Recenzja: BERG System - system CRM


Szymon Negacz

Konsultant, Trener Sprzedaży i właściciel SellWise


1 lipca 2020

Bergsystem to narzędzie szczególnie dedykowane zespołom sprzedażowym w branży finansowej, ubezpieczeniowej i inwestycyjnej, które pojawia się w naszym rankingu po raz pierwszy. Stworzone przez polskiego producenta, na rynku funkcjonuje już prawie 10 lat i obsługuje ponad 3000 użytkowników w całej Europie. Zaciekawieni wieloma rekomendacjami, postanowiliśmy sprawdzić jak ten system sprawdza się w praktyce i czy powinno się go szufladkować jako narzędzie przeznaczone wyłącznie dla społeczności agentów ubezpieczeniowych.

Zaczynamy

Już na samym początku Bergsystem rozwiewa nasze wątpliwości i obawy. Podczas tworzenia konta możemy wybrać która wersja systemu jest dla nas odpowiednia – w konfiguracji standardowej (ogólna wersja systemu), czy w ubezpieczeniowej (dostosowanej pod kątem pracy agentów ubezpieczeniowych.

Na potrzeby testów wybraliśmy wersję ogólną, która po krótkim procesie rejestracji jest w pełni gotowości przez 14 dni.

Po zakończonej rejestracji wita nas widok Panelu Głównego, na którym w natywnej konfiguracji znajdziemy informacje dotyczące m.in statystyk sprzedaży, wartości planowanych prowizji czy listę zadań. Pulpit jest w pełni konfigurowalny co pozwala nam na dowolne uporządkowanie go pod nasze potrzeby – możemy dodawać lub usuwać każdy z gotowych paneli wbudowanych w system. Dodatkowo będąc zalogowanym jako Administrator, Pulpit dzieli się na 3 widoki: Osobisty, Managerski oraz Firmowy. Widok Osobisty charakteryzuje się tym, że będą na nim wyświetlane dane i statystyki związane bezpośrednio z naszym kontem, natomiast na profilu Managerskim zobaczymy dane pracowników, którzy pod nas podlegają. Z kolei widok Firmowy pozwala nam zobaczyć informacje z całego CRM.

Po lewej stronie znajduje się całkiem spora lista zakładek takich jak: Zespół, Planowanie, Kontakty, Szanse sprzedaży, Sprzedaż, Prowizje i wynagrodzenia, Kalendarz, Narzędzia marketingowe, Intranet, Strefa klienta, Poczta oraz Raporty i statystyki. Jest to bardzo miłe zaskoczenie, że mamy do dyspozycji aż tak wiele funkcji w porównaniu do innych systemów.

Twórcy systemu zadbali również o wsparcie użytkownika po przez czat, który wyświetla się w prawym dolnym rogu. Pracownicy udzielający pomocy na chacie korzystają z intercomu, dzięki czemu odpowiedź na nasze pytanie bądź problem otrzymamy maksymalnie w kilka minut.

Jak skonfigurować narzędzie?

Na samym początku warto zacząć od dodania współpracowników do naszego systemu, możemy to zrobić przechodząc do zakładki Zespół, a następnie klikając w zielony plus w prawym górnym rogu – wyświetli nam się okno z dwoma zakładkami, pierwsza dotyczy uzupełnienia danych pracownika, natomiast w drugiej możemy dodać zgody przetwarzania RODO, do których współpracownik jest uprawniony.

Następnie, jeżeli posiadamy już bazę naszych kontaktów możemy ją zaimportować przechodząc do ogólnych ustawień systemu. Aby to zrobić wystarczy kliknąć na nasz profil, który wyświetla się po lewej stronie, następnie wybrać Ustawienia systemu i przejść do zakładki Import danych – wszystkie dane, które zamierzamy zaimportować muszą być w pliku o rozszerzeniu CSV.

Po wykonaniu powyższych działań możemy przystąpić do projektowania naszego procesu sprzedaży. Twórcy oprogramowania ułatwiają nam to poprzez przykładowy proces sprzedaży, który został automatycznie utworzony podczas rejestracji. Aby utworzyć swój proces przechodzimy do zakładki Szanse sprzedaży, wyświetli nam się widok przykładowego procesu w formie tablicy kanban, następnie w lewym górny rogu widnieje nazwa Proces Sprzedaży, a tuż obok niej mamy przycisk plus. Po kliknięciu zostaniemy przeniesieni do Ustawień ogólnych systemu, gdzie będziemy mogli skonfigurować nasz proces. Możemy w nim ustalić poszczególne etapy kwalifikacji klienta oraz powody przegrania szansy sprzedaży.

Synchronizacja i integracje

Standardowo jak w większości systemów CRM, BergSystem oferuje możliwość integracji naszej skrzynki pocztowej za pomocą IMAP – tutaj uwaga, jeżeli chcemy zobaczyć, jak wygląda zakładka Poczta musimy uprzednio zsynchronizować naszą skrzynkę. Mamy również możliwość synchronizacji kalendarza z kalendarzem Google, co ciekawe jest to synchronizacja dwustronna co oznacza, że zadania zarówno z CRM pojawią się w Google i na odwrót.

