Po co mi intranet?

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem lub naprawieniem intranetu albo po prostu widzisz, że metoda, którą dzielisz materiały i wiedzę w firmie nie działa, ten tekst jest dla Ciebie. Jeśli w ogóle nie zbierasz wiedzy w swojej firmie i nie masz jakiejkolwiek metody jej współdzielenia, to ten tekst zdecydowanie jest dla Ciebie.

Najniebezpieczniejsze dla firm są żółte tramwaje i już spieszę z wytłumaczeniem dlaczego.

Dawno temu mój szef uczył mnie obsługi narzędzia, które w całej kilkunastoosobowej firmie tylko on potrafił obsługiwać. „Mateusz, spisuj to proszę, bo jak wpadniemy pod tramwaj, to firma padnie”. Paweł nazwał to efektem żółtego tramwaju i myślę, że już rozumiesz, jaki z tego płynie morał. Pamiętaj, że nie każdy musi zginąć pod kołami tramwaju. Jego alegorią będzie urlop, zwolnienie chorobowe, a nawet rozładowana bateria w telefonie.

Zdajesz sobie sprawę z tego, że w Twojej firmie masz wiedzę. W głowach pracowników, w notesach, gdzieś-tam-gdzieś-tam-gdzieś na wspólnym dysku.

Weźmy sobie taki przykład: draft najnowszej oferty dla klientów ma Ania u siebie na pulpicie. Ania firmowy kiepski draft przerobiła z pomocą brata grafika na wypasiony i rozdaje go tym, których lubi. Ani nie ma dzisiaj w pracy, czyli nie wyślesz oferty (pod warunkiem, że macie ponad poprawne relacje). Działasz ambitnie, więc odbijasz się jak piłka od każdego innego handlowca. Słyszysz: ja mam w PDF-ie, ja mam starą wersję, Piotrek ma w wersji Keynote, bo pracuje na Mac-u, ale na bank Łukasz będzie miał w Power Point, przy czym jest na obiedzie, więc poczekaj aż wróci. A może w marketingu coś będą mieli?

Wow, super! Po 2 godzinach masz ten materiał i możesz składać ofertę. To dwie godziny w plecy i niepotrzebny stres dla Ciebie. Teraz przełóż sobie taką drobnostkę na każdy aspekt Twojej firmy i pomnóż przez liczbę przypadków. Mało? Zatem spotęguj przez liczbę np. zasad i procedur, które masz w firmie, a które nie są spisane, bo „przecież każdy to wie”.

Ja w intranecie i generalnie w zbieraniu wiedzy w firmie widzę kilka kluczowych elementów, które wpływają na efektywność i bezpieczeństwo przedsiębiorstwa. Od razu uprzedzam, w tym materiale nie wchodzę w detale, ale podpowiadam Tobie, jak zrobić sobie szablon. Jeśli szukasz szczegółowej pomocy, skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy.

Onboarding pracownika

Porządnie przygotowana ścieżka materiałów i wiedzy na start. Tu masz ułatwienie, bo część rzeczy jest uniwersalna bez względu na stanowisko. Zwróć uwagę na wszelakie sprawy organizacyjne (gdzie odnieść klucz od biura, jak zostaniesz po godzinach, skąd zamawiamy najlepszą pizzę, co zrobić, jak musisz kogoś zastawić na parkingu). Kalendarze do rezerwacji salek – nie ma nic bardziej wkurzającego niż podchody w tej sprawie. To wszystko powoduje, że pracownik od pierwszego dnia poczuje się znacznie bardziej komfortowo i uniknie biegania z płonącą głową, a w szczególności drobnych wpadek na starcie, które są rutyną dla całej załogi. Celowo spłycam to do codziennych przykładów, ponieważ to właśnie im poświęcamy najmniej uwagi, a, o zgrozo, wykonujemy je najczęściej.

Korzyść:
– Gromadząc lub tworząc materiały dla tej sekcji, zaglądasz do podstawowych, a zarazem codziennych spraw organizacyjnych, przez co może to być doskonała okazja, aby zauważyć, co wymaga odświeżenia lub poprawy.

Działy firmy
Każdy dział firmy powinien mieć swoją sekcję, gdzie zbiera materiały i procedury.
To tutaj w dziale sprzedaży w zakładce materiały zawsze czeka świeżutki szablon oferty, profile produktu, case studies albo choćby aktualna lista klientów z podziałem na branże. W dziale księgowości numer telefonu do radcy prawnego, a w produkcji odpowiedź na pytanie, do kogo zgłosić się po nowy zestaw odzieży ochronnej.

Spisanie procedur to nic innego, jak przygotowanie odpowiedzi na pytania, więc samodzielne rozwiązanie każdego problemu przez pracownika.

Procedury brzmią korporacyjnie? W takim razie zobacz: „W przypadku uszkodzenia odzieży ochronnej nowy zestaw zamów u krysiazadministracji@twojafirma.pl, w mailu podaj rozmiar zamawianej odzieży”. Tak, to jest spisana procedura, która wskazuje, jak szybko rozwiązać problem i na dodatek przyspieszyć go, żeby pani Krysia nie musiała się dopytywać o rozmiar buta. W tym tkwi cała filozofia.

