Recenzja: EngageBay - system CRM

EngageBay jest kolejnym systemem, który pojawia się w naszym rankingu po raz pierwszy. Trzeba przyznać, że to interesujący system CRM pod kątem prowadzenia działań handlowych. Wywodzi się z rynku nieruchomości, jednak na pierwszy rzut oka widać, że znajdzie zastosowanie w wielu innych branżach. 

Jak utworzyć konto?

EngageBay daje możliwość testowania systemu przez 14 dni za darmo. Wystarczy podać adres e-mail i wykonać kolejne kroki zgodnie z instrukcjami. Następnie pojawi się prośba o podanie kilku danych łącznie z branżą, numerem telefonu i stanowiskiem. Możliwe jest też zapoznanie się z prezentacją przygotowaną przez amerykański zespół producenta tego oprogramowania.

W momencie pierwszego uruchomienia system niestety jest całkowicie pozbawionych jakichkolwiek danych. Na ekranie startowym mamy podgląd na pustą kartotekę firm. Od razu pojawia się możliwość dodania pierwszej z nich. Jednak zanim to zrobimy, przejdźmy na chwilę przez zawartość menu.

Podstawa menu to baza (firmy, kontakty, listy), następnie deals to szanse sprzedaży, później zadania, automatyzacje i kalendarz.

Po prostym i przejrzystym etapie tworzenia konta, przeglądarka od razu przenosi nas do systemu w planie Automation, z którym testy możemy rozpocząć od szybkiego zwiedzania, a tym samym zapoznania się z podstawowymi funkcjami Livespace. Mamy do wyboru dwie opcje: prezentacja funkcji w formie wideo albo samouczek, który przeprowadzi nas przez najważniejsze funkcje systemu.

Prowadzeni niemalże za rękę przez Livespace, przechodzimy przez szansę sprzedaży, jej status, etapy procesu, dodawanie notatek, tablicę profilu klienta, zestawienie wszystkich szans sprzedaży, a na końcu – przez pierwszą błyskawicznie domkniętą sprzedaż w systemie.

Pierwsze kroki

W tym systemie mamy firmy, kontakty i szanse sprzedaży w oddzielnych bazach. Zaczynamy od dodawania firmy, co nie stwarza trudności. System ten dodatkowo umożliwia dodanie od razu w jednym formularzu osoby kontaktowej.

Dane oczywiście możemy zaimportować. Ciekawe jest tutaj też to, że podając domenę, system sam dodaje logo do zakładanej firmy.

Jest to dość duża baza informacji, która jest podzielona na bardzo wyraźne sekcje. Kontakty, aktywności, szanse sprzedaży, działania, maile, notatki, dokumenty, zdarzenia. Jest to jeden z niewielu prostych systemów CRM, które należy pochwalić za przejrzystość tego panelu.

Kontakty tutaj są podane w bardzo rozbudowanej formie. Jako że system ma dodatkowe moduły tj. marketing automation oraz service to dany kontakt jest przygotowany do przyjęcia wielu danych, co widać w menu górnym. Dzięki temu można agregować wiele informacji nt. klienta i podejmować trafniejsze decyzje na ich podstawie.

Szanse sprzedaży

Kolejny element to szanse sprzedaży. Tutaj mamy do dyspozycji widok kanban oraz listę. Możemy z tej pozycji ustawiać procesy oraz dodatkowe pola w szansach sprzedaży. Jednak ich wymagalność może być tylko na zasadzie dodawania pozycji przy tworzeniu nowej szansy. Dodatkowo pojawia się opcja ręcznego scoringu szans.

Karta szansy sprzedaży wygląda dość analogicznie do pozostałych obiektów. Dostarcza dużo informacji i jest przejrzysta.

Oprócz budowy etapów oraz działań w ramach tych etapów możemy ustawić czy dane działanie jest obowiązkowe w ramach tego procesu sprzedaży (nie będzie możliwości wygrania szansy, jeśli nie wykonamy takiego działania), możemy wskazać wybrane osoby, które mogą wykonać dane działanie (np. Zatwierdzenie oferty), wymagać notatki lub załączenia pliku w ramach działania, ustawić powiadomienie czy wywołać utworzenie zadania w ramach danej szansy sprzedaży.

Widzimy tutaj wszystkie połączenia i informacje niezbędne do prowadzenia procesu, a w wyższych wersjach nawet z generatorem ofert.

Zadania

Kolejny ważny element systemu to zadania. Zostały określone jako: połączenia telefoniczne, zadania i spotkania. Zadania możemy dodawać z poziomu obiektu (firma, kontakt, szansa sprzedaży) oraz bezpośrednio tutaj. Po prawej widać podstawowe filtry, co pozwala skutecznie zarządzić listą tasków.

