Recenzja: Freshsales - system CRM


Szymon Negacz

Konsultant, Trener Sprzedaży i właściciel SellWise


1 lipca 2020

Ten system chodził nam po głowie już od dawna, ponieważ niejednokrotnie mieliśmy z nim do czynienia – czy to w rozmowach z naszymi Klientami, czy też w mediach społecznościowych i na forach sprzedażowych. Nie było zatem lepszej okazji do wzięcia go pod lupę i sprawdzenia czy Freshsales (który powstał, dlatego, że podczas zgłaszania usterki telewizora obsługa klienta była za słaba), faktycznie jest lepszy od innych. Czy dołączymy do 150 000 firm, które mu zaufały? Sprawdźmy.

Od czego zacząć?

Wersję testową narzędzia możemy uruchomić natychmiastowo po przejściu na stronę producenta – wystarczy podać imię, nazwisko, adres e-mail, firmę, nazwę domeny, a także numer telefonu, a po chwili będziemy się cieszyć aż 21 – dniowym okresem próbnym, co naszym zdaniem w zupełności wystarczy, aby zweryfikować jak Freshsales sprawdza się w praktyce.

Po zalogowaniu, automatycznie wyświetli się nam coś w rodzaju samouczka, który w siedmiu krokach przedstawia najważniejsze funkcje i możliwości systemu – np. VOIPa, śledzenie e-maili, masowa wysyłka wiadomości, ich szablony, filtrowanie kontaktów po według potencjału sprzedażowego, praca na lejku sprzedażowym oraz aplikacja mobilna.

Na tym etapie również warto wrócić na swoją skrzynkę e-mailową, aby aktywować konto – mimo, że domyślnie nasz system pojawił się w polskiej wersji językowej, to na tym etapie możemy wybrać inny, dowolny spośród ponad 30 dostępnych.

Po powrocie do systemu CRM, czeka na nas całkiem ciekawy pulpit aktywności – znajdziemy w nim wszystkie zaplanowane, a także te zakończone działania, dzięki czemu jest duża szansa, że w natłoku codziennych obowiązków niczego nie pominiemy. Oprócz tego, po prawej mamy dostęp do krótkiego, dziennego podsumowania oraz tzw. szybkich linków – czyli stron internetowych, do których często powracamy.

Menu znajdujące się po lewej stronie, składa się z ośmiu modułów – poznanego już pulpitu aktywności oraz zakładek: potencjalni klienci, kontakty, konta, transakcje, rozmowy, raporty i ustawienia. W górnej części znajdziemy wyszukiwarkę oraz skróty i powiadomienia. Na wyróżnienie zdecydowanie zasługuje plus, który również widzimy w tym miejscu – dzięki tej funkcji za pomocą jednego kliknięcia możemy dodać kontakty, konta, transakcje, zadania, spotkania, połączenia, SMSy, raporty, e-maile oraz sekwencje i szablony wiadomości. Patrząc na konkurencję, gdzie zazwyczaj ten dodatek ogranicza się do kontaktów, szans sprzedaży i zadań, tutaj mamy naprawdę dużo więcej możliwości.

Konfiguracja systemu

Freshsales sam podpowiada nam, że warto zacząć od zaproszenia swojego zespołu – przechodzimy do tej funkcji bezpośrednio z poziomu podpowiedzi, która pojawiła się z prawej strony.

Oprócz tego, Freshsales podpowiada nam (żółta belka na górze panelu), że na tym etapie dobrym krokiem jest również integracja z pocztą oraz import danych. O ile do pierwszej przejdziemy za moment, o tyle import bierzemy na tapet od razu. Co istotne, obie podpowiedzi są hiperłączem – nie trzeba tych funkcji szukać w zakładkach ani w ustawieniach, wystarczy kliknąć i od razu możemy przystąpić do działania.

Funkcja importu kontaktów, tak jak pozostałe, pojawia się po prawej stronie, dzięki czemu cały czas mamy podgląd na całe narzędzie, a to naszym zdaniem jest zdecydowanie lepszą opcją niż zasłanianie całego ekranu dodatkowym oknem, tak jak na przykład w Firmao. W tym przypadku, proces ten składa się z dosłownie dwóch, łatwych kroków – dodania bazy (z możliwością pominięcia duplikatów) oraz przypisania pola jako odpowiednika danej z bazy we Freshsales.

Po udanym imporcie, wszystkie dane znajdziemy w zakładce potencjalni klienci, skąd bardzo sprawnie możemy ich przenieść do modułu kontaktów. To, na co koniecznie musimy zwrócić uwagę to scoring klientów, który pokazuje wprost, który z listy jest najbliżej finalizacji zakupu. Co więcej, sama lista kontaktów jest bardzo przejrzysta, ale możemy ją wyświetlać wyłącznie w postaci listy – skróconej i rozszerzonej. Co ważne, warto dodać, że oprócz klasycznej bazy do zaimportowania, możemy również zmigrować dane pomiędzy Freshsales, a Salesforce, Insightly, Zoho CRM, Pipedrive i SalesforceIQ.

