Recenzja: Pipedrive - system CRM


Szymon Negacz

Konsultant, Trener Sprzedaży i właściciel SellWise


1 lipca 2020

Pipedrive nie bez powodu pojawia się w kolejnej edycji naszego rankingu CRM – określany jako idealne narzędzie do zarządzania sprzedażą w MŚP, jest bardzo dobrze rozpoznawalny w kręgach sprzedaży. Jego początki sięgają 2010 roku – zauważono wówczas niszę na rynku systemów CRM, które tworzone z myślą o kierownictwie nie dotykały potrzeb samych sprzedawców. Obecnie używany przez ponad 90 000 zespołów na całym świecie, stworzony przez handlowców dla handlowców. Marketingowo brzmi dobrze, prawda? Sprawdzamy jak Pipedrive może w praktyce wspomóc nasze działania i tym samym ułatwić życie, aby – jak mówi producent, wszystkim co będzie do roboty to sprzedawanie.

Jak utworzyć konto?

Pipedrive oferuje nam 14 – dniowy, bezpłatny i natychmiastowy dostęp do narzędzia, abyśmy mogli przekonać się na własnej skórze i bez konsekwencji, czy ten system CRM jest tym, czego szukamy. Standardowo, w celu założenia konta, wystarczy wejść na stronę internetową, podać adres e-mail, imię, nazwę firmy, numer telefonu oraz hasło, a następnie uzupełnić kilka podstawowych informacji, takich jak: liczba użytkowników, branża, w której działamy oraz doświadczenie z tego typu rozwiązaniami. Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że Pipedrive to polskie narzędzie, jednak nic bardziej mylnego – mamy do czynienia z estońskim rozwiązaniem, co w wyjątkowych sytuacjach – np. kontakt z suportem przez Facebooka, może od użytkownika wymagać znajomości angielskiego.

…………………………………

Przechodząc przez krótki proces rejestracji i tworzenia konta, otrzymujemy dostęp do Pipedrive w wersji „Profejsonalny”. Na samym początku, CRM zachęca nas do dodania swojej pierwszej szansy sprzedaży, co możemy zrobić od razu, albo po prostu pominąć i przejść do odkrywania tego co czeka na nas dalej.

To, co możemy zauważyć, to rosnąca popularność samouczków czy pewnego rodzaju konfiguratorów, które krokowo pokazują nam narzędzie w pigułce. Jak widać, trend ten nie umknął uwadze producentom Pipedrive, dzięki czemu odhaczając poszczególne zadania, przechodzimy przez podstawowe kroki i konfiguracje przez co możemy szybko zaznajomić się z samym systemem i przejść do wykorzystywania jego możliwości w codziennych zadaniach.

Pierwsze kroki

Możemy trzymać się podpowiedzi, które znajdziemy po prawej stronie po zalogowaniu, bądź sprawdzić podstawowe możliwości Pipedrive na własną rękę. Wybierając pierwszy wariant, zaczynamy od obejrzenia krótkiego podsumowania, które naszym zdaniem niewiele wnosi, następnie przechodzimy przez import danych, synchronizację e-maila i kalendarza, zaproszenia współpracowników, instalację aplikacji mobilnej, po to, aby na końcu zweryfikować dostępne aplikacje.

Zanim przejdziemy do realizacji poszczególnych zadań z listy, sprawdzamy kokpit, który na pierwszy rzut oka wygląda dość… pusto. Nie znajdziemy tutaj nic w stylu tablicy głównej z aktualizacjami, komentarzami czy zaplanowanymi zadaniami, co poniekąd jest tożsame z podkreślaniem przez producentów Pipedrive tego, jak ważna jest wizualizacja lejków sprzedaży. To, czy uznamy to za minus, czy plus rozwiązania, to kwestia bardzo subiektywna – dla nas ma to sens, ponieważ widzimy to, co najbardziej powinno nas interesować, a pozostałe funkcje i tak mamy praktycznie na wyciągnięcie ręki – wszystkie inne, dostępne zakładki znajdziemy w górnym menu.

Mimo, że pierwsze zadanie – import danych, mamy już teoretycznie zaliczone (dodaliśmy pierwszą szansę sprzedaży zaraz po zalogowaniu), to sprawdzamy czy równie sprawnie możemy wgrać zewnętrzną bazę do systemu. W tym celu możemy kliknąć w odpowiedni punkt w bocznym konfiguratorze bądź bezpośrednio przejść do narzędzi i aplikacji, a później do danych – importuj dane.

Po wgraniu swojej bazy, CRM poprosi nas o przydzielenie odpowiednich kategorii, tak aby kolumny z arkusza kalkulacyjnego odpowiadały polom w Pipedrive. Tutaj będziemy mogli również zdecydować czy pominąć duplikaty, czy nie – świetna opcja. Po zakończeniu procedury, wszystkie zaimportowane dane znajdziemy w zakładce kontakty.

