Recenzja: Csmart - system CRM


Szymon Negacz

Konsultant, Trener Sprzedaży i właściciel SellWise


1 lipca 2020

Przed nami kolejny system CRM polskiego producenta – CSMART, który w sposób kompleksowy ma nam pomóc w uporządkowaniu procesów sprzedaży w firmie, zwiększając efektywność naszych działań i tym samym szansę na domykanie sprzedaży. Początki tego narzędzia sięgają 2008 roku, a wśród jego największych zalet wymienia się przemyślane funkcje i łatwą obsługę, budowanie relacji z klientem oraz zaawansowane raporty i analizy. Przekonajmy się wspólnie jak to wygląda w praktyce.

Od czego zacząć?

CSMART nie odbiega od większości innych, testowanych przez nas narzędzi – domyślacie się zatem, że aby wypróbować ten system CRM, należy wejść na stronę producenta i założyć darmowe konto próbne przy pomocy e-maila. Sam proces trwa nieco dłużej niż zwykle – początkowo jesteśmy proszeni o uzupełnienie wszystkich niezbędnych danych, aby później w kolejnym formularzu znów wpisywać adres e-mail i hasło.

Po zalogowaniu się, CSMART zapyta nas o kilka podstawowych informacji, takich jak: NIP firmy, imię i nazwisko oraz numer telefonu, aby w ostatnim kroku zakończyć konfigurację systemu poprzez wybór odpowiednich modułów i funkcji, na których nam zależy.

Po zakończonej konfiguracji, pierwszym widokiem, z którym mamy do czynienia, jest kokpit przedstawiający naprawdę wiele danych – od stopnia realizacji planu, przez zadania, tablicę aktualności, kończąc na zestawieniach sumy sprzedaży, wygranych szans sprzedaży, liczby klientów i wystawionych ofert. Mimo, że w pierwszej chwili czeka nas zawrót głowy, to po czasie można szczerze stwierdzić, że dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie niezbędne informacje mamy w zasięgu ręki.

Bardzo dobrym zabiegiem jest menu na grafitowym tle, dzięki czemu od razu, zgodnie z obietnicą producenta, wiemy intuicyjnie, gdzie kierować kursor myszki. Jako, że nie ma niczego w rodzaju samouczka czy konfiguratora, zaczniemy od weryfikacji zakładki kontakty i sprawdzimy, jak zaimportować kontakty z zewnętrznej bazy.

Po wgraniu pliku z naszą bazą w formacie .xls, system poprosi nas o przyporządkowanie kolumn do pól w CSMART, co jest coraz bardziej powszechnym zabiegiem pomagającym zachować porządek w kontaktach. Wszystkie zaimportowane dane znajdą się w wyżej wymienionej zakładce, podzielonej na firmy i osoby, w której dane możemy filtrować na wiele sposobów, między innymi: po dacie dodania, opiekunie, grupie kontaktu, źródle pozyskania, tagach i innych.

Kolejną, istotną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę na etapie konfiguracji systemu, jest zapraszanie współpracowników. W CSMART można to zrobić przechodząc do ustawień, kolejno w pracownicy i na końcu – dodaj.

Każdej nowo dodanej osobie można przypisać odpowiednie uprawnienia. W CSMART mamy do wyboru trzy domyślne opcje – właściciel, manager oraz użytkownik. Na tym jednak nie koniec, ponieważ możemy stworzyć swój własny zestaw dostępów, całkowicie zależny od naszych potrzeb względem narzędzia.

Synchronizacja i integracje

Zaczynając od tych najbardziej popularnych, czyli od synchronizacji poczty e-mail i kalendarza, musimy powrócić do panelu ustawień, aby kolejno przejść w sekcję – skrzynki pocztowe oraz kalendarze. Pierwsza z nich okazuje się być dość czasochłonna, ponieważ po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych czekaliśmy przynajmniej kilka minut, aby skrzynka została skonfigurowana. Nie udało się również zrobić tego bezproblemowo – pomimo kilkukrotnego wpisywania właściwego hasła, pojawiał się komunikat, że jest ono błędne.

Sam kalendarz wygląda bardzo w porządku, a co do synchronizacji – można go połączyć z zewnętrznymi rozwiązaniami poprzez link, który znajdziemy, przechodząc w odpowiedni moduł.

Co z innymi integracjami? Duże było nasze zdziwienie, kiedy okazało się, że CSMART nie ma praktycznie ŻADNYCH gotowych integracji. Na próżno szukać tu popularnych dodatków, takich jak Zapier czy PieSync. Na otarcie łez mamy natomiast API, integrację z VOIPem, Telecube, Gmail, Outlook, SMSAPI. Producent dokonuje również integracji z systemami: Enova, WAPRO MAG, Comarch ERP Optima.