Kolejnym istotnym modułem, któremu na tym etapie przyglądamy się z dużą ciekawością, są transakcje, a dokładnie sposób ich konfiguracji i personalizacji. Jakichkolwiek zmian możemy dokonać bezpośrednio z poziomu ustawień, przechodząc do pozycji przepływy, gdzie pojawia się opcja zdefiniowania 10 spersonalizowanych przepływów (lejków) z różnymi etapami transakcji i prawdopodobieństwem zamknięcia szansy. Sama konfiguracja jest dość prosta, a projektowanie poszczególnych etapów nie powinno nikomu sprawić jakichkolwiek trudności – gdyby jednak takie się pojawiły, po prawej stronie znajdziemy odnośnik do materiałów i krótkiego video, w których producent krokowo pokazuje jak się za to zabrać.

Synchronizacja i integracje

Gdy rozmawiamy o jakichkolwiek wymaganiach względem systemów CRM z naszymi Klientami, najczęstszym, poruszanym obszarem są konkretne integracje, które mają decydujący wpływ na ostateczny wybór narzędzia. Obecnie, każdy oczekuje tych podstawowych – połączenia się ze skrzynką e-mail oraz kalendarzem, co jest kwestią tak oczywistą, że pomija się ten fakt podczas rozmowy, skupiając się na innych „bajerach”.

Trzymając się sugestii ze strony Freshsales, zaczynamy od konfiguracji poczty e-mail, co zrobimy za pomocą kliknięcia w hiperłącze, znajdujące się w dobrze znanym już wszystkim górnym, żółtym polu.

Tak, jak poprzednio, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, możemy skorzystać z krótkiej instrukcji, znajdującej się po prawej stronie bądź z czatu z konsultantem. Sama konfiguracja przebiega szybko i bezproblemowo – na przykład przy wykorzystaniu Gmaila zajęło nam to dosłownie 3 sekundy. To jednak nie wszystko, ponieważ gdy przejdziemy do zakładki ustawień poczty e-mail, możemy włączyć takie opcje jak: śledzenie otwarcia i klikania w wiadomości, powiązanie e-maili z potencjalnym klientem czy kontaktem, a nawet automatycznie zaciągać dane do bazy i ustawić stopkę.

Wracając jednak jeszcze do drugiej, niezbędnej integracji – kalendarza, sprawdzamy czy równie sprawnie, jak wyżej, zaimportujemy wydarzenia do tego systemu CRM. Aby to zrobić, nie musimy wychodzić poza widok, z którego integrowaliśmy się z pocztą e-mail, ponieważ, tak jak widać na powyższym screenie, opcja ta znajduje się zaraz poniżej. Co więcej, jeżeli połączyliśmy się wcześniej z kontem Google, kalendarz zsynchronizował się samoistnie – musimy przyznać, że to była najszybsza konfiguracja tych dwóch elementów, z jaką kiedykolwiek mieliśmy do czynienia.

Oprócz tych podstawowych rozwiązań, Freshsales ma naprawdę wiele asów (aplikacji ) w rękawie – wszystkie znajdziemy w ustawieniach, dalej aplikacje. Dostępne dodatki są podzielone na 13 kategorii, między innymi narzędzia marketing automation, lead generation czy też te analityczne oraz związane z finansami i inne. Co istotne, Freshsales integruje się z Zapierem, dzięki czemu, poza już domyślnie obszerną listą, otrzymujemy dostęp do ponad 1000 różnych rozwiązań. Gdyby to było nadal za mało – producent udostępnia API, dzięki któremu mnogość różnych możliwości jest jeszcze większa.

CRM

Jak dotąd, że Freshsales to niejedyny produkt tego producenta – do dyspozycji mamy jeszcze Freshconnect, Freshdesk, Freshcaller, Freshchat, Freshmarketer oraz Freshping, których można, ale nie trzeba używać komplementarnie. Skupiając się jednak na samym rozwiązaniu CRM, sprawdzamy, jak może nam on pomóc w codziennej pracy i budowaniu relacji z klientem.

Przechodząc ponownie do transakcji, o których już wspominaliśmy, zastajemy klasyczny widok tablicy kanban, gdzie za pomocą metody drag & drop możemy zarządzać szansami sprzedaży. Mamy tutaj do czynienia z bardzo podobnym modelem jak w Pipedrive – już na samej kafelce zobaczymy kolorowe elementy, które będą nam pokazywały, czy mamy zaplanowane działania, czy są one dopiero przed nami lub czy są przeterminowane.