Kolejnym, rekomendowanym krokiem, jest synchronizacja poczty e-mail, do której przejdziemy za moment, przy okazji integracji. Tymczasem, skupmy się na zaproszeniu naszych współpracowników, co można zrobić błyskawicznie, przechodząc do ustawień – zarządzaj użytkownikami, gdzie kompleksowo możemy decydować o tym kto i na jakich zasadach jest naszym współpracownikiem.

Z tego poziomu możemy nie tylko zaprosić dodatkowych uczestników, a również nadać im konkretne uprawnienia – administrator, zwykły użytkownik lub manager, a także ustawić konkretne grupy widoczności oraz stworzyć zespół.

Synchronizacja i integracje

Zaczynając od najbardziej popularnych synchronizacji bierzemy na tapet skrzynkę e-mail oraz kalendarz, które rekomendowane jako kolejne kroki, znajdują się w poradniku szybkiego startu. Trzeba powiedzieć wprost, że już raczej nikt nie będzie się zastanawiał nad tym w kategoriach jest czy nie, ponieważ to standard i teraz każdy system CRM posiada (mamy nadzieję 🙂 ) takie możliwości.

Do pierwszej z nich – synchronizacji poczty e-mail, znów możemy przejść na dwa sposoby: przez konfigurator bądź górne menu, moduł poczta, gdzie po kliknięciu w odpowiedni przycisk zostaniemy przekierowani do ustawień.

Warto wspomnieć, że przy okazji synchronizacji pojawia się kilka prostych, ale przydatnych opcji – możemy zdecydować które wiadomości chcemy zsynchronizować, z jakiego okresu i czy tylko te powiązane z kontaktami w Pipedrive, czy nie. Co więcej, moduł poczty w stu procentach może nas zwolnić z korzystania z jakichkolwiek zewnętrznych programów obsługujących pocztę, ponieważ z poziomu narzędzia jesteśmy w stanie nie tylko odbierać wiadomości czy odpisywać na nie, ale także od razu łączyć kontakty z szansami sprzedaży lub tworzyć nowe.

Każdego, kto dobrnął z nami do tego momentu 🙂 nie powinien dziwić fakt, że kalendarz zsynchronizujemy również poprzez kliknięcie w zadanie z konfiguratora bądź przejście bezpośrednio do ustawień – narzędzia i aplikacje. Również tutaj pojawiają się różne opcje konfiguracji i co ważne – możliwość dwukierunkowej synchronizacji Pipedrive z kalendarzem, co nie jest taką oczywistą funkcją w wielu konkurencyjnych narzędziach.

Co z innymi integracjami? Wszystkie inne, a także API, znajdziemy w ustawieniach – w znanym nam już dobrze polu narzędzia i aplikacje. Możemy się tutaj zintegrować z dyskiem Google, MailChimpem, Slackiem, Asaną i narzędziami do fakturowania. Wszystkie pozostałe aplikacje, które możemy połączyć z Pipedrive, znajdziemy przechodząc do Marketplace, gdzie jest ich aż 212 i to nie jest ściema – pomyślcie jak wiele różnych możliwości nam to daje!

CRM

Gdy odhaczyliśmy wszystkie punkty rekomendowanej konfiguracji narzędzia, możemy przejść do weryfikacji szans sprzedaży, czyli tak naprawdę tego, co pozwala nam panować nad wszystkimi niezbędnymi działaniami w systemie. To, jak wygląda lejek, mogliśmy zobaczyć na samym początku, kiedy ocenialiśmy kokpit narzędzia. W tym miejscu możemy zarządzać szansami za pomocą metody drag & drop, możemy również wyświetlić je w formie listy, a także sprawdzić prognozy na najbliższe miesiące. Co więcej, również tutaj szybko uda nam się edytować szansę sprzedaży, a także utworzyć nowe, osobne lejki sprzedaży.

To również w miejscu kokpitu widzimy od razu, w której szansie zadanie nie zostało wykonane w terminie (czerwony), w której jest wykonane (zielone), zaplanowane (bez koloru), a także w której nie zaplanowaliśmy niczego (żółty trójkąt) – dzięki czemu natychmiastowo widzimy co jest do zrobienia.

Przechodząc w konkretną kartę szansy sprzedaży widzimy wszystkie informacje, dzięki którym w mgnieniu oka przypomnimy sobie na jakim etapie się znajdujemy, co zostało wykonane oraz jakie są ewentualne dalsze kroki – mamy dostęp do notatek, zaplanowanych działań, rozmów telefonicznych (gdy podłączymy VOIPa), wysyłania e-maili, dodawania plików oraz faktur. Możemy również skonfigurować personalizowane ważne pola, dzięki czemu każdy z zespołu będzie pamiętać o uzupełnieniu najważniejszych, niezbędnych informacji.

To, co bardzo pozytywnie nas zaskoczyło, to e-mail tracking, czyli funkcja często kojarzona z Hubspotem bądź podobnymi narzędziami, dzięki którym możemy sprawdzić czy wiadomości bądź linki zostały otwarte przez odbiorcę – nie potrzebujemy tutaj żadnej zewnętrznej aplikacji, wystarczy włączyć odpowiednią ikonkę podczas pisania wiadomości – genialne!

