Recenzja: Pipedrive - system CRM
Pipedrive notuje poważny wzrost w tegorocznej edycji rankingu. I nie bez powodu! Przez wielu nazywany najlepszym narzędziem do zarządzania sprzedażą, ma bardzo ugruntowaną pozycję. Jest stale rozwijany w spójny i stabilny sposób. Jego początki sięgają 2010 roku – zauważono wówczas niszę na rynku systemów CRM, które tworzone z myślą o kierownictwie nie dotykały potrzeb samych sprzedawców. Obecnie system sprawdza się w bardzo wielu firmach, zaspokajając zarówno potrzeby raportowe kierownictw i zarządów, jak i ułatwiając codzienne czynności zespołom sprzedaży. Sprawdźmy, jak Pipedrive działa w praktyce, czy usystematyzuje nasze działania.
Jak utworzyć konto?
Pipedrive wciąż oferuje możliwość sprawdzenia systemu bez konieczności podawania danych płatniczych przez 14 dni. Nie musimy czekać na żadne akceptacje, wypełniamy krótki formularz i natychmiast możemy działać. W formularzu należy podać adres e-mail, imię, nazwę firmy, numer telefonu oraz hasło, a następnie uzupełnić kilka podstawowych informacji tj.: liczba użytkowników, branża, w której działamy oraz doświadczenie z tego typu rozwiązaniami. Cały formularz wypełnimy w języku polskim, co może sugerować, że to polskie rozwiązanie — a nie jest to prawda. System ma swoje korzenie w Estonii i aby uzyskać wsparcie od producenta systemu może być wymagana znajomość języka angielskiego.
Po przejściu procesu rejestracji możemy przystąpić do testów systemu. W ostatnich latach większość systemów dodała już do swoich narzędzi samouczki, prowadzące użytkownika krok po kroku, aby poznać po kolei w podstawowe funkcje. Oferuje go także Pipedrive. Poprzez realizacje poszczególnych zadań możemy przejść przez cały samouczek.
Przechodząc przez krótki proces rejestracji i tworzenia konta, otrzymujemy dostęp do Pipedrive w wersji „Profejsonalny”. Na samym początku, CRM zachęca nas do dodania swojej pierwszej szansy sprzedaży, co możemy zrobić od razu, albo po prostu pominąć i przejść do odkrywania tego co czeka na nas dalej.
To, co możemy zauważyć, to rosnąca popularność samouczków czy pewnego rodzaju konfiguratorów, które krokowo pokazują nam narzędzie w pigułce. Jak widać, trend ten nie umknął uwadze producentom Pipedrive, dzięki czemu odhaczając poszczególne zadania, przechodzimy przez podstawowe kroki i konfiguracje przez co możemy szybko zaznajomić się z samym systemem i przejść do wykorzystywania jego możliwości w codziennych zadaniach.
Pierwsze kroki
Możemy trzymać się podpowiedzi, które znajdziemy po prawej stronie po zalogowaniu, bądź sprawdzić podstawowe możliwości Pipedrive na własną rękę. Wybierając pierwszy wariant, zaczynamy od obejrzenia krótkiego podsumowania, które naszym zdaniem niewiele wnosi, następnie przechodzimy przez import danych, synchronizację e-maila i kalendarza, zaproszenia współpracowników, instalację aplikacji mobilnej, po to, aby na końcu zweryfikować dostępne aplikacje.
Mimo, że pierwsze zadanie – import danych, mamy już teoretycznie zaliczone, to sprawdzamy, czy równie sprawnie możemy wgrać zewnętrzną bazę do systemu. W tym celu możemy kliknąć w odpowiedni punkt w bocznym konfiguratorze lub bezpośrednio przejść do narzędzi i aplikacji, a później do danych – importuj dane.
Po wgraniu swojej bazy CRM poprosi nas o przydzielenie odpowiednich kategorii tak, aby kolumny z arkusza kalkulacyjnego odpowiadały polom w Pipedrive. Tutaj będziemy mogli również zdecydować, czy pominąć duplikaty, czy nie – świetna opcja. Po zakończeniu procedury, wszystkie zaimportowane dane znajdziemy w zakładce kontakty.
