Recenzja: HubSpot - system CRM


Szymon Negacz

Konsultant, Trener Sprzedaży i właściciel SellWise


1 lipca 2020

HubSpot pojawia się premierowo w naszym rankingu systemów CRM. Jest systemem bardzo kompleksowym i pokrywającym szersze obszary niż większość alternatywnych rozwiązań. W swojej podstawowej wersji pozwala zarządzać sprzedażą i klientami, jednak można go rozbudować o dodatkowe moduły (Huby): Marketing (lead generation i marketing automation), Sales (zaawansowane funkcje CRM), Service (customer service), CMS (zarządzanie treścią) i Operations (automatyzacja). Rozwiązanie jest międzynarodowe  i rozbudowane. Obecnie system jest używany przez ponad 113 000 zespołów w 120 krajach. 

Jak utworzyć konto?

Hubspot w swojej podstawowej wersji jest darmowy i umożliwia nam natychmiastowy dostęp do narzędzia. Po wejściu na stronę możemy od razu założyć konto lub poprosić o prezentację systemu przez przedstawiciela firmy. Standardowo, aby założyć konto, wystarczy w pierwszym kroku podać imię, nazwisko i adres mailowy. Konto można założyć, korzystając z konta Google.

 

W kolejnych krokach należy wybrać zajmowane stanowisko, branżę, nazwę i  wielkość firmy oraz adres jej strony internetowej. Przy procesie rejestracji użytkownik może wybrać swój stopień znajomości systemu –  czy pracował kiedykolwiek na systemach CRM i czy korzystał dotąd z HubSpota. Aby lepiej dopasować system do potrzeb użytkownika, należy wybrać jeden z obszarów, który chcemy wesprzeć systemem (sprzedaż, marketing itd.). 

Chociaż proces zakładania konta jest intuicyjny, należy zauważyć, że w całości przebiega w języku angielskim. Podobnie jest z całym systemem – nie udostępnia polskiej wersji językowej, kontakt z supportem przebiega także w języku angielskim. 

Po poprawnym pierwszym logowaniu do systemu pojawia się okno zachęcające do zapoznania się z podstawowymi funkcjami w ramach samouczka.

 Samouczek składa się z 11 kroków i jest bardzo dobrym sposobem na poznanie systemu “w pigułce”. Pozwala sprawnie zapoznać się z podstawowymi funkcjami i budową HubSpota.

Pierwsze kroki

Pierwszym rekomendowanym krokiem jest import kontaktów do systemu. Wskazówka kieruje także do szerszego opisu procedury w bazie wiedzy.  W ramach kolejnych kroków należy połączyć skrzynkę mailową z Hubspotem, przez co wnikliwie przeprowadza użytkownika instrukcja w podlinowanej bazie wiedzy. Samouczek zaznajamia także użytkownika z kartami kontaktów (krok 3) i firm (krok 4). W kroku 5 użytkownik dowiaduje się jak dodać nową szansę sprzedaży powiązaną z kontaktem. 

 

Od kroku 8 użytkownik zapoznaje się z częścią systemu związaną z zarządzaniem szansami sprzedaży, które są przedstawione w wygodnym widoku Kanban.

 

 

Ostatnim krokiem samouczka jest prezentacja możliwości raportowania w HubSpocie.

 

CRM

Centrum nawigacji po systemie stanowi górny pasek z menu. Na stronie głównej systemu użytkownik znajdzie przewodniki po funkcjach systemu. W wersji podstawowej mamy garść wskazówek dla poszczególnych Hubów.

 

 

HubSpot oferuje także maksymalnie 14-dniową wersję trialową płatnych dodatkowych modułów. Można je aktywować po kontakcie z przedstawicielem firmy. Przy aktywnym wersjach trialowych, strona główna stanowi przewodnik po konfiguracji dodatkowych modułów.

 

 

System udostępnia obszerny kokpit z listą kontaków, które można filtrować przy użyciu różnych kryteriów. Filtry można zapisywać, tworząc swoje spersonalizowane widoki. Jest to niewątpliwie duża zaleta przy rosnącej bazie danych, jeżeli chcemy np. wyszukać wszystkie kontakty, które są w określonej części lejka sprzedażowego.  Z widoku listy można też intuicyjnie dodać nowy kontakt do bazy. Po kliknięciu w nazwę kontaktu można przejść do jego indywidualnej karty i poznać więcej szczegółów. Widok ten jest znany już użytkownikowi z fazy samouczka.

