Recenzja: Livespace - system CRM


Szymon Negacz

Konsultant, Trener Sprzedaży i właściciel SellWise


1 lipca 2020

Livespace to narzędzie, którego z pewnością nie trzeba przedstawiać wszystkim tym, którzy są z nami od poprzednich edycji rankingu systemów CRM – jest duża szansa, że wielu z Was testowało to rozwiązanie, a część pewnie nawet została z nim na dłużej. W ramach wprowadzenia lub po prostu powtórki, należy wspomnieć, że Livespace to polska platforma CRM nowej generacji, dzięki której poukładamy pracę zespołu handlowego i zoptymalizujemy proces sprzedaży. Czekacie na konkrety? Tak, jak mówi Livespace – czas zrobić to porządnie, a więc do dzieła!

3, 2, 1… – START!

Jak zacząć? Dokładnie tak jak myślicie. Przechodząc na stronę internetową Livespace widzimy jej odświeżoną odsłonę, z dwoma przyciskami CTA, dzięki którym możemy umówić półgodzinną prezentację narzędzia z ekspertem bądź natychmiastowo przejść do samodzielnych testów Livespace.

Oba rozwiązania są sensowne – my natomiast jako stereotypowe „Zosie Samosie”, odrzucamy opcję prezentacji na rzecz samodzielnego rozkładania Livespace na czynniki pierwsze, czyli zaczynamy od utworzenia konta, co trwa mniej niż minutę.


* Domyślnie możemy testować ten system przez 14 dni. Jeżeli jednak to byłoby za mało, to my jako Sellwise możemy udostępnić kod na 30 dni – wystarczy dać znać.

Po zdecydowanie bezproblemowym i szybkim procesie tworzenia konta, przeglądarka od razu przenosi nas do systemu w planie Automation, z którym przygodę możemy rozpocząć, zaczynając od szybkiego zwiedzania, a tym samym zapoznania się z najważniejszymi funkcjami Livespace.

No właśnie – jakie funkcje systemu CRM są według Ciebie najważniejsze?

To zdecydowanie podchwytliwe pytanie, ponieważ nie ma takiego zbioru, który z punktu widzenia każdego z nas byłby perfekcyjnym zestawieniem oczekiwań względem tego typu platformy. Dla jednych będzie to możliwość szeroko pojętej pracy na karcie klienta w połączeniu z bardzo niszową integracją i graficznym przedstawianiem lejka sprzedażowego, a dla innych dostępność API, dwukierunkowa synchronizacja kalendarza bądź jeszcze zupełnie coś innego. Wreszcie – według Livespace, prowadzeni niemalże za rękę, przechodzimy przez szansę sprzedaży, jej status, etapy procesu, dodawanie notatek, tablicę profilu klienta, zestawienie wszystkich szans sprzedaży, a na końcu – przez pierwszą błyskawicznie domkniętą sprzedaż w systemie.

Gdy rozgrzewkę mamy już za sobą, czas na analizę kokpitu Livespace, który, tak jak poprzednio, wygląda bardzo czytelnie i nieskomplikowanie – a to w przypadku tego typu narzędzi jest zdecydowanie zaletą. Nikogo nie dziwi już fakt, że bardzo często producenci takich platform nawiązują do widoków z serii „już gdzieś to widziałem” – kto korzysta z najbardziej popularnych mediów społecznościowych, ten wie o czym mowa. Czy to źle? Absolutnie nie.

Oprócz znanej już większości z nas tablicy, na której znajdziemy najnowsze aktualizacje tematów, notatki bądź załączniki, to, co powinno nas szczególnie zainteresować, zaznaczyliśmy na niebiesko. To właśnie z poziomu kokpitu domyślnie możemy podejrzeć statystyki, zaplanowane, ale również i te przeterminowane zadania, a także skorzystać z sugestii wirtualnego asystenta Livespace.

W górnym menu Livespace znajdziemy natomiast zakładki (od lewej): kontakty, kalendarz, zadania, szanse sprzedaży i statystyki, a więc wydawać by się mogło, że wszystko czego oczekujemy mamy w zasięgu jednego kliknięcia. Oprócz tego, to, co z pewnością nie uszło uwadze wszystkim spostrzegawczym, to oba elementy znajdujące się kolejno po prawej i lewej stronie zrzutu ekranu, oznaczające kolejno czat wraz z Akademią Livespace (zbiór kursów produktowych) i listę 6 zadań, których wykonanie sugeruje producent, aby nasz CRM był gotowy do akcji.