Za aktualizację materiałów powinien odpowiadać kierownik działu. To w jego interesie jest mieć tam uporządkowane materiały, a przede wszystkim aktualne. „Masz to w intranecie” jest najbardziej prawidłową odpowiedzią na zadane pytanie (pomijam, jeśli ktoś się uczy, ale to oczywiste). Ja, wdrażając nowego pracownika, zawsze pozwalałem siebie zapytać do 3 razy o tę samą rzecz. Potem odpowiedź zawsze brzmiała „jest w intranecie”. Pomoc jest najważniejsza, ale zależy nam, aby uczyć innych samodzielności, prawda ? 🙂

Każdy dział ma swoje procesy i procedury – w gestii kierownika jest sposób, w jaki zostanie to spisane, zamieszczone i rozdystrybuowane, czyli po prostu przekazane reszcie pracowników.

Ogólne procesy i procedury w firmie

Zasady wnioskowania o urlop, wspomniane wcześniej miejsce, gdzie odnieść klucze, jak zostaniesz po godzinach w biurze, i cała rzesza podobnych spraw, które różnią się w zależności od firmy. Tak jak wspomniałem wcześniej, diabeł tkwi w szczegółach i to właśnie takie drobnostki wywołują największą frustrację.

Kierownictwo
Warto zrobić jakąś osobną zakładkę dla kierowników z procedurami lub sprawami, które dotyczą tylko kierownictwa.

Wyszukiwarka
Wiele narzędzi, na których stawiasz intranet, ma wyszukiwarkę, dzięki które, jak w Google po frazie, znajdziesz rzecz, która Ciebie interesuje. Zarządzanie wiedzą w firmie przede wszystkim ma polegać na łatwym i szybkim odnalezieniu informacji.

Kilka dodatkowych porad ode mnie:

1. Jeśli nie będziesz dbać, aby KAŻDY element w Twoim intranecie był aktualny, to już teraz możesz sobie darować. To jest skarbnica wiedzy w Twojej firmie i musisz wyrobić sobie nawyk, że jeśli cokolwiek się zmienia, to w pierwszej kolejności wprowadzasz to w intranecie. Nawet nie nawyk, a nałóg.
2. Aby ułatwić wprowadzenie tego nawyku, robiąc zmiany, zaczynaj od publikacji w intranecie, a potem roześlij informację do pozostałych zainteresowanych, np. w takiej formie:
3. Jeśli wdrażasz intranet, zacznij od zaplanowania choćby na kartce papieru, jak chcesz rozplanować jego zakładki i przechowywane informacje. W tym miejscu powinieneś też myśleć nad dostępami (publiczne, dla kierownictwa itp.). Pilnuj ładu i składu, ale też nie narzucaj zbyt wiele kierownikom działów (czytaj: ucz się na moim błędzie, który opisuję poniżej).
4. Kierowniku! Myśląc, jak zbudujesz swój dział w intranecie, pogadaj też z pracownikami. To ma być intuicyjne. Ja zrobiłem kiedyś taki błąd, że postawiłem sam intranet dla całej firmy (a pracowałem dla niej zdalnie) i według mnie struktury i zakładki były genialne, a w praktyce okazały się do bani. W przypadku tej organizacji na informacją zwrotną trzeba było czekać bardzo długo, a narzędzie przez długi czas nie spełniało swojej roli.
5. Marudziarze. Będą zawsze i wszędzie. Jest tak, że ludzie mają opór przed dzieleniem się wiedzą – często ci sami też nie lubią się uczyć. Pada argument „ok, jeśli spiszę wszystko, czym się zajmuję, będzie łatwiej mnie zastąpić”, ale jak pojedziesz na wakacje, to nikt nie będzie do Ciebie codziennie wydzwaniał z problemami albo oczekiwał, że będziesz dostępny pod mailem.

Co robić, jak żyć?

To, jaką teraz wybrać platformę i jak się do tego wszystkiego zabrać? To jest trochę jak pytanie, który samochód jest najlepszy?

Poniżej chciałbym zasugerować Tobie kilka budżetowych rozwiązań, które można wdrożyć samodzielnie.

Google Sites – jeśli korzystasz z narzędzi G Suite, to masz je w pakiecie. To Googlowski CMS do tworzenia stron w rozwiązaniu drag&drop. Ma sporo ograniczeń względem choćby WordPressa, ale też jest do granic uproszczony.

Zalety: wyszukiwarka, możliwość nadawania dostępów konkretnym użytkownikom lub grupom do konkretnych zakamarków, wstawianie dokumentów, prezentacji i materiałów bezpośrednio z Google Drive. Sprawdzi się w organizacji do 100 osób.

WordPress – bo czemu nie? Daje więcej swobody, ale tutaj jest ryzyko, że zapętlisz się, a stawianie nowej strony firmowej i wdrożenie będzie trwało wiekami.

System ATS – czyli narzędzie pracy HR-owca, gdzie może zbudować bazę wiedzy. Systemów ATS na rynku jest wiele, więc jeśli jesteś już użytkownikiem jednego z nich, to Twój opiekun klienta powinien doradzić Tobie odpowiednie rozwiązanie.

Powodzenia!

Jeżeli chciałbyś sprawdzić, czy Twój Intranet jest poprawnie skonfigurowany – Zamów Darmową Konsultację i porozmawiaj z jednym z naszych ekspertów.

Pozdrawiam, Mateusz!