 

 

Karta kontaktu daje komplet informacji o kontrahencie. Można bezpośrednio z niej połączyć się telefonicznie z klientem (HubSpot oferuje możliwość połączeń telefonicznych), wysłać maila, odnotować aktywność, stworzyć zadanie, czy umówić spotkanie online, które zapisze się w naszym kalendarzu. Na karcie kontaktu można także prześledzić historię aktywności związanej z klientem oraz śledzić powiązane szanse sprzedaży.

 

Zarządzanie firmami

Z widoku listy kontaktów można także łatwo przejść do widoku firm w bazie. Ten ekran nie odbiega znacząco od listy kontaktów. Także mamy możliwość filtrowania i zapisu spersonalizowanego widoku listy. Podobnie wygląda kwestia karty firmy. Mamy tutaj funkcjonalności analogiczne do tych z karty kontaktu oraz podlinkowane kontakty (osoby) z naszej bazy pracujące w firmie.

Telefony

Kolejną zakładkę z menu kontaktów stanowią połączenia telefoniczne. Połączenia są przedstawione także w formie listy z możliwością filtrowania. 

Activity feed

Zakładka aktywności swoim wyglądem przypomina dobrze znane większości użytkowników “walle” z mediów społecznościowych. To miejsce gdzie można na bieżąco monitorować wszystkie aktywności związane z kontaktami. 

 

 

Ciekawym rozwiązaniem jest możliwość śledzenia aktywności z dowolnej zakładki w przeglądarce. HubSpot udostępnia rozszerzenie do Chrome, które wyświetla monit z nowymi aktywnościami.

 

Listy

Ostatnim elementem menu kontaktów jest zakładka z listami mailingowymi. System umożliwia tworzenie spersonalizowanych dynamicznych list kontaktów, bazując na osobach lub firmach.

 

Wiadomości

Kolejnym elementem menu głównego systemu jest obszar rozmów z klientami. W tym miejscu menu można sprawnie zarządzać wiadomościami. 


HubSpot umożliwia komunikację mailową z klientami, zarządzanie chatbotem (i jego konfigurację), komunikację przez formularze i Facebook Messengera. Z zakładki Conversation można także zdefiniować szczegółowe przepływy wiadomości w chatbocie, zautomatyzować odpowiedzi oraz skonfigurować szablony wiadomości. Skrzynka mailowa po integracji z kontem email ma intuicyjny layout znany z innych rozwiązań pocztowych.

Marketing

Zakładka marketing to zbiór funkcjonalności wspierających aktywności marketingowe. 



System w swojej darmowej wersji daje możliwość skorzystania w ograniczonym wymiarze funkcji dostępnych w dedykowanych systemach marketing automation. W podmenu mamy dostępne opcje:

  •  integracji ze znanymi panelami do przeprowadzania płatnych kampanii reklamowych (Facebook, Instagram, LinkedIn, Google), 
  • automatyzacji wysyłki mailingu (2000 wiadomości miesięcznie w darmowej wersji programu), stworzenia 20 Landing Page’y przy wykorzystaniu blokowego konfiguratora,
  • kreatora najpopularniejszych typów formularzy.


Pozostałe funkcje marketingowe systemu są dostępne po wykupieniu dostępu do modułu Marketing.

Sprzedaż

Centrum zarządzania sprzedażą i szansami stanowi zakładka Sprzedaż w menu głównym systemu.

 

Szanse sprzedaży

Pierwszym elementem menu jest widok szans sprzedaży prezentowany już przy okazji samouczka.

 

 

Szanse sprzedaży można przenosić za pomocą drag&drop na kolejne etapy lejka. Wygodna jest także możliwość filtrowania szans zarówno po najbardziej popularnych parametrach (data utworzenia, właściciel itd.) jak i tych mniej oczywistych. Lista parametrów jest imponująca, a poniżej zaprezentowano tylko jej niewielki fragment.

 

 

Zadania

W ramach zakładki Sprzedaż można także przeglądać zadania. Widok zawiera wszystkie zadania pogrupowane w kilku zakładkach, można dodawać także swoje zakładki z grupą zadań. Nowe zadanie można utworzyć, korzystając z przycisku “Create Task”. Zadania można przypisywać do różnych członków zespołu, nadawać im priorytety, zdefiniować typ, powiązać z firmą, osobą, przypisywać deadline oraz ustawiać przypomnienia.

Nowe zadanie można utworzyć, korzystając z przycisku “Create Task”. Zadania można przypisywać do różnych członków zespołu, nadawać im priorytety, zdefiniować typ, powiązać z firmą, osobą, przypisywać deadline oraz ustawiać przypomnienia.