Sam widok tego modułu możemy wyświetlać na trzy sposoby – lejka (kanban), listy skróconej oraz rozszerzonej, co w połączeniu z kilkoma dostępnymi filtrami sprawi, że dostosujemy informacje i okroimy pozycje do tych najbardziej pożądanych.

Nowe szanse sprzedaży dodamy przy wykorzystaniu funkcji dostępnej w prawym, górnym rogu – niebieskiego plusa, co również nie jest nazbyt czasochłonne i skomplikowane.

Szansa sprzedaży wygląda bardzo standardowo – widzimy etap, na którym znajduje się klient oraz wszystkie szczegóły dotyczące tej transakcji, takie jak: data realizacji, obszar, źródło, walutę, prawdopodobieństwo, działania na karcie i inne. Z tego poziomu możemy również dzwonić do kontaktu, dodawać notatki i pisać e-maile, a także korzystać z dodatków (np. do fakturowania), dzięki którym w jednym miejscu znajdziemy wszystkie informacje dotyczące tej konkretnej szansy.

Przechodząc do zakładki konkretnego kontaktu sprawdzimy natomiast wszystkie działania wykonane na kliencie, a także jego scoring oceniający szanse na domknięcie sprzedaży, co jest dość ciekawym, zasługującym na wzmiankę, dodatkiem.

Wszystkie działania istotne z perspektywy systemu CRM znajdziemy we wcześniej wspomnianej pozycji – niebieskim plusie. To tutaj błyskawicznie dodamy klientów, szanse sprzedaży, zadania, wykonamy połączenia, napiszemy SMSa, utworzymy raport, a także zaplanujemy wysyłkę e-maili. Jedyne, czego brakuje nam w całym systemie CRM, to moduł ofertowania, reszta działa bez zarzutu.

Warto pochylić się jeszcze nad modułem raportów, które mogą mieć realny wpływ na optymalizację naszej codziennej pracy. Co nas bardzo pozytywnie zaskoczyło, to ich liczba – Freshsales ma aż ponad 60 domyślnych raportów, które można dowolnie edytować wedle własnych upodobań.

Aplikacja mobilna

Aplikacja mobilna Freshsales występuje w wersji na system operacyjny iOS oraz Android i jest okrojoną wersją narzędzia w formie desktopowej. Z jej poziomu łatwo sprawdzimy jakie zadania zaplanowaliśmy, dodamy klienta, a także szansę sprzedaży, czyli wszystko to, co warto mieć pod ręką. Sam design jest bardzo prosty, a funkcje nieskomplikowane, dzięki czemu korzystanie w biegu nie powinno sprawić nikomu trudności.

                                 

Plusy

1. Aż 34 wersji językowych – w tym wersja polska.
2. Support telefoniczny w języku polskim – poprzez partnera.
3. Integracja VOIP.
4. Integracja z Zapier.
5. Dostępność API.
6. Wiele gotowych integracji.
7. Automatyczna wysyłka e-maili.
8. Dostęp na podstawie ról.
9. Wsparcie wielu walut.
10. Możliwość konfiguracji panelu głównego.
11. Możliwość dodawania pól własnych.
12. Wiele różnych dodatków – Freshdesk, Freshcaller, Freshchat i inne.
13. Możliwość projektowania własnych procesów sprzedaży.
14. Wiele domyślnych raportów – ponad 60.
15. Możliwość tworzenia własnych raportów od 0.
16. Nieograniczona przestrzeń na pliki.
17. Całodobowy support – czat w wersji angielskiej.
18. Aplikacja mobilna.

Minusy

1. Brak modułu ofertowania.
2. Miejscami, w polskiej wersji językowej, język angielski przeplata się z językiem polskim.
3. Rozdzielenie kontaktów i potencjalnych klientów – za każdym razem przy dodawaniu szansy sprzedaży, z potencjalnego klienta należało utworzyć kontakt, naszym zdaniem ta funkcja jest zbędna, bo wydłuża czas dodania transakcji.

Podsumowanie

Freshsales pozytywnie nas zaskoczył – rozwiązanie zawiera praktycznie wszystkie funkcje, które z perspektywy poszukiwania odpowiedniego systemu CRM są niezbędne. Sam interfejs jest dość prosty i nie powinien nikomu sprawiać trudności, a wszystkie funkcje są na tyle odkryte i łatwo dostępne, że nie trzeba tracić czasu na ich znalezienie. Można byłoby się przyczepić do braku modułu ofertowania, ale to kwestia sporna, w pełni zależna od tego czego szukamy. Należy natomiast docenić fakt, że mimo iż Freshsales nie jest polskim narzędziem, to mamy dostęp do telefonicznego supportu w języku polskim – poprzez oficjalnego partnera. Podsumowując, warto zerknąć przychylnym okiem na to rozwiązanie i przekonać się na własnej skórze czy jest tym czego właśnie szukamy.