Oprócz szybkiego podglądu na zadania w szansie sprzedaży i z poziomu kokpitu, możemy nimi zarządzać również z dedykowanej zakładki, którą znajdziemy w górnym pasku menu. To tutaj widzimy zadania zaplanowane w Pipedrive oraz te z zewnętrznego, zsynchronizowanego kalendarza. Modyfikowanie zadań jest równie proste – można je przerzucać metodą drag & drop, a nowe dodawać jednym kliknięciem.

Kolejny moduł, do którego możemy przejść, to produkty – coś, czego odnalezienie w zeszłym roku, było naprawdę wyzwaniem i wymagało poszukiwań. Nie dość, że teraz możemy bardzo szybko znaleźć miejsce, z którego stworzymy nowe kategorie produktów, to jeszcze poziom trudności jest zdecydowanie niższy.

Gdy już wiemy, jak zarządzać szansami sprzedaży, jak planować zadania oraz gdzie dodawać produkty, to czas na raporty. Tak, jak poprzednio – moduł postępy jest naprawdę rozbudowany. Tym razem oprócz pulpitu menedżera, raportów i celów mamy do dyspozycji spostrzeżenia w wersji beta, gdzie kompleksowo podejrzymy raporty otwartych i przegranych szans sprzedaży, wartości wygranych dealów, średniego czasu wygrania szans, średniej wartości wygranych szans i innych. Mimo odczucia, że nie mamy wielu funkcji ich personalizacji, producenci przygotowali tak dużo ich wariantów, że kompletnie nie powinniśmy czuć niedosytu. Wszystkie dane można również wyeksportować do pliku .xls i .csv.

Aplikacja mobilna

Pipedrive posiada aplikację mobilną z prawdziwego zdarzenia (dostępna na Androida i system iOS) – producent nie mydli nam oczu wspaniałą obietnicą, zaskakując później w najlepszym wypadku responsywną stroną, inaczej RWD. W bardzo przystępny możemy w niej podejrzeć wiadomości, zaplanowane zadania, statusy szans sprzedaży, a nawet raporty. Co więcej, z aplikacji możemy dzwonić do klientów, co zostanie od razu zaznaczone w karcie kontaktu.

Plusy

1. Pipedrive występuje w aż 16 wersjach językowych, w tym w języku polskim.
2. Nielimitowana przestrzeń na pliki.
3. Online czat 24/7 – konsultanci odpisują nawet „łamaną polszczyzną”. Dopytaliśmy o szczegóły i w przypadku, gdy napiszemy do nich po polsku, oni wrzucają wiadomość do translatora, aby móc na nią odpowiedzieć, później powtarzają schemat z odpowiedzią i wracają do nas w temacie – duży plus za chęci.
4. Dostęp na podstawie ról.
5. Mnóstwo dostępnych integracji.
6. E-mail tracking.
7. Integracja z VOIP.
8. Dostępne API.
9. Możliwość monitorowania celów w systemie.
10. Wsparcie wielu walut.
11. Aplikacja mobilna.
12. Dwukierunkowa synchronizacja kalendarza.
13. Rozbudowana baza wiedzy i filmy wideo z napisami w języku polskim.
14. Dodanie produktów jako odrębnego modułu do menu.
15. Integracja z Zapier.
16. Leadbooster – możliwość podpięcia czatbota do naszej strony internetowej z automatycznymi odpowiedziami, które od razu są gromadzone w systemie.

Minusy

1. Brak modułu ofertowania.
2. Miejscami pojawiają się słówka w języku angielskim – poszczególne wyrazy nie są przetłumaczone.
3. Mimo, że Pipedrive jest bardzo modyfikowalny, to nie ma możliwości wprowadzenia dedykowanych zmian na zamówienie.

Podsumowanie

Pamiętając kilka problemów, które pojawiły się przy zeszłorocznym testowaniu narzędzia, jesteśmy pod wrażeniem zmian jakie tutaj zaszły. Pipedrive to bardzo kompleksowe rozwiązanie, które może wyręczyć kilka różnych aplikacji używanych przez nas w codziennej pracy. Za niepozornym i minimalistycznym interfejsem stoi naprawdę rozbudowane zaplecze z ogromem możliwości, które są nieocenione w codziennej pracy z klientami. Nie można też nie wspomnieć o całodobowym czacie online i konsultantach, którzy są do naszej dyspozycji 24/7 – wszystkie odpowiedzi poza tą na Facebooku, mieściły się w przyzwoitych ramach czasowych (trzy próby: 2 min, 13 min, 543 min). Podsumowując: Pipedrive to naprawdę mocny kandydat na rynku systemów CRM dla MŚP. Mnogość funkcji, które mamy w zasięgu ręki, sprawia, że nie potrzebujemy niczego więcej, aby efektywnie działać na kontaktach. Wtórując producentom można śmiało powiedzieć – więcej sprzedawania, a mniej zbędnej pracy!