Kolejnym, rekomendowanym krokiem, jest synchronizacja poczty e-mail, do której przejdziemy za moment, przy okazji integracji. Tymczasem skupmy się na zaproszeniu naszych współpracowników, co można zrobić błyskawicznie, przechodząc do ustawień – zarządzaj użytkownikami, gdzie kompleksowo możemy decydować o tym, kto i na jakich zasadach jest naszym współpracownikiem.
Z tego poziomu możemy nie tylko zaprosić dodatkowych uczestników, a również nadać im konkretne uprawnienia – administrator, zwykły użytkownik lub manager, a także ustawić konkretne grupy widoczności oraz stworzyć zespół.
Synchronizacja i integracje
Zacznijmy od najistotniejszej integracji w ramach systemu CRM — skrzynki mailowej oraz kalendarza. To standard i teraz każdy system CRM powinien mieć takie możliwości.
Synchronizację poczty e-mail najlepiej rozpocząć przez górne menu, klikając w nasze inicjały lub zdjęcie (jeśli takie dodamy) wybierając w ustawieniach prywatnych moduł synchronizacji poczty, gdzie po kliknięciu w odpowiedni przycisk zostaniemy przekierowani do ustawień samej synchronizacji.
Synchronizując skrzynkę przez narzędzie, możemy wybrać kilka istotnych opcji: wybrać wiadomości, które chcemy synchronizować, z jakiego okresu wstecz i czy tylko te powiązane z naszymi zaimportowanymi już kontaktami. Warto wspomnieć, że moduł poczty jest w stanie zastąpić nam dotychczasowe narzędzie do obsługi poczty, ponieważ z poziomu systemu CRM jesteśmy w stanie nie tylko odbierać czy odpisywać na wiadomości, ale co ważne również łączyć kontakty z odpowiednimi szansami sprzedaży.
Analogicznym sposobem skonfigurujemy nasz kalendarz. Co warto wspomnieć, bo to nie jest oczywista funkcja, kalendarz synchronizuje się dwukierunkowo.
Pozostałe opcje integracji znajdziemy w ustawieniach. System bez problemu zsynchronizuje się z aplikacjami Google (Drive), MailChimp, Slack, Asana, MS Teams, czy DocuSign. Zintegrujemy się również z pomocą API, jak i mnóstwem aplikacji dostępnych w marketplace wewnątrz systemu.
CRM
Omówiliśmy podstawowe elementy wstępnej konfiguracji systemu. Możemy przejść do tego, co najistotniejsze w systemie — szans sprzedaży! Sam lejek jest dość minimalistyczny, jednocześnie pozwala na edycję widoków (kanban, lista), a także widok prognoz. Oczywiście na widoku kanban wszystko realizuje metodą drag and drop. W tym miejscu możemy szybko utworzyć nową szansę sprzedaży lub dodamy i edytujemy proces sprzedaży.
Na szansach sprzedaży widzimy małe ikony — mówią nam one zaplanowanych, zrealizowanych, opóźnionych lub o niezaplanowanych działaniach w ramach każdej z szans sprzedaży.
Żółty wykrzyknik oznacza brak zaplanowanych działań, czerwona strzałka spóźnione działania, szara — nadchodzące. Dzięki temu od razu wiemy, co jest do zrobienia w ramach każdej szansy sprzedaży.
W szczegółowym widoku szansy sprzedaży widzimy wszystkie niezbędne informacje, które przypomną nam ostatnie działania, ustalenia oraz na jakim etapie jesteśmy z danym kontaktem w szansie sprzedaży. Mamy dostęp do notatek, rozmów telefonicznych (tylko w przypadku integracji z narzędziem VOIP), wysyłania wiadomości e-mail, dodawania załączników oraz faktur.
Jak w większości systemów, tak i w Pipedrive możemy stworzyć też własne pola, które określą nam niezbędne dla naszej pracy elementy w transakcjach (oraz firmach i kontaktach). Możemy także zdefiniować pola obowiązkowe.
Produkty
Kolejny ważny moduł to produkty. To coraz popularniejszy element każdego systemu CRM. W bardzo prosty i przejrzysty sposób dodamy nowy produkt, stworzymy jego kategorię oraz opiszemy wszystkie istotne elementy takie jak cena, waluta czy jednostka miary.
Aplikacja mobilna
Pipedrive posiada swoją aplikację mobilną z prawdziwego zdarzenia (dostępna na Androida i system iOS) – producent dotrzymuje danego słowa i upraszcza tym sposobem codzienne zadania oraz dostęp do systemu. Co więcej, z aplikacji możemy dzwonić do klientów, co zostanie od razu zaznaczone w karcie kontaktu.
