardłem projektu.
Dlaczego zarządzanie HR w średnich i dużych firmach często się nie skaluje?
Te problemy nie pochodzą z raportów branżowych. Zebraliśmy je na warsztatach i wdrożeniach w średnich i dużych firmach - wracają niezależnie od branży.
Rozproszone dane o pracownikach
Kadry prowadzą ewidencję w Excelu, dział płac ma swój system, a managerowie zapisują nieobecności w kalendarzach zespołowych. Te same dane trafiają w kilka miejsc, a pełnego obrazu zatrudnienia nie ma nikt. Prosty raport o dostępności zespołu zajmuje wtedy dni zamiast minut, a HR zestawia pliki zamiast pracować nad strategią zatrudnienia.
Brak integracji z resztą systemów firmy
System HRM działa jak osobna wyspa, odcięty od CRM i ERP. Dział rozliczający projekty nie widzi dostępności zespołu, a koszty osobowe trzeba ręcznie łączyć z danymi z innego systemu. Decyzje o obłożeniu zespołu i budżecie osobowym zapadają więc na niepełnych danych, a ktoś w końcu zaplanuje pracę osobie, której akurat nie ma.
Trudności z zachowaniem zgodności i dokumentacji
Im więcej pracowników, tym więcej dokumentów wymaganych przez prawo pracy i RODO: umowy, aneksy, zgody, terminy badań i szkoleń BHP. Bez systemu, który je centralizuje, jedna teczka leży w segregatorze, druga w mailu, a trzeciej brakuje. Stąd przeoczony termin badania, brakujący aneks albo dane trzymane dłużej, niż pozwala przepis. Przy kontroli odpowiada za to dział HR.
Ręczne zarządzanie urlopami i nieobecnościami
Wnioski urlopowe krążą mailowo, a nieobecności lądują w kilku kalendarzach i arkuszach. Manager nie widzi aktualnej dostępności zespołu, a HR ręcznie sprawdza limity. Przy większej liczbie osób łatwo wtedy o nakładające się urlopy albo źle naliczony wymiar wolnego.
Niespójny onboarding i offboarding
Każdy manager wdraża nową osobę po swojemu. Zadania, dokumenty i dostępy krążą mailem, więc część kroków wypada i pracownik zaczyna bez kompletu narzędzi. Rozstanie wygląda podobnie: nikt nie pilnuje, czy sprzęt wrócił, a dostępy zostały odebrane.
Raportowanie bez aktualnych danych
Dane o zatrudnieniu, rotacji, absencjach i kosztach osobowych leżą w różnych plikach. Raport dla zarządu trzeba złożyć ręcznie z informacji od kilku osób, więc opisuje stan sprzed kilku dni albo tygodni. Decyzje kadrowe i budżetowe czekają.
Chcesz wdrożyć system HRM w swojej organizacji i uporządkować procesy personalne?
Umów bezpłatną, 30 minutową konsultację. Zarekomendujemy rozwiązanie dopasowane do struktury Twojej firmy, uwzględniające możliwość skalowania w przyszłości.
Co zyskujesz dzięki integracji systemu HRM z resztą firmy?
System HRM wdrożony osobno od reszty organizacji rozwiązuje tylko część problemu. Dopiero połączenie go z CRM i ERP daje jeden spójny obraz firmy - danych o pracownikach, projektach i kosztach w jednym miejscu.
- Dostępność zespołu widoczna w CRM i ERP. Dział rozliczający projekty widzi w czasie rzeczywistym, kto z zespołu jest dostępny, a kto na urlopie.
- Jedna aktualizacja, wszystkie systemy. Zmiana stanowiska, działu czy wymiaru etatu w systemie HRM automatycznie aktualizuje dane w CRM i ERP.
- Koszty osobowe połączone z budżetem projektów. Dane o wynagrodzeniach i czasie pracy trafiają wprost do systemu finansowego, bez ręcznego przepisywania.
- Raporty zarządcze bez zestawiania z kilku źródeł. Zarząd dostaje jeden raport łączący dane personalne, sprzedażowe i finansowe, zamiast trzech osobnych plików.
Dlaczego zgodność z przepisami zaczyna się od dobrego systemu HRM?