CRM

Zerkając na zakładki menu, można przyjąć, że CSMART pozwala w dość obszerny sposób zarządzać relacjami z klientem. Oprócz standardowego modułu – szansy sprzedaży, do dyspozycji mamy również takie zakładki jak: zadania, oferty, zamówienia, faktury, produkty, dokumenty, magazyn i raporty.
Co istotne i co będzie nam ułatwiało codzienną pracę na kartach klienta, to dobrze zaprojektowany proces sprzedaży, który powinniśmy cały czas dostosowywać i optymalizować. W tym celu należy przejść do ustawień, w których możemy stworzyć swój własny schemat postępowania, w oparciu o który każdy ze współpracowników powinien działać.

Przechodząc w końcu do modułu, z którego zazwyczaj korzystamy na co dzień – mowa o szansach sprzedaży, widzimy klasyczną tablicę kanban (dla chętnych jest jeszcze widok listy), za pomocą której możemy sprawnie zarządzać szansami, zmieniając ich etapy i edytując szczegóły.

Po osobnym wejściu w każdą szansę sprzedaży otrzymujemy dostęp do wszystkich istotnych informacji, takich jak: osoba kontaktowa, aktualizacje i notatki, etap, na którym znajduje się ta konkretna szansa, zaplanowane zadania oraz produkty i koszty. Również z tego poziomu możemy wystawić klientowi FV albo przygotować dokument, korzystając z gotowych szablonów.

To również tutaj możemy wysyłać wiadomości e-mail czy SMS (po integracji z SMSAPI) oraz dzwonić do klientów (integracja VOIP) – każda z aktywności zostanie zarejestrowana na kwarcie klienta.

Ponadto, to co pomaga nam panować nad działaniami na kartach klienta i szansach sprzedaży to zadania. Można z nich korzystać na dwa sposoby – bezpośrednio z poziomu kontaktu czy szansy, ale również poprzez moduł zadania, znajdujący się w lewym, bocznym menu.

Analogicznie możemy postąpić z ofertami, zamówieniami, fakturami i dokumentami, które wystawiamy, tak jak poprzednio – z karty kontaktu/szansy bądź przechodząc w moduły znajdujące się w bocznym menu. Każdorazowo możemy skorzystać z gotowych szablonów (np. faktury) albo wgrać swój własny – tutaj mamy pełną dowolność.

Oprócz tego, CSMART jako kompleksowy, lecz pozornie przeciętnie wyglądający system CRM, udostępnia nam moduł magazynu, w którym możemy zarządzać stanami, operacjami, tworzyć dokumenty PZ, WZ, PW, RW, MM – naprawdę duże zaskoczenie

Wiemy już jak CSMART może nam ułatwić codzienne działania sprzedażowe, ale czy wiemy jak za jego pomocą je mierzyć? Tutaj niezastąpiony okaże się moduł raporty, w którym mimo, że nie ma zbyt wielkiej możliwości customizacji raportów i podsumowań, to i tak możemy znaleźć kilka fajnych zestawień, które pokażą nam co się dokładnie dzieje, co zmienić albo po prostu co uważniej monitorować. Wszystkie raporty podzielone są na grupy, a więc mamy dane dotyczące: klientów, zadań, szans sprzedaży, samej sprzedaży. Na samym końcu natomiast na czeka na nas dashboard managera.

Aplikacja mobilna

CSMART w końcu doczekał się swojej aplikacji mobilnej, która jest dostępna zarówno na Androida, jak i na system iOS. Mamy z niej dostęp do kilku podstawowych modułów – pulpitu, klientów, kalendarza, zadań oraz szans sprzedaży.

                                 

Plusy

1. Krótki czas dodania kontrahenta – około 9 s.
2.Dostępność API.
3. Wsparcie 24/7.
4. Dostęp na podstawie ról.
5. Możliwość zmian dedykowanych.
6. Wsparcie wielu walut.
7. Nielimitowana przestrzeń na pliki.
8. Moduł ofertowania.
9. Przyjazny i intuicyjny interfejs.
10. Integracja z VOIP.
11. Rozbudowany moduł faktur.
12. Rozbudowany moduł magazynu.
13. Aplikacja mobilna.

Minusy

1. Czasami system się na dłuższą chwilę zawieszał, ale to były chwilowe przerwy.
2. Brak integracji Zapier.
3. Bardzo długi średni czas reakcji na zgłoszenie – 348 minut.

Podsumowanie

CSMART to narzędzie, które należy docenić za kompleksowość i mnogość podstawowych funkcji zamkniętych w jednym rozwiązaniu. System ten jest jednak poprawny – praktycznie wszystkie funkcje, niezbędne w trakcie codziennej pracy, działają bez zarzutu, czasami zdarzają się jedynie małe wpadki – tak, jak ta nasza podczas synchronizacji poczty e-mail. Mimo wszystko, czujemy jednak niedosyt patrząc na to, że w CSMART nadal brakuje takich podstawowych integracji, jak chociażby ta z Zapierem, który otwiera przed narzędziem ogrom możliwości. Mamy nadzieję, że przynajmniej w tym obszarze producenci wkrótce szybko dogonią konkurentów, a tymczasem polecamy CSMART wszystkim tym, którzy chcą kompleksowo podejść do zarządzania sprzedażą i szukają prostego, intuicyjnego narzędzia, nie stawiając na „bajery” i ekstra dodatki.