Podążając śladem samouczka, dzięki któremu przejdziemy przez podstawowe kroki konfiguracji Livespace, możemy zacząć od importu danych, Jest to bardzo istotna i niezwykle przydatna funkcja, szczególnie wtedy, kiedy korzystaliśmy z podobnych rozwiązań bądź naszym dotychczasowym systemem CRM był arkusz kalkulacyjny – tak, to nie jest pomyłka, nadal spotykamy wiele firm, które korzystają z Excela 🙂

Na potrzeby testu skorzystaliśmy z dostępnej bazy liczącej 27 rekordów, której zaimportowanie do systemu Livespace poszło bardzo sprawnie – trwało około 5 sekund i już wszystkie informacje pojawiły się w odpowiedniej zakładce – kontakty.

Trzymając się kolejnych, podpowiadanych przez producentów Livespace kroków – zaproszenia współpracowników oraz dostosowania procesu sprzedaży (podłączenie skrzynki e-mail pomijamy całkowicie świadomie, aby powrócić do niej na etapie omawiania dostępnych integracji – brawa dla wszystkich spostrzegawczych 🙂 ), utwierdzamy się tylko w przekonaniu, że Livespace zadbał o to, aby nasz systemowy onboarding naprawdę nie był wymagający i aby poradził sobie z nim każdy z nas – dosłownie nawet ten, kto jeszcze pięć minut temu nie wiedział czym jest system CRM. Możecie zatem liczyć w Livespace na wiele wskazówek, które dosłownie powiedzą Wam co należy zrobić – tak, jak ta poniżej, z pomocą, której zaprosimy współpracowników i przydzielimy im odpowiednie role i dostęp a niemalże na podstawie jednego kliknięcia.

Po sprawdzeniu funkcji dodawania zespołu, możemy w końcu dostosować swój własny proces sprzedaży, co zrobimy w specjalnie przygotowanym przez Livespace konfiguratorze. Jest to bardzo dobry moment, aby przede wszystkim zastanowić się czy w rzeczywistości działamy zgodnie z naszym procesem sprzedaży albo czy w ogóle go mamy.

Co istotne, możemy zaprojektować ten proces niemalże od zera, zaczynając od ustawienia jego domyślnej długości, po liczbę etapów, konkretnych działań w etapie, przydzielenie wag, kończąc na określonych akcjach, które muszą być wykonane, aby realizować poszczególne zadania – czeka tutaj na nas spora dowolność.

Ostatni punkt na liście szybkiej konfiguracji Livespace, chciałoby się powiedzieć – last but not least, to dodawanie szansy sprzedaży. Tak naprawdę jest to moment, kiedy pierwszy raz na poważnie wyciągamy stoper i weryfikujemy jak bardzo musimy się napocić, aby wprowadzić niezbędne informacje do systemu. W przypadku Livespace, średnia z trzech prób wynosi niewiele ponad 20 sekund, co jest dość przyzwoitym wynikiem. Szansa dodana? Dodana – a więc możemy zakończyć szybką konfigurację i sprawdzić co takiego czeka na nas dalej w Livespace.

Synchronizacja i integracje

Przechodzimy do punktu, który tak naprawdę w wielu przypadkach determinuje końcowy wybór narzędzia, ponieważ nic nam po najpiękniejszym i przyjaznym kokpicie czy fantastycznie rozbudowanych kartach klienta, jeżeli brakuje nam niezbędnych integracji. Oczywiście w wielu przypadkach producenci oferują customizację narzędzi, co wiąże się z kosztami, które mogą być nie do przeskoczenia w przypadku z góry określonego budżetu na ten cel. Co oferują nam w tym temacie producenci Livespace? Zaczynając od tych podstawowych – kalendarza i skrzynki e-mail, sprawdzamy jak szybko można zintegrować dwa podstawowe narzędzia codziennej pracy.

