Mail służbowy - o czym musisz pamiętać?


Szymon Negacz

Konsultant, Trener Sprzedaży i właściciel SellWise


23 lutego 2017

Lubię słowo pisane. Sam fakt tego, że patrzycie na tego bloga powinien być tego dowodem. Słowo pisane ma w sobie pewną magię. Coś co ciężko określić. Odpowiednio użyte słowa dają więcej miejsca dla dowolnej interpretacji czytelnika, inne mniej. W głowie z każdego z nas wybrzmiewają innym głosem, tonem i w różnej szybkości. W przeciwieństwie do słowa słuchanego, pisane, może zostać inaczej odebrane przez każdego. Jest w tym coś ze sztuki. Ale do rzeczy. Jestem absolutnie przewrażliwiony na punkcie poprawności, zasadności i sposobu pisania maili. W tym wpisie odpowiem na pytanie jak napisać mail służbowy.

Wychodzę ze śmiałego założenia, że każdy oficjalny mail, który wychodzi z mojej organizacji, świadczy nie tylko za jego nadawcę, ale również całą firmę. Powinna zatem być to komunikacja przemyślana i odpowiednio zakomunikowana zespołowi. Tak, żeby każdy miał świadomość jak potężne narzędzie dzierży w rękach.

Co ważne – nie będę poruszał w tym wpisie tematu cold e-mails i czy mają przewagę nad cold callingiem. To temat na zupełnie inny, dłuższy i obwarowany przepisami prawa wpis.

Mail służbowy, jak zacząć?

Nagłówek brzmi śmiesznie, ale rzeczywiście tak jest. Jeszcze kilka lat temu wydawało się, że SMSy wyprą na dobre stare dobre e-maile. Dzisiaj wiemy, że maile stały się bardzo mobilne i są podstawą korespondencji biznesowej. Każdy ma skrzynkę na swoim telefonie, a przeciętny pracownik biurowy otrzymuje średnio 88 wiadomości dziennie i w tym samym czasie sprawdza swoją skrzynkę 72 razy (dane z 2016 roku). Można śmiało powiedzieć, że technologia ma się świetnie i nie zapowiada się, żeby nastąpiły zmiany. Do tego moje doświadczenie podpowiada, że ilekroć potrzebowałem skutecznie skontaktować się z CEO dużej firmy, lub innymi osobami na C-level – mail okazywał się najbardziej skuteczną formą.

Zgadzasz się z poniższą listą? Zauważasz w pracy swojej lub swojego zespołu jeszcze inne błędy? Napisz w komentarzu!

 

Profesjonalny mail – 10 błędów, których nie powinieneś popełniać

 

1.Krótkie maile

„Przesyłam ofertę w załączniku” – uważam, że nie ma nic gorszego. Sam mam ochotę wyrzucić takie wiadomości do kosza. Dodanie imienia, pozdrowienia, kilku słów na temat konstrukcji oferty, zapytanie o kolejne kroki – to wszystko kwestia sekund.

2.Zbyt szybkie przejście na nieformalny sposób komunikacji

„Drogi Panie Sławku! ? Wszystko OK za zamówieniem?”. Nie ma nic złego w takiej wiadomości, kiedy mamy już zbudowaną relację. Zauważyłem jednak, że szczególnie nowe osoby w sprzedaży, często używają nieformalnej komunikacji, nie wiedząc jeszcze czy druga strona lubi ten sposób komunikacji.

3.Przekazywanie mailowo złych wieści

Bardzo często wolimy przekazać je mailowo. Jeżeli traktujemy swój biznes poważnie, musimy je przekazywać słownie. Mail pozostawia zbyt duże pole do interpretacji. Na spotkaniu lub telefonicznie, możemy pokierować sytuacją i szybko dowiedzieć się, jak naprawić problem.

4.Niepoprawne formatowanie tekstu

Przeczytanie maila, który jest jedną wielką bryłą tekstu jest trudne i zaręczam, że niewiele osób przebrnie przez taką wiadomość. Mail powinien być podzielony na akapity. Nie powinien mieć różnych czcionek, kolorów, czy tekstu pisanego Caps Lockiem.

5.Błędny tytuł wiadomości

Ciągle widuję wiadomości, które mają w tytule „Wtam” lub „Informacja”. Zwięzły i konkretny tytuł wielokrotnie zwiększa szansę otwarcia wiadomości przez adresata. Dobrze umieścić w nim nazwę projektu lub inną informację, którą adresat skojarzy.

6.Niepoprawne rozpoczęcie wiadomości

Zdecydowanie nagminnie popełniany błąd w naszym kraju, czyli rozpoczęcie wiadomości od słowa „Witam”. To słowo jest poprawne, kiedy witamy gości na przykład w swoim domu. Przy formalnej wiadomości zawsze używam „Szanowny Panie/Szanowna Pani” i przy mniej formalnej „Panie Krzysztofie/Pani Agnieszko”. Często zapominamy jak istotne jest poprawne powitanie w mailu służbowym.

7.Za długi czas odpowiedzi

Nawet jeżeli nie mamy satysfakcjonującej odpowiedzi, sugeruję zawsze odpisać, że temat został podjęty i odpowiedzi można się spodziewać na przykład jutro. Tak jak lubimy przekazywać mailowo złe wieści, tak i tutaj widzę nawyk wielu osób, które nie utrzymują stałego kontaktu, bo „nie mają jeszcze odpowiedzi”. A przecież nie chcemy, żeby klient musiał szukać odpowiedzi gdzieś indziej.

8.Wysyłanie maila bez jego przeczytania

To tylko kilkadziesiąt sekund, które może pozwolić wychwycić ewentualne błędy. Warto je poświęcić i sprawdzić, czy nasza wiadomość przekazuje to co planowaliśmy.

9.Mocne rozwlekanie wątków

Większość informacji można przekazać, krótko, prosto i konkretnie. E-mail nie znosi długich form. Im krótszy i bardziej treściwy, tym lepszy odbiór przez czytelnika.

10.Stosowanie szablonów

Szczególnie jeżeli często mailujecie z jedną konkretną osobą. Prędzej czy później zauważy, że używa się wobec niej szablonów i w związku z tym straci zaufanie.

Podsumujmy. Zwracając uwagę na zaledwie kilka rzeczy, możemy wiele zyskać. Nawet jeżeli miałoby to wpłynąć na zaledwie 5% adresatów, to pamiętajcie że cold calling ma skuteczność rzędu 2-3%. Dziękuję za przeczytanie dzisiejszego wpisu i zapraszam do kolejnego. Zasybskrybuj, żeby nic Cię nie ominęło.

Pozdrawiam,