W systemie jest też kalendarz – tutaj jest opcja połączenia zarówno z Google, jak i środowiskiem Microsoft 365.

Synchronizacja działa natychmiast i pozwala z poziomu systemu zarządzić spotkaniami.

Spotkania

EngageBay daje możliwość tworzenia meetinglinków, czyli upraszczając: możesz wysłać do klienta link do kalendarza, w którym może wybrać i zarezerwować datę oraz godzinę spotkania z Tobą. Do dyspozycji są różne opcje takie jak spotkania 1 na 1, selektywne, czy też rotacyjne (tzw. round robin).

Niestety testy systemu zostały tak zbudowane, że nie pozwalają na skuteczne poznanie systemu, wiele opcji jest po prostu niedostępnych – jak choćby zakładka produkt.

Sekwencje mailowe

System posiada moduł sekwencji mailowych. To ciekawa opcja i w dodatku łatwa w konfiguracji. W prospectingu można ustawić sekwencje maili, które spersonalizowane będą wysyłać się automatycznie do wskazanych osób. Sekwencja będzie przerwana tylko w określonych sytuacjach, np. gdy klient odpowie na którąś z wiadomości.

Raporty

Raporty są podane w atrakcyjnej, graficznej formie. Jednak jest ich zdecydowanie za mało. Tutaj niestety znowu spotykamy się z sytuacją, że w wersji testowej nie możemy sprawdzić wszystkiego, gdyż system wymusza na nas zakup.

Każdy z raportów poza wykresem ma też podsumowanie liczbowe, tabele i kilka opcji filtrowania. Raport możemy wyeksportować, ustawić, aby wysyłały się maile, jednak te opcje też są dostępne jedynie w płatnej wersji.

Aplikacja mobilna

EngageBay posiada aplikację mobilną, która pozwala na prowadzenie działań w CRM. Sama aplikacja nie zaskakuje dostępnymi funkcjonalnościami, jednak jest to skuteczne rozwiązanie, pozwalające na podstawową pracę w systemie CRM w terenie.

Podsumowanie

EngageBay zadebiutowało naszym rankingu. Trzeba przyznać, że jest ciekawym rozwiązaniem łączącym marketing, sprzedaż i usługi, przy czym koncentracja w ramach naszego rankingu jest na sprzedaży. 

Widać w nim wzorowanie się na starszych i większych kolegach typu HubSpot. Niestety funkcjonalności testowej wersji nie pozwalają też na zbyt wiele, co uznajemy za znaczącą wadę tego rozwiązania. Wyraźnie widać, że prowadzenie procesów sprzedaży nie jest tutaj rozbudowane, co będzie stanowiło problem, jeżeli chcemy zadbać o każdy detal. Raportowanie też pozostawia wiele do życzenia, jednak wszystko zależy od konkretnych procesów i potrzeb.

Silne strony: 

1. All-in-one (Marketing+Sprzedaż+Obsługa Klienta) 
2. Narzędzie Livechat zintegrowane z systemem
3. Narzędzie do sekwencji mailowych (oraz sekwencji wideo) 
4. Integracja z Zapier 
5. Automatyzacje w procesie sprzedaży 
6. Filtrowanie i ustawianie widoków bazy kontaktow
7. Synchronizacja dwustronna kalendarza google / outlook
8. Wizualne przedstawienie procesu sprzedaży / widok kanban
9. Integracja z pocztą email
10. Dołączanie maili do kartoteki klienta
11. Moduł zadań do wykonania
12. Możliwość dodawania własnych pół do firmy / kontaktu / szansy sprzedaży
13. Budowanie i strukturyzowanie zespołów
14. Wsparcie wielu walut
15. Baza produktów
16. Aplikacja mobilna
17. Monitoring celów handlowców w systemie
18. Prognozowanie / estymacja sprzedaży na podstawie lejka
19. Integracja z VOiP
20. Moduł do prowadzenia obsługi klienta
21. Moduł ofertowania
22. Dostępne automatyzacje
23. Dostępne API
24. Moduł budowy formularzy na stronę internetową

Słabe strony:

1. brak polskiej wersji językowej
2. brak integracji z GUS
3. brak śledzenia połączeń w aplikacji mobilnej
4. brak gotowej integracji z systemem marketing automation
5. brak modułu tworzenia własnych raportów
6. brak możliwości analizy powodów wygranej i przegranej szansy sprzedaży
7. brak szablonów komunikacji z klientami