Recenzja: Firmao - system CRM


Szymon Negacz

Konsultant, Trener Sprzedaży i właściciel SellWise


1 lipca 2020

To rozwiązanie pojawia się w naszym rankingu już kolejny raz i to nie bez powodu, ponieważ słyszeliśmy o wielu zmianach, które z pewnością warto wziąć pod lupę. Dla wszystkich, którzy nie mieli z nim styczności, wracamy z krótką powtórką – Firmao to polskie narzędzie, określane przez samych producentów mianem oprogramowania dla biznesu, które łączy w sobie funkcje systemów CRM i narzędzi ERP. Można to rozumieć jako obietnicę naprawdę kompleksowego narzędzia. Z jednej strony brzmi świetnie, a z drugiej – czy da się robić wiele różnych rzeczy dobrze? Sprawdzamy.

Testuj za darmo…

To pierwsza informacja, która rzuca się w oczy po przejściu na stronę internetową producenta. Jako, że nas nie trzeba było długo zachęcać, już po chwili mieliśmy dostęp do 14-dniowych testów Firmao – jedyne co należało podać to nazwa firmy i adres e-mail.

Zaraz po zalogowaniu możemy zdecydować o tym, jak docelowo ma wyglądać nasz system, co jest dość ciekawym i rzadko spotykanym (przynajmniej w tak obszerny sposób) rozwiązaniem – do wyboru mamy aż 12 różnych, domyślnych skórek, a jeżeli i to by było za mało, to możemy stworzyć własny, spersonalizowany wygląd, wybierając spośród 28 różnych wariantów.

Oprócz tego, również na samym początku decydujemy o tym, które moduły będą aktywne, a które nie – my włączymy wszystkie, aby w trakcie testów niczego nie pominąć.

Ostatnim z etapów, który należy odhaczyć zanim będziemy mogli przejść do samego narzędzia (dosłownie – nie ma możliwości pominięcia), jest formularz dotyczący informacji o naszej firmie – tj. liczba pracowników, NIP oraz numer telefonu. Opcjonalnie można dodać logo swojej firmy bądź od razu skontaktować się z obsługą klienta, aby porozmawiać o naszych niestandardowych wymogach względem narzędzia, o ile takie mamy 🙂

Co dalej?

Po przejściu przez wszystkie formularze, w końcu otrzymujemy dostęp do narzędzia w najbardziej popularnej wersji Full (środkowy plan). Wiadomo, że apetyt rośnie w miarę jedzenia więc jesteśmy nieco zawiedzeni – spodziewaliśmy się dostępu do systemu w pełnej krasie.

Odsuwając na razie opinie na bok, skupiając się na faktach, sprawdzamy, jak wygląda kokpit czy inaczej ekran startowy. Domyślnie, przedstawia on kalendarz i wiadomości e-mail. Co ważne, widok ten możemy całkowicie personalizować poprzez moduły, które chcemy wyświetlać, na ich układzie kończąc.

Oprócz ekranu startowego, po lewej stronie widzimy menu, które na pierwszy rzut oka wygląda na bardzo rozbudowane, co prawdopodobnie jest wynikiem aktywacji wszystkich modułów, o czym pisaliśmy na samym początku. Oprócz tego, po prawej stronie znajdziemy dostęp do czatu, przypomnień oraz powiadomień, a także – po najechaniu na kółko w samym rogu, przejdziemy między innymi do ustawień, licencji, importu danych czy uprawnień.

Jako, że opcji jest naprawdę wiele i ich opisanie zrobiłoby nam z tej recenzji poradnik, sprawdzamy jak Firamo sprawdzi się przy codziennych, sprzedażowych działaniach. W tym celu, zaczynamy od importu danych, aby mieć bazy, na których możemy pracować.

Już chyba zdążyliśmy przywyknąć do rozbudowanego wyglądu Firmao, zatem zakładka importu danych już nikogo nie powinna dziwić. Została ona podzielona na 8 kart: kontrahenci, notatki, osoby kontaktowe, produkty, zadania, oferty/zamówienia, transakcje i umowy, dzięki czemu możliwości jest naprawdę sporo. Sam import może nie należy do najtrudniejszych, ale trzeba przygotować pliki w odpowiedni sposób – zgodnie z obszerną i nieco przytłaczającą instrukcją, którą znajdziemy w tej zakładce. Co zabawne, w pewnej chwili próbowaliśmy zaimportować kontakty z bazy, umieszczonej przez producenta jako przykład, a niestety się nie udało, bo brakowało pojedynczego pola, które było wymagane dla każdego rekordu.