Obie rzeczy możemy bezproblemowo podpiąć z poziomu ustawień profilu – konto e-mail za pomocą konta Google lub IMAP, a kalendarz: dwustronnie (wyświetlanie zadań z Livespace w aplikacji) przy wykorzystaniu formatu iCal bądź korzystając z Microsoft Outlook Calendar. Warto na pewno zwrócić uwagę na pojawienie się możliwości natywnej dwustronnej integracji z kalendarzem (której w zeszłym roku nie było), wielka szkoda natomiast, że nadal w opcjach zabrakło G Suite.

Pozostałe integracje – jest ich 24 oraz API, możemy znaleźć po przejściu do ustawień konta. Oprócz Zapiera, który daje nam naprawdę szerokie możliwości łączenia się z ponad 1000 zewnętrznymi rozwiązaniami, znajdziemy tam między innymi również takie narzędzia jak: Sellizer, SALESmanago, Landingi i inne, a więc wniosek nasuwa się sam i jest taki, że Livespace oferuje naprawdę szerokie pole dostępnych integracji, za co duży plus.

CRM

Przechodząc sumiennie przez wszystkie kroki szybkiej konfiguracji systemu mogliśmy już poniekąd sprawdzić jak Livespace sprawdza się jako system do zarządzania relacjami z klientem. Na tym etapie absolutnie nie ma się do czego przyczepić, narzędzie prowadzi nas za rękę, jest proste w obsłudze i intuicyjne, a support chętnie służy szybką pomocą (w godzinach 9:00 – 17:00). Jak wyglądają poszczególne moduły, które powinny nas interesować? Przyjrzyjmy się karcie kontaktu oraz szansie sprzedaży – w końcu to dwa najważniejsze elementy, na których pracujemy na co dzień.

Przechodząc w konkretną szansę sprzedaży, mamy całkowity pogląd na sytuację danego klienta – oczywiście jeżeli rzetelnie pracujemy na kontakcie i aktualizujemy szansę na bieżąco . Na szczególne wyróżnienie zasługuje prosty widok – w zasięgu wzroku mamy tak naprawdę wszystko, czego potrzebujemy – osobę kontaktową, opiekuna kontaktu, najnowsze aktualizacje, ostatnie e-maile (jeżeli podłączymy skrzynkę e-mail), zaplanowane zadania, produkty i koszty (dodajemy ten element z poziomu ustawień), a także status szansy sprzedaży. Oprócz powyższych, z tego widoku możemy również przypisać ją do konkretnej grupy bądź opisać dowolnym tagiem, dzięki czemu już proste wyszukiwanie szansy, do czego przejdziemy dalej, stanie się jeszcze prostsze. Praktycznie wszystkie te funkcje są dostępne również z poziomu karty kontaktu – która nie różni się niczym poza sekcją statusu szansy sprzedaży – w tym miejscu znajdziemy wszystkie wylistowane szanse powiązane z danym kontaktem bądź otworzymy nową, a także po zainstalowaniu dodatkowych integracji, takich jak Sellizer, znajdziemy tam dodatkowe dane, na przykład o tym czy klient otworzył ofertę, czy też nie.

Kontynuując wątek wyszukiwania szans sprzedaży, o którym wspomnieliśmy powyżej, musimy dodać, że znalezienie ich jest niesamowicie proste i możliwe na kilka różnych sposobów. Przede wszystkim – chcąc mieć obraz aktualnej sytuacji, wystarczy przejść do zakładki szans sprzedaży, a dzięki wielu możliwym filtrom znajdziemy wszystko to, co nas interesuje. Na pochwałę zasługuje również mnogość widoków – od popularnej tablicy kanban, gdzie przenosimy kafelki na zasadzie metody drag & drop, przez widok prosty, rozszerzony, kolumnowy i firmowy, kończąc na kafelkach i uwaga – tu wisienka na torcie, swój własny zaprojektowany indywidualnie widok. Ponadto, zarówno szanse, jak i inne, istotne informacje, możemy szybko znaleźć korzystając z lupki, która znajduje się w prawym, górnym rogu panelu.

Zarządzanie szansami sprzedaży w Livespace jest, mówiąc banalnie, bardzo proste. Możemy je jednym kliknięciem przenosić, zmieniać ich szczegóły, dodawać notatki, odhaczać etapy procesu sprzedaży, a nawet wysyłać personalizowane bądź zautomatyzowane e-maile. Co nas wspomoże w sprawnym działaniu na szansach? Zdecydowanie zadania, którymi możemy zarządzać bezpośrednio z karty tego modułu bądź z karty klienta albo bezpośrednio z szansy sprzedaży i które dają nam szereg możliwości – przypomnienia, przypisywanie osób odpowiedzialnych, cykliczność czy ustawienia prywatności.

