Czego się dowiesz?
Jak zbudować sprawną i elastyczną procedurę offboardingu oraz jak uniknąć zgrzytów przy tej zawsze trudnej sytuacji, gdy już wdrożysz ją w życie?

Pierwsza rzecz, z której musisz sobie zdać sprawę, to fakt, że ścieżka offboardingowa powinna być identyczna dla każdego pracownika bez względu na zajmowane stanowisko i staż pracy. Podkreślam, że dotyczy to samej procedury, ponieważ wszystko, co stworzysz dookoła (przekazanie informacji, obieg i przechowywanie dokumentów), to już pozostaje w Twojej gestii. Zdaj sobie sprawę, że moment, w którym kończymy współpracę, to moment, w którym się rozstajemy – po prostu. Bez względu, czy w miłej atmosferze (ktoś awansuje do innego działu, zmienia pracodawcę, idzie na swoje lub robi rok przerwy, aby zwiedzać świat), czy też niekoniecznie (ktoś zostaje zwolniony, np. za rażące naruszenia lub niewywiązywanie się z obowiązków). W tym tekście skupiam się wyłącznie na zbudowaniu dobrej procedury.

Problem w tym, że bardzo często ta procedura nie istnieje albo jest zaniedbana. Ja chciałbym Tobie zaproponować zbudowanie listy zadań (co ważne, chronologicznej), SPISANIE jej i zamieszczenie w procedurach HR. Nawet jeśli taki dział w Twojej firmie nie istnieje, to musisz mieć miejsce, gdzie zbierasz procedury.

WAŻNE:
Swobodny dostęp do procedury powinien mieć nie tylko dział HR, ale również każdy kierownik działu, ponieważ to on/ona będzie odpowiedzialny/na za operacyjną realizację.

Taka procedura pomoże sprawnie przejść przez ten proces i uniknąć faux-pas, które nawet w miłej atmosferze może pozostawić niesmak. Zatem nawet jeśli spiszesz to w Wordzie, to musisz zadbać żeby:

  1. dokument był zawsze w 100% aktualny,
  2. mieli do niego dostęp wszyscy, którzy są w nim zawarci,
  3. mieć pewność, że wszyscy o nim wiedzą i rozumieją, jak z tej procedury korzystać.

Ten ostatni podpunkt jest ważny, ponieważ zdarza się, że nie zawsze jest zrealizowany. Sam kiedyś przerabiałem nieprzyjemną sytuację, gdzie zostałem postawiony do pionu za niestosowanie się do procedury obiegu faktur. Problem w tym, że nikt nie przekazał mi informacji, że taka procedura istnieje.

Zacznijmy zatem od części operacyjnej. Spisałem to w kilka punktów. Zachęcam Ciebie, drogi czytelniku, żebyś już na tym etapie zastanawiał się, jak moją poradę musiałbyś dostosować, żeby zadziałała w Twojej firmie. 

Mail z formatką

Przygotuj sobie formatkę maila i adresatów (pamiętaj, żeby odbiorcy byli aktualizowani w przypadku zmian dostępów lub awansów/degradacji/zwolnień). Jeśli lista w procedurze nie jest aktualna, to z założenia cała reszta jest bez sensu. Aktualizacja procedur musi być nałogiem. Umieść ją na wspólnym dysku albo w intranecie. Jeśli nie masz sprawnego rozwiązania na dzielenie się wiedzą w Twojej firmie, przeczytaj mój tekst na ten temat TUTAJ. Jeśli korzystasz z systemu ATS, rozważ, czy taka wiadomość może znaleźć się wewnątrz, ale 3 razy sprawdź ustawienia prywatności, żeby nie dotarła do osób nieuprawnionych.

Kto jest odpowiedzialny za poinformowanie? Moim zdaniem bezpośredni przełożony, bo jest najbliżej pracownika.

Kiedy wysyłamy wiadomość? Im szybciej, tym lepiej. Odkładanie w czasie powoduje głuchy telefon, rozjazd komunikacji i ryzyko powstania niewygodnych plotek. Jeśli osoba, z którą się rozstajemy jeszcze o tym nie wie (bo tak też niestety czasem bywa), wtedy musimy to zaznaczyć w odpowiedniej sekcji. Nadajemy wiadomości poufność.

Moja propozycja:
Adresaci:

– Szef HR (bądź osoba odpowiedzialna za sprawy kadrowe). Tutaj dodam, że musisz wskazać kogoś, kto odpowiada za dokumenty – jeśli jest to biuro księgowe, wskaż osobę, która odpowiada za kontakt z biurem.