 

 

 

Dokumenty

Zakładka dokumenty służy do zarządzania plikami powiązanymi ze sprzedażą. HubSpot udostępnia opcję prostego repozytorium, w którym można kategoryzować pliki w folderach oraz udostępniać je innym użytkownikom. 

 

Spotkania

W zakładce spotkania użytkownik ma możliwość zdefiniowania swojej dostępności, aby ułatwić proces umawiania spotkań z kontrahentem. Wynikiem procedury jest wygenerowanie linku, pod którym odbiorca wybiera termin spotkania z dostępnej puli.

 

Oferta

Kolejnym ciekawym elementem HubSpota jest moduł ofertowania. W systemie można wygenerować na podstawie standardowych szablonów wygenerować ofertę i śledzić jej losy w panelu.

 

 

Chociaż cały system jest w angielskiej wersji językowej (lub innej z siedmiu dostępnych), wygenerowana oferta może być w języku polskim, chociaż tłumaczenie nie jest idealne. Oferta powstaje na bazie szansy sprzedaży. Status oferty można śledzić w głównym widoku zakładki.

 

Opieka posprzedażowa

Zakładka Service to miejsce w którym łatwo można zarządzać zadaniami związanymi ze wsparciem. Nowe zadania można przypisywać do kontaktów, firm i osób odpowiedzialnych za realizację po stronie naszej organizacji. Widok przypomina nieco widok Szans sprzedaży i umożliwia śledzenie realizacji zadań przez Drag&Drop.

 

Automatyzacja

Kolejnym potężnym narzędziem dostarczanym przez HubSpota jest moduł automatyzacji. To tutaj można tworzyć scenariusze przepływu komunikacji i automatyzować różne akcje. Niestety moduł jest dostępny tylko w płatnej wersji Sales Hub, jednak narządzie daje ogromne możliwości usprawnienia procesu sprzedaży.

 

Raportowanie

Ostatnim elementem menu głównego CRMu jest sekcja związana z raportowaniem. W ramach modułu można tworzyć Dashboardy z głównymi informacjami, bazując na standardowych formatkach lub tworząc własne (tutaj mamy pewne ograniczenia w bezpłatnej wersji systemu).

 

 

Aplikacja mobilna

HubSpot udostępnia wersję mobilną systemu w aplikacjach dla iOS oraz Androida. Łatwo można w niej przejrzeć karty kontaktów, szanse sprzedaży, czy aktywności. Aplikacja jest łatwa w użytkowaniu i przejrzysta.

 

Integracje

Mogłoby się wydawać, że HubSpot jest na tyle kompleksowym rozwiązaniem, że nie potrzeba nic więcej. Możliwe, jednak producent dostarcza nam rozległe możliwości integracji z dodatkowymi narzędziami. Podstawowe integracje z kalendarzem, czy skrzynką mailową przebiegają sprawnie i łatwo. Lista wszystkich dostępnych dodatków i integracji jest dostępna z zakładki Marketplace i jest imponująca.

 

Plusy

    1. Rozwiązanie jest bardzo obszerne i kompleksowe
    2. Szerokie możliwości integracji z zewnętrznymi narzędziami
    3. Intuicyjna obsługa
    4. Śledzenie komunikacji zarówno mailowej, jak i z innych narzędzi
    5. Zarządzanie uprawnieniami użytkowników
    6. Możliwość bezpośredniego umawiania spotkań online
    7. Możliwość bezpośredniego dzwonienia z systemu
    8. Generowanie ofert
    9. Synchronizacja kalendarza
    10. Monitorowanie szans sprzedaży
    11. Aplikacja mobilna
    12. Dodatkowe funkcje marketingowe
    13. Rozbudowana baza wiedzy
    14. Czatbot

Minusy

    1. Rozwiązanie jest złożone i może być ponad potrzeby niewielkich organizacji
    2. Brak polskiej wersji językowej
    3. Brak wsparcia w języku polskim
    4. Rozwiązanie jest kosztowne przy wykorzystaniu dodatkowych modułów

 

Podsumowanie

Hubspot to rozległe zaawansowane narzędzie, które spełnia nie tylko funkcje typowego CRMu, ale dostarcza znacznie szerszy wachlarz możliwości. Możemy tutaj połączyć działania marketingu, kompleksowo obsłużyć sprzedaż (łącznie ze śledzeniem ofert), zautomatyzować działania oraz obsłużyć klienta w ramach serwisu. To bardzo dobre rozwiązanie dla większych organizacji, które cenią sobie połączenie wielu narzędzi w jednym miejscu i dysponują budżetem na odpowiednim poziomie.