Trzymając się podstawowych kroków, przechodzimy do tematu uprawnień i zapraszania współpracowników do zespołu, co możemy dość sprawnie zrobić z poziomu modułu użytkownicy – kilka sekund i gotowe, reszta pozostaje w rękach osoby zaproszonej. Ciekawym rozwiązaniem jest możliwość pracy współpracowników na różnych licencjach – nie musimy płacić za wyższy plan i wyłączać funkcji, które nie są konkretnej osobie potrzebne.

Synchronizacja i integracje

Czas na to, co najczęściej pojawia się w kontekście jakichkolwiek wymogów dotyczących systemów CRM – integracje. Śmiało można powiedzieć, że skrzynka e-mail i kalendarz to coś na tyle oczywistego, że nikt o to nie pyta – po prostu zakładamy, że nowoczesne rozwiązania posiadają obie opcje. W przypadku Firmao, o ile skrzynkę e-mail jesteśmy w stanie podpiąć błyskawicznie, o tyle z kalendarzem jest nieco trudności – chciałoby się rzec, że powtórka z rozrywki.

Pierwszą z nich – pocztę e-mail, zsynchronizujemy z poziomu zakładki wiadomości e-mail i tu musimy szczerze przyznać, że jest to jeden z łatwiejszych procesów, przez który przechodziliśmy – wystarczy adres e-mail i hasło, resztę Firmao zrobi za nas. Sam moduł wiadomości jest natomiast dość prosty, ale przy tym posiada wszystkie funkcje jak standardowe programy pocztowe, z których możemy spokojnie zrezygnować przechodząc na ten system.

Pewnie zastanawiacie się co mieliśmy na myśli pisząc, że kalendarz to powtórka z rozrywki więc nie trzymając nikogo dłużej w niepewności zdradzamy o co chodzi. Otóż, przy ostatniej edycji rankingu mało brakowało, a założylibyśmy, że Firmao nie posiada integracji z zewnętrznym kalendarzem, ponieważ okazało się, że należy poprosić support o jej włączenie. Tym razem jest tak samo – na próżno szukać tej opcji w domyślnej wersji narzędzia, warto od razu skorzystać z pomocy konsultantów, którzy są do naszej dyspozycji e-mailowo, telefonicznie lub na czacie i co więcej, którzy odpisują niemalże błyskawicznie (średni czas odpowiedzi z trzech prób wyniósł tylko 11 minut!).

Co z pozostałymi integracjami? W zeszłym roku nie było ich za wiele, a teraz – nie dość, że możemy się połączyć z Zapier, który daje nam dostęp do ponad 1000 różnych, zewnętrznych aplikacji, to oprócz tego mamy do dyspozycji między innymi: SALESmanago, Comarch Optima, PrestaShop, Furgonetkę i inne.

CRM

W Firmao, podstawowe funkcje, związane bezpośrednio z zarządzaniem relacjami z klientem, znajdziemy w zakładce CRM i faktury. To tutaj sprawdzimy informacje o kontrahentach, ich grupach, notatki, produkty, faktury, dokumenty magazynowe, oferty, umowy i najważniejsze – szanse sprzedaży.

Ostatnie z wymienionych – szanse sprzedaży, możemy wyświetlać na trzy sposoby, w postaci listy, raportu bądź przejrzystej tablicy kanban, co jest nowością, bo dotychczas była to tylko lista. Zarządzanie szansami jest równie proste – aby dodać nowe, wystarczy to zrobić z tego poziomu lub bezpośrednio z poziomu karty kontrahenta, a aby zmieniać etapy wystarczy nam jedno kliknięcie (drag & drop).

Oprócz tego, to co powinno nas szczególnie interesować, to karta kontaktu – kontrahenta, która z pozoru mało czytelna, po dłuższej analizie wydaje się dość prosta i zawierająca wszystko, co niezbędne.

Poza informacjami ogólnymi i kontaktowymi, w karcie kontrahenta znajdziemy między innymi notatki, wszystkie załączone pliki, szanse sprzedaży, zadania, oferty i zamówienia, dokumenty magazynowe, a nawet e-maile. Dla tych, dla których to nadal za mało – wystarczy przejść w ustawienia i zdefiniować pola własne, co po raz kolejny potwierdza możliwość wielu modyfikacji. Samych widoków również jest kilka – do wyboru mamy klasycznie listę, raport, a nawet tablicę kanban.