Plusy
- Pipedrive występuje w ponad 20 wersjach językowych, w tym w języku polskim.
- Nielimitowana przestrzeń na pliki.
- Online czat 24/7.
- Dostęp na podstawie ról.
- Mnóstwo dostępnych integracji.
- E-mail tracking.
- Integracja z VOIP.
- Dostępne API.
- Możliwość monitorowania celów w systemie.
- Wsparcie wielu walut.
- Aplikacja mobilna.
- Rozbudowana baza wiedzy i filmy wideo z napisami w języku polskim.
- Dodanie produktów jako odrębnego modułu do menu.
- Integracja z Zapier / Make / Integrately
- Leadbooster – możliwość podpięcia czatbota do naszej strony internetowej z automatycznymi odpowiedziami, które od razu są gromadzone w systemie.
- Filtrowanie i ustawianie widoków bazy kontaktów
- Synchronizacja dwustronna kalendarza google / outlook
- Wizualne przedstawienie procesu sprzedaży / widok kanban
- Dołączanie maili do kartoteki klienta
- Szablony komunikacji z klientami
- Moduł zadań do wykonania
- Możliwość dodawania własnych pół do firmy / kontaktu / szansy sprzedaży
- Budowanie i strukturyzowanie zespołów
- Baza produktów
- Możliwość analizy powodów wygranej i przegranej szansy sprzedaży
- Prognozowanie / estymacja sprzedaży na podstawie lejka
- Call tracking w aplikacji mobilnej
- Moduł do prowadzenia obsługi klienta
- Moduł ofertowania
- Gotowa integracja z systemem marketing automation
- Moduł budowy formularzy na stronę internetową
Minusy
- Brak modułu ofertowania.
- Miejscami nadal pojawiają się słowa w języku angielskim – poszczególne wyrazy nie są przetłumaczone.
- Mimo że Pipedrive jest bardzo modyfikowalny, to nie ma możliwości wprowadzenia dedykowanych zmian na zamówienie.
Podsumowanie
Pipedrive kolejny raz potwierdził jakość wprowadzanych zmian. System wciąż doszlifowuje i przebudowuje swoje elementy, poprawiając to, co działało niedostatecznie lub w mało przejrzysty sposób. Nadal w „cenie” prostego interfejsu otrzymujemy bardzo wiele możliwości. Ważnym elementem, który nadal nie jest standardem, jest czat na żywo 24/7 ze wsparciem.
Podsumowując: Pipedrive dzięki szerokim możliwościom samego narzędzia oraz dodatkowym integracjom zasłużenie znalazł się tak wysoko w naszym rankingu. Pamiętając kilka problemów, które pojawiły się przy zeszłorocznym testowaniu narzędzia, jesteśmy pod wrażeniem zmian, jakie tutaj zaszły. Pipedrive to ponownie mocny kandydat na rynku systemów CRM dla MŚP. Mnogość funkcji, które mamy w zasięgu ręki, sprawia, że nie potrzebujemy niczego więcej, aby efektywnie działać na kontaktach. Wtórując producentom, można śmiało powiedzieć – więcej sprzedawania, a mniej zbędnej pracy!
Gdy już mamy zaimportowane kontakty, zbudowane procesy i wiemy, jak poruszać się w obszarach procesów sprzedaży i biblioteki produktów, możemy przejść do podsumowania tych wszystkich działań. Moduł postępów, czy tak jak zmieniono teraz jego nazwę – moduł spostrzeżeń – wciąż oferuje bardzo duże możliwości. Tak jak dotychczas, możemy przejrzeć raporty otwartych i przegranych szans sprzedaży, wartości wygranych transakcji, średniego czasu wygrania szans, średniej wartości wygranych szans i innych. Mimo początkowego wrażenia, że nie mamy tu zbyt wielu możliwości ich personalizacji, producenci przygotowali tak dużo ich wariantów, że każdy znajdzie najpotrzebniejsze dla niego dane. Oczywiście wszystkie można również wyeksportować do pliku .xls i .csv.
Szukasz wsparcia we wdrożeniu systemu CRM?
Wystarczy, że podasz swoje dane kontaktowe, a nasz konsultant skontaktuje się z Tobą!