Dodatkowym atutem są integracje z bazą GUS oraz bramką płatności DotPay. Jeżeli posiadamy NIP naszego kontaktu to dzięki połączeniu z GUSem możemy zaciągnąć jednym kliknięciem dane do naszego systemu. Świetnym rozwiązaniem jest połączenie z bramką płatności, ponieważ dzięki niej klient może opłacić zobowiązania z poziomu Strefy Klienta (o której będzie więcej w dalszej części recenzji).

Nie mogło również zabraknąć możliwości skorzystania z połączenia telefonu poprzez VOIP, który umożliwia rejestrowanie połączeń wewnątrz systemu – aby skorzystać z tej opcji trzeba uprzednio być klientem firmy Focus Telecom, ponieważ sam system nie oferuje połączenia po przez VOIP, a jedynie po przez integracje z tą usługą. Miłym zaskoczeniem jest również integracja z SMS API, dzięki której mamy możliwość wysyłki SMSów.

CRM

Przejdźmy teraz do najbardziej interesującej części, czyli samego CRM. Jak wygląda korzystanie z tego narzędzia? Jest to prosty i przejrzysty system, dzięki czemu poruszanie się po nim nie przyprawi nas o ból głowy. Z łatwością znajdziemy najważniejsze opcje i moduły.

Zacznijmy od karty klienta, tak jak wspomniałem wyżej, kontakty możemy importować, ale również możemy dodawać je bezpośrednio z poziomu systemu. Na karcie klienta znajdują się dane kontaktowe, panel z zadaniami, notatki, zgłoszenia (ze Strefy klienta) emaile, SMSy. Do każdego klienta możemy dodawać załączniki w postaci dokumentów oraz multimediów. Ponad to z tego poziomu możemy utworzyć szansę sprzedaży z danym klientem oraz utworzyć konto w Strefie Klienta.

Jeżeli mieliście kiedyś problem z planowaniem lub delegowaniem zadań na pracowników, teraz już nie musicie się tym martwić, ponieważ moduł kalendarza i zadań ułatwi Wam waszą pracę. W zakładce Kalendarz możemy tworzyć dowolne zadania, przypisywać je pracownikom, a nawet załączać do nich multimedia. Mamy również możliwość przełączenia się z widoku kalendarza, do widoku listy, na której będą się wyświetlać wszystkie utworzone zadania lub wydarzenia. Zadania można również dodawać z pozycji zakładek Osoby, Firmy lub Szanse sprzedaży, dzięki czemu zostaną automatycznie powiązane z wybranym klientem.

Bardzo funkcjonalne jest podpowiadanie kolejnych kroków przy zmianie etapu szansy sprzedaży. Po przesunięciu pojawia się okno, dzięki któremu jesteśmy w stanie trzymać się kroków, które mają największą szansę przełożenia się na sprzedaż. Gdy wejdziemy w konkretną z szans widzimy nawet procentowe prawdopodobieństwo jej domknięcia, które pomoże nam w prognozowaniu sprzedaży.

Najciekawsze jednak jest to, że w systemie mamy wbudowany moduł Strefy Klienta, w połączeniu z bramką płatności jest to idealne rozwiązanie np. dla agentów ubezpieczeniowych czy branży nieruchomości. W tej zakładce, klient może zalogować się na swoje konto, gdzie znajdzie wszelkie informacje, załączniki, dokumenty, faktury oraz będzie mógł opłacić swoje zobowiązania. Aby utworzyć konto wystarczy przejść do wybranego kontaktu, a na karcie klienta jednym kliknięciem wygenerujemy dane do logowania. 

BergSystem oferuje jeszcze moduł Raportów i statystyk, jednak nie jest on zbytnio rozbudowany, dzieli się na Sprzedaż oraz Prowizje i wynagrodzenia. W obu zakładkach znajdziemy jedynie zestawienia podstawowych danych takich jak wielkość sprzedaży czy prowizji. Podstawowe filtry zapewniają nam jedynie możliwość sortowania produktów.

Plusy

  1. Dostępny w trzech wersjach językowych – polski, angielski, niemiecki.
  2. Nielimitowana przestrzeń na pliki.
  3. Czat online.
  4. Dostępność API.
  5. Integracja z bramką płatności
  6. Integracja z VOIP.
  7. Ładny interfejs.
  8. System łatwy w obsłudze.
  9. Wsparcie wielu walut.
  10. Dostęp na podstawie ról.
  11. Monitoring realizacji celów.
  12. Strefa klienta
  13. Intranet 

Minusy

  1. Brak aplikacji mobilnej – jedynie wersja mobilna z poziomu przeglądarki
  2. Mała ilość integracji
  3. Brak modułu ofertowania

Podsumowanie

BergSystem to narzędzie zdecydowanie warte uwagi, jest łatwe w obsłudze oraz ma przejrzysty interfejs dla użytkownika. Od samego początku korzystanie z narzędzia było bardzo intuicyjne i nie wymagało dużego nakładu czasu, aby rozgryźć wszystkie funkcjonalności. Pomimo, że jest dedykowane dla sektora finansowo-inwestycyjnego, sprawdzi się również w innych branżach. Mnogość opcji i innowacji w systemie wyróżnia to narzędzie na tle konkurencji.