Oprócz przyzwoicie rozbudowanej karty kontaktu, Firmao pozwala również na grupowanie kontrahentów bez limitu, dzięki czemu możemy przypisywać konkretne zbiory kontrahentów do konkretnych osób. Ponadto, z poziomu tej zakładki, tak, jak już wspominaliśmy, sprawnie wystawimy faktury lub dokumenty magazynowe, takie jak: PZ, WZ i PW.

To, co istotne z perspektywy systemu CRM, a o czym jeszcze szerzej nie powiedzieliśmy, to zadania, dzięki którym jesteśmy w stanie zapanować nad wszystkimi zaplanowanymi działaniami.

Sama zakładka zadania, która jest częścią modułu organizacji pracy, to zestaw dobrze przemyślanych opcji – możemy między innymi przypisywać osoby, nadawać priorytety, ustawiać statusy oraz wyświetlać widok na kilka różnych sposobów. Oprócz tego, Firmao pozwala nam również zarządzać czasem pracy i projektami, a także pracować na kalendarzu.

Nie zapominając o raportach, szukamy konkretnego modułu, który może nam realnie pomóc optymalizować codzienne działania – na próżno, bo nie znajdziemy takiej zbiorczej zakładki w bocznym menu Firmao. Na szczęście nie oznacza to, że ten system nie ma takich funkcji, bo ma, ale wyłącznie z poziomu każdego modułu z osobna. Same raporty nie są porywające – wszystkie potrzebne dane są, ale brakuje nam ich graficznego przedstawienia, którym można byłoby się podzielić na przykład w prezentacji.

A na koniec – wisienka na torcie, czyli funkcje Callback i Livechat, których nie możemy pominąć w kontekście modułu CRM. Pierwszy z nich pomaga nam zbierać namiary, które klienci zostawiają na naszej stronie. Co więcej, pojawiają się one natychmiastowo w systemie, dzięki czemu możemy błyskawicznie działać na kontaktach. Druga z kolei – Livechat, to opcja, której prawdopodobnie nie trzeba nikomu przedstawiać – aby pozostawać w kontakcie z klientem, jedyne co należy zrobić, to wkleić krótki kawałek kodu na stronie.

Aplikacja mobilna

Przechodząc do sklepów z aplikacjami, znajdziemy aplikację Firmao, której niestety daleko do prawdziwych rozwiązań mobilnych. Zamiast tego, widzimy narzędzie niemalże identycznie, jak w wersji desktop, co jest zdecydowanie zbyt rozbudowanym widokiem jak na wersję mobilną. Z jednej strony mamy dostęp do wszystkich funkcjonalności narzędzia, które znamy z wersji na komputer, ale z drugiej, ciężko pracować na tak niewielkim menu.

                                   

Plusy

1. Dostępny w czterech wersjach językowych – polski, angielski, niemiecki i rosyjski.
2. Integracja z Zapier.
3. Dostępne API.
4. Czat z supportem online (w wybranych godzinach).
5. Wsparcie wielu walut.
6. Możliwość wielu modyfikacji i personalizacji elementów.
7. Integracja z VOIP.
8. Dostęp na podstawie ról.
9. Opcja Callback i Livechat, dzięki którym można pozostawać w ciągłym kontakcie z klientem.
10. Funkcjonalność małego ERP.
11. Moduł ofertowania.
12. Katalog produktów.
13. Możliwość zakupu różnych planów dla osób z jednego zespołu.

Minusy

1. Dostępność API w dwóch pierwszych planach wyłącznie za dodatkową opłatą (od 40 zł).
2. Aplikacja mobilna – RWD zamiast klasycznej aplikacji mobilnej.
3. Trudność użytkowania – mimo, że Firmao posiada wiele funkcji, to niektóre z nich są poukrywane bądź umieszczone nieintuicyjnie.

Podsumowanie

Z pewnością można potwierdzić tezę, że Firmao to kompleksowe narzędzie, które łączy w sobie wszystkie elementy pomagające w codziennej pracy z klientem. Oprócz podstawowych funkcjonalności CRM, do dyspozycji mamy mamy jeszcze wiele innych możliwości, takich jak na przykład generowanie listy płac, prowadzenia ewidencji środków trwałych lub księgowości. Co należy wyróżnić to fakt, że producent przykłada olbrzymią wagę do ciągłego ulepszania rozwiązania – między innymi pojawiło się dużo nowych integracji, w tym Zapier, nowa wersja językowa, czy tablica kanban, dzięki której w prosty sposób można zarządzać szansami sprzedaży. Narzędzie polecamy wszystkim, którzy cenią sobie wielozadaniowość – Firmao skrywa wiele asów w rękawie, które warto odkryć z pomocą konsultantów lub bez.