  • Kierownicy innych działów – pomyśl, czy chcesz unikać plotek pomiędzy nimi i od razu wszystkich o tym poinformować.

Wada: stygmatyzm, więc angażuj tutaj tylko niezbędne osoby.

  • Zarząd/najwyższe kierownictwo firmy – taki mail to najprostsza metoda, aby najwyższe kierownictwo było na bieżąco z sytuacją kadrową w firmie.

Tytuł: [Zakończenie współpracy] – Dział – Imię i Nazwisko

Uporządkowany tytuł pomoże pilnować wątki, archiwizować wiadomości i przede wszystkim wyróżnia je spośród pozostałych maili.

Dział: tutaj wpisujesz nazwę działu

Imię i nazwisko: zapytasz po co to dublujemy? Tytuł ma zadanie informacyjne, ale to w treści maila poruszamy te istotne kwestie.

Staż pracy: wpisz, ile czasu na pokładzie spędziła osoba (nie musisz tego precyzować co do dnia i godziny, ale żeby każdy zainteresowany wiedział, czy pracownik był z Tobą 14 dni czy 5 lat)

Powód zakończenia współpracy: super ważna sprawa, którą musisz streścić do jednego zdania. Pamiętaj jednak, że nie ma tutaj miejsca na wylewanie żali. Powinno się tu znaleźć jedno zdanie, które wyjaśnia, dlaczego kończymy współpracę.

Korzyść: łatwe rozdanie informacji kadrowych, np. „podkupiła ją konkurencja”.

Wypowiedzenie/data odejścia: wprowadź tutaj okres wypowiedzenia lub datę ostatniego dnia pracy, na który możecie się umówić. Wiemy, że w takiej sytuacji często obie strony są elastyczne, natomiast musicie ustalić konkretny dzień, aby w razie zmiany zdania przez którąś ze stron nie zostać z rozgrzebanymi projektami.
W tym miejscu unikamy niedopowiedzeń i zeznajemy ustalenia pod przysięgą maila 🙂

Adres mailowy: wpisz tutaj wszystkie adresy, z których korzysta pracownik, może mieć dostęp nie tylko do swojej poczty, ale także do innych skrzynek.

Przekierowanie poczty: jeśli chcemy pocztę przychodzącą przekierować na inny adres, wprowadzamy go tutaj.

Dostępy: trudna wbrew pozorom sprawa z logistycznego punktu widzenia.

Na pewno bezpośredni przełożony najlepiej wie, z jakich narzędzi korzysta pracownik, więc je tutaj wypisze. Musi jednak paść jasna informacja, czy te konta usuwamy, czy tylko zmieniamy hasło dostępu i jeśli tak, to komu powinno zostać przekazane.
Przykład: offboarding pracownika działu utrzymania klienta oznacza, że już otwarte wątki z klientami (tickety, konwersacje) trzeba przerzucić na inną osobę, aby zostały domknięte. Nie można ot tak usunąć konta. Jeśli jako kierownik zdecydujesz, że inny pracownik działu ma mieć dostęp, musisz osobiście dopilnować zmiany hasła i zaznaczyć ten fakt w tym mailu.

Przechodzimy dalej do odpowiedzialności, czyli: kto konkretnie ma to zrobić i za to odpowiada. Na początku wśród adresatów wskazałem, aby dołożyć tam osobę, która w jakikolwiek sposób zajmuje się operacjami i na nią spada ten obowiązek.

Często jest tak, że to ucieka, zapomnimy lub odłożymy na później. Natomiast w momencie zmian/odebrania dostępów, w tym wątku powinno wpaść potwierdzenie, np.: Jira, CRM, Intercom – konta usunięte, poczta przekierowana na adres abc@xyz.pl.

Żeby to ułatwić, zobrazowałem to na poniższej przykładowej wiadomości:

Jak widzisz, nie jest to skomplikowane.

Efekt: jednym mailem powiadomisz wszystkich, którzy powinni wiedzieć lub dalej się zaangażować w sprawny proces.

Czego tutaj brakuje? Jakie jest zadanie dla Ciebie przy organizacji procedur w firmie?
Osoba operacyjna. Osoba, której powierzysz dopilnowanie spraw administracyjnych, takich jak:

  1. Zdanie sprzętu, sprawdzenie jego stanu i pokwitowanie tego faktu.
  2. Zdanie karty dostępu, kluczy, karty parkingowej – z wszystkiego rozliczamy się jak z obiegówki na studiach. Nie dopuszczaj do sytuacji „ojejku, zgubiłem, zapomniałem, no to trudno”. Nie, rozliczamy się z każdego powierzonego mienia i musi to być pokwitowane. To jest bardzo duży komfort dla obydwu stron.