Nie możemy zapominać również o statystykach i raportach, dzięki którym na bieżąco mamy możliwość optymalizacji swoich procesów. Częsta niechęć handlowców do tego typu systemów wynika właśnie z obawy przed kontrolą i ponoszeniem przykrych konsekwencji swoich działań bądź ich braku, a to przecież nie o nie chodzi – przede wszystkim, system CRM jest narzędziem, dzięki któremu możemy sprawnie WYCIĄGAĆ WNIOSKI, próbować nowych rozwiązań i błyskawicznie poprawiać to, co nie działa.

Jak zatem wygląda moduł raportowania w Livespace? Tutaj nic się nie zmieniło od poprzedniej edycji rankingu – nadal teoretycznie jest ich niewiele, jednak w praktyce, wykorzystując dostępne filtry, możemy zobaczyć to, co konieczne – dane dotyczące szans sprzedaży, skuteczności, kontaktów, aktywności, produktów, realizacji celów i wyników oraz ranking, będący zestawieniem wartości szans sprzedaży, ich liczby oraz liczby produktów.

Każdy z wykresów może być przedstawiany w formie graficznej oraz tabeli, z której dane sprawnie wyeksportujemy do formatu XLS w razie potrzeby. Ciekawą opcją jest również analiza działań, w której znajdziemy statystyki poszczególnych etapów w szansach sprzedaży oraz możliwość prognozowania naszej sprzedaży i kosztów, co daje nam obszerny obraz na przewidywany poziom wyników w przyszłości.

Aplikacja mobilna

Można śmiało powiedzieć, że trudno o łatwiejszą w obsłudze wersję systemu, a jednak aplikacja Livespace daje radę – nie dość, że jest dobrze przemyślana, to mamy pod ręką wszystkie niezbędne funkcje dające podgląd na sytuację w czasie rzeczywistym. Występuje również w dwóch wersjach, na Androida i iOS, z czego pierwsza z nich może być wspierana dodatkiem do rejestracji połączeń – bardzo fajna sprawa, dzięki której każde połączenie będzie od razu odnotowane profilu klienta.

Plusy

1. Dostępny w trzech wersjach językowych – polski, angielski i rosyjski.
2. Nielimitowana przestrzeń na pliki.
3. Integracja z Zapier.
4. Aplikacja mobilna.
5. Czat z supportem online (w wybranych godzinach).
6. Wsparcie wielu walut.
7. Możliwość modyfikacji i personalizacji elementów.
8. Monitoring realizacji celów.
9. Narzędzie łatwe w obsłudze.
10. Możliwość automatyzacji e-maili.
11. Dostępność API.
12. Integracja z VOIP.
13. Dostęp na podstawie ról.
14. Dedykowana dodatek do aplikacji Call Tracker na Androida.
15. Akademia Livespace – bezpłatne kursy produktowe dostępne online.

Minusy

1. Brak modułu ofertowania.

Podsumowanie

Livespace to z pewnością system CRM, który możemy szczerze rekomendować każdemu, kto utracił kontrolę nad procesem sprzedaży w swojej firmie. Dzięki temu narzędziu można przywrócić ład i harmonię – intuicyjny kokpit, który nie da nam o niczym zapomnieć, wirtualny asystent, który podpowiada jakie kroki można jeszcze wykonać, a do tego estetyczny i nieskomplikowany wygląd wspierany całkiem przemyślaną aplikacją mobilną. Czujemy natomiast lekki niedosyt – nie zmieniło się zbyt wiele od ostatniego rankingu, a przecież wielu z nas z pewnością słyszało, że ten kto się nie rozwija, to tak naprawdę się cofa. Przechodząc jednak do sedna, korzystanie z Livespace jest przyjemnością, a nie przykrym obowiązkiem, a więc polecamy narzędzie wszystkim tym, którzy szukają kompleksowego, łatwego w użytkowaniu rozwiązania. My natomiast, mamy ogromną nadzieję, że producent Livespace jeszcze w przyszłości nas czymś zaskoczy i odczaruje nieco powiedzenie, że lepsze jest wrogiem dobrego 🙂