Mnogość danych
Wraz ze wzrostem organizacji rośnie liczba dokumentów, terminów i danych osobowych, które trzeba prowadzić zgodnie z prawem pracy i RODO. Prowadzenie tego w arkuszach i segregatorach przestaje się skalować, a błąd kosztuje więcej niż w małej firmie.
Przejrzystość i kontrola
System HRM centralizuje dokumentację pracowniczą, pilnuje terminów badań okresowych i szkoleń BHP oraz kontroluje, kto i na jakich zasadach ma dostęp do danych osobowych w firmie.
Porządek w dokumentach
Wdrażamy systemy tak, żeby dział prawny i HR mieli pewność, że dokumentacja każdego pracownika jest kompletna, aktualna i zgodna z obowiązującymi przepisami - bez ręcznego pilnowania każdego terminu z osobna.
Jak wygląda nasz proces doboru systemu HRM dla średnich i dużych firm?
Poznaj nasz proces doboru i wdrożenia narzędzi HRM, dzięki któremu jesteśmy w stanie rozwiązać kluczowe problemy średnich i dużych firm.
Warsztat w Twojej firmie
Pierwszym etapem analizy HR jest warsztat w Twojej firmie. Na tym etapie przechodzimy przez wszystkie kluczowe działy, procesy i sposoby pracy. Poznajemy szczegóły na temat Twojej organizacji, jakie wyzwania na co dzień ma dział kadr i Twój zespół, jakie procesy pracownicze zabierają najwięcej czasu oraz wyszukujemy, co można najszybciej poprawić.
Budowa koncepcji
Następnie Solution Architect tworzy wymogi systemowe. Później na tej podstawie dobiera i weryfikuje narzędzia, które zrealizują postawione przed nimi zadania. Czyli rozwiązania odpowiadające na realne problemy Twojej organizacji.
Podsumowanie
Następnie budujemy pełne podsumowanie przeprowadzonych działań. Zawiera ono dwie koncepcje narzędziowe - najczęściej po to, żeby zestawić narzędzia dobrane do konkretnych problemów Twojej firmy. Każda koncepcja jest opisana przez pryzmat wyzwań, które rozwiązuje, jak również zawiera szacunkowe koszty licencji i wdrożenia.
Przygotowanie planu wdrożenia
Po wybraniu przez Ciebie jednej z przedstawionych koncepcji, nasz zespół konsultantów zbuduje ofertę wdrożenia z pełnym jej planem przedstawionym jako harmonogram.
Wdrożenie, szkolenie i opieka po starcie
Ostatni etap to rozpoczęcie wdrożenia, które prowadzi Solution Architect wraz z konsultantami. Trwa on zazwyczaj kilka miesięcy i obejmuje zwolnienie działań polegających na budowie procesów i przygotowania systemów, importowanie danych oraz szkolenia zespołu. Po starcie pracy w nowym narzędziu konsultant pozostaje w regularnym kontakcie, wspierając adaptację zespołu i dopasowując system do bieżących potrzeb organizacji.
Chcesz wdrożyć system HRM w swojej organizacji?
Niezależnie od wielkości firmy, pomożemy Ci dopasować odpowiednie rozwiązanie. Twoje potrzeby będą się jednak różnić w zależności od wielkości organizacji, struktury czy procesów kadrowych.
Sprawdź, jakie narzędzia wdrażamy w innych firmach i jakie problemy pomagamy rozwiązać.
FAQ - najczęściej zadawane pytania o wdrożenie systemu HRM
Ile trwa wdrożenie systemu HRM w średniej lub dużej firmie?
Czas zależy od liczby procesów, integracji, lokalizacji i zakresu migracji danych. Po warsztacie i analizie przygotowujemy harmonogram etapów, dzięki czemu przed startem znasz kolejność prac oraz przewidywany termin uruchomienia.
Czy pracujecie tylko z jednym systemem HRM, czy dobieracie narzędzie indywidualnie?
Nie ograniczamy się do jednego dostawcy. Najpierw analizujemy strukturę organizacji, procesy kadrowe, wymagania prawne i integracje, a następnie porównujemy rozwiązania i rekomendujemy system najlepiej dopasowany do tych potrzeb.
Co się dzieje z danymi pracowników podczas migracji ze starego systemu?