Tutaj również wprowadź sobie listę do odhaczenia i dostosuj do działu lub warunków w Twojej firmie.

Pułapka:

To nie jest uniwersalna metoda. Potraktuj ją, jak szablon do edycji. Każda firma jest inna, czy to pod kątem struktury, dostępu do informacji czy operacyjnych działań. Nawet taka opcja jak dostępy, gdzie zawsze jest bałagan. W firmie A będzie wdrożony menadżer haseł, w firmie B będzie osoba odpowiedzialna za operacje, która ma dostępy administratora do każdego narzędzia, w firmie C szef działu. Musisz to dostosować do swojej firmy.

Część HR

To tak zwany exit interview. Fajnie, żeby (jeśli jest) przeprowadziła go osoba z działu HR. Pod to można sobie również zrobić szablon kilku pytań, które powinny zostać zadane. W przypadku jego braku dobrze przemyśl, kto powinien się tym zająć. Ja odradzam bezpośredniego przełożonego – oni z pracownikiem z zasady świetnie się znają i to nie wniesie nic nowego. Takie spotkanie nie ma na celu wylania ostatnich żali, ale zebranie korzystnych informacji o firmie i często jest tak, że wskazówki, co z punktu widzenia pracownika można zmienić, padają właśnie na takim exit interview. Nie wiem, z czego to wynika, że jak coś nie działa albo można poprawić, to trzyma się to dla siebie i wykazuje brak inicjatywy, pomimo często trafnych pomysłów, a jak przychodzi do rozstania, to wtedy się to punktuje i pomaga poprawić organizację.

Poniżej jeszcze garść luźnych porad dla młodego stażem szefa. Uwaga, dotyczą tylko offboardingu jako procedury.

Logistyka ostatniego dnia pracy

  1. Zachowaj profesjonalizm. Bez względu na atmosferę rozstania Twoim obowiązkiem jest znaleźć fajny element współpracy i go podkreślić, czy to w rozmowie w cztery oczy, czy też przy całym zespole.
  2. Za dopilnowanie, czy projekty i ustalenia zostały domknięte lub prawidłowo przekazane, odpowiadasz TY i nikt inny. Musisz tego pilnować i sprawdzić przed odejściem, bo to Twój obowiązek. Wszyscy jesteśmy ludźmi, na wypowiedzeniu przeważnie zwalnia nam tempo. To oczywiście nie dotyczy wszystkich, ale przeważnie: „jestem na wypowiedzeniu, co mi zrobią? Wywalą z roboty? HUEHUE”.
  3. Nie przeciągaj tego. Ustal dzień wcześniej, czy pracownik jest w biurze do końca dnia, południa itp. Jeśli szykujesz jakąś niespodziankę, ułatwi to logistykę. Nic bardziej nie rozwala dnia, jak zabawa w kotka i myszkę w klimacie „no, gdzie jest Kasia, bo chcieliśmy ten prezent dać dla Kuby, a poszła na papierosa, ale potem Jacek ma spotkanie”.
  4. W przypadku zwolnienia dyscyplinarnego po rozstaniu zbierz zespół tego samego dnia i w kilku zdaniach przedstaw powody. Wykładasz kawę na ławę i chociaż plotki i tak będą się potem rodzić to nikt nie ma prawa Tobie zarzucić braku szczerości wobec reszty zespołu. To jest też bardzo dobry moment na expose szefa, ale krótkie i na temat (przypomnij 3-4 wartości, którymi się kierujesz i które w tym przypadku zostały naruszone). Skup się na konkretach i streść do 5 minut.
  5. W sytuacji, gdy rozstajemy się w dobrych relacjach (co jest zdecydowanie częstsze), następny dzień jako pierwsza rzecz z rana jest dobrym momentem na expose szefa. Natomiast również zwięźle i na temat.
  6. Nie pal mostów. Zaproponuj wystawienie referencji, a gdy kogoś zwalniasz, zaoferuj jakąkolwiek pomoc przy znalezieniu nowej pracy (jeśli pracownik ma cechy, które doceniasz). W końcu nierentowność stanowiska albo zmiana kierunku organizacji jest też powodem do rozstań i jest to normalne.

Jeżeli chciałbyś poznać jak zarządzać zasobami ludzkimi – Zamów Darmową Konsultację i porozmawiaj z jednym z naszych ekspertów.

Pozdrawiam, Mateusz!