Przed migracją porządkujemy zakres danych, mapujemy pola i ustalamy zasady dostępu. Dane są przenoszone etapami i weryfikowane przed uruchomieniem, aby zachować kompletność dokumentacji oraz ograniczyć ryzyko błędów.
Czy system HRM da się zintegrować z naszym CRM i ERP?
Tak. Zakres integracji ustalamy na etapie analizy. System HRM może wymieniać dane między innymi z CRM, ERP, księgowością i narzędziami do zarządzania projektami, zależnie od możliwości technicznych wybranych rozwiązań.
Czy analiza przed wyborem systemu jest płatna i czym się kończy?
Zakres i koszt analizy ustalamy przed rozpoczęciem współpracy. Jej rezultatem jest opis potrzeb, wymagania systemowe, porównanie rekomendowanych rozwiązań oraz plan wdrożenia z harmonogramem i szacowanymi kosztami.
Jak wygląda wsparcie po wdrożeniu, jeśli zespół napotka problemy?
Po uruchomieniu konsultant pozostaje w kontakcie z zespołem, pomaga rozwiązywać problemy, dopracowuje konfigurację i wspiera budowanie właściwych nawyków pracy w systemie. Zakres opieki ustalamy w planie wdrożenia.
Czy system HRM spełnia wymagania RODO i prawa pracy?
Dobieramy i konfigurujemy rozwiązanie z uwzględnieniem RODO, prawa pracy, zakresów uprawnień i zasad przechowywania dokumentacji. Ostateczny zakres zgodności zależy również od procedur organizacji i wybranego systemu.
Zobacz, jakie wyniki dostarczyliśmy firmom takim jak Twoja
Szkolenia sprzedażowe+550%Würth Polska działa w branży techniki zamocowań oraz dystrybucji produktów dla profesjonalistów. Jako część międzynarodowej Grupy Würth jest liderem na rynku krajowym.
Zobacz jak to osiągneliśmy
Realizacja planu leadów z bazy klientów200%Future Processing to Software House zatrudniający ponad 800 osób. Bazując na długotrwałych i partnerskich relacjach, pomaga rozwiązywać prawdziwe problemy biznesowe.
Zobacz jak to osiągneliśmy
Wzrost obrotów50%Air-Com chciał objąć strategię dalszego wzrostu i dopasować strukturę działu handlowego do nowych celów. Ułożyliśmy segmentację, procesy pozyskiwania klientów, kwalifikacji i sprzedaży, miary, strukturę zespołu oraz połączenie sprzedaży z marketingiem i e-commerce. W I półroczu 2021 obroty firmy wzrosły o 50% wobec analogicznego okresu rok wcześniej.
Zobacz, jak to osiągnęliśmy
Wzrost sprzedaży2xProducent wody mineralnej dla firm potrzebował lepszej komunikacji z klientami, nowej platformy sprzedażowej i skutecznego działu handlowego. Etapami uporządkowaliśmy proces sprzedaży i prospecting, wsparliśmy rekrutację handlowców oraz rozwinęliśmy kampanie i analitykę. W ciągu 3 lat sprzedaż w WodaDlaFirmy.pl wzrosła ponad dwukrotnie, a współpracę kontynuujemy do dziś.
Zobacz, jak to osiągnęliśmySprawdź wszystkie projekty
Nasz zespół - każdy etap ma swojego opiekuna
Nie jedna osoba od wszystkiego - Solution Architect robi analizę i projektuje rozwiązanie, IT Tools Consultant wdraża je z Twoim zespołem, a Operations Manager pilnuje, żeby projekt zamknął się na czas.
Sprawdź, jaki system HRM pasuje do Twojej organizacji
Na bezpłatnej konsultacji omówimy strukturę i procesy kadrowe Twojej organizacji. Na tej podstawie zarekomendujemy system HRM dopasowany do jej wielkości i sposobu pracy Twojego zespołu.
Nie sprzedajemy jednego narzędzia - najpierw sprawdzamy, jak pracuje Twój zespół, i dobieramy system spośród wielu dostępnych na rynku.
30min.
Konsultacja jest bezpłatna. Zostaw kontakt, a odezwiemy się, żeby ustalić termin rozmowy o systemie HRM dla Twojej organizacji.
