Recenzja: Synergius CRM - System CRM

Kolejnym systemem jest Synergius CRM, którego producentem jest polska firma Questy — odpowiedzialna również za narzędzie Aura Business. Jak większość systemów CRM, pozwala on na regularne dbanie o kontakt z klientami i budowanie z nimi długofalowych relacji. Twórcy opisują go jako proste narzędzie, które nie wymaga wielu czasochłonnych szkoleń, pozwalających bez wykorzystywać jego pełny potencjał. Czy można wdrożyć się w Synergiusa na własną rękę? Zaraz to zweryfikujemy.

Pierwsze kroki

Aby rozpocząć testy, udajemy się na stronę Synergiusa, gdzie wita nas zielony przycisk zachęcający do sprawdzenia samodzielnie systemu.

Jak w większości systemów, w celu przetestowania musimy wypełnić jedynie krótki formularz i możemy się cieszyć 30. dniami testów bez dodatkowych kosztów. 

Gdy już przejdziemy przez prosty proces rejestracji, naszym oczom ukaże się prosty i przejrzysty widok panelu głównego systemu. Domyślnie widzimy moje zadania: przeterminowane i aktualne, cele, oraz kalendarz zaplanowanych spotkań i działań. Oprócz tego, na stronie głównej mamy jeszcze zakładki takie jak: aktywność handlowców, szanse sprzedaży, ofertowanie, zamówienia, sprzedaż, zadania – cała firma i zdarzenia – cała firma.

Menu nawigacyjne znajdziemy na górze strony. Przeprowadzi nas ono przez szanse sprzedaży, możliwość dodania nowej osoby, kontrahenta, oferty, zamówienia lub faktury, kalendarz, kontrahentów gdzie znajdziemy listę firm oraz kontaktów wraz z możliwością obsługi grup odbiorców, raportów, opcji produktów, map, dokumentów, projektów czy ustawień i ogłoszeń firmowych. Tak naprawdę cały system ujęty został w dwóch menu, które gwarantują nam szybkie przemieszczenie się po jego funkcjonalnościach.

Integracje

Podstawowymi integracjami, które są kluczowe dla każdego systemu CRM, są te związane ze skrzynką mailową oraz kalendarzem. Synergius oferuje je obie. Chcąc skorzystać z tej pierwszej, wystarczy przejść do ustawień konta, zarządzanie kontami pocztowymi oraz edytować nowe konto pocztowe z wykorzystaniem ustawień IMAP/SMTP. Tam mamy szereg opcji bezpieczeństwa oraz warunków synchronizacji. Nie byliśmy w stanie zsynchronizować kalendarza w wersji testowej, jednak do jej wykonania konieczny jest kontakt z konsultantem i użycia aplikacji CalDav.

Synergius CRM posiada dostępne API, ale nie integruje się z telefonicznym VOIPem — dla niektórych firm to ważna informacja.

Dysponuje natomiast szeregiem gotowych rozwiązań względem integracji z programami handlowymi, co istotne, dwustronnej. Na tle pozostałych systemów CRM w naszym rankingu to zdecydowanie unikalna cecha.

Gotowe integracje są przygotowane dla:

• Symfonia Handel,
• Symfonia ERP,
• Comarch Optima,
• Subiekt GT,
• Subiekt Nexo,
• Asseco Wapro Wf-Mag.

Polityka producenta dotycząca innych programów również jest na plus. Na swojej stronie Synergius zachęca, aby skontaktować się z konsultantem w celu integracji z innymi programami.

CRM

System CRM nie istnieje bez efektywnego zarządzania szansami sprzedaży. Jest to najważniejsze narzędzie. Jak w większości systemów, możemy tu wyświetlić szanse sprzedaży na podstawie widoku kanban oraz tabeli. Bardzo przejrzyste rozwiązania, które nie wymagają od użytkownika godzin wnikania oraz odkrywania tajemnic. Na tablicy kanban oczywiście możemy działać za pomocą metody drag & drop, aby przemieszczać szanse sprzedaży pomiędzy poszczególnymi etapami. Widok nadal wygląda bardzo podobnie, do tego znanego z Pipedrive — z tym że w domyślnym motywie jest nieco więcej koloru niebieskiego.

Po kliknięciu w wybraną przez nas szansę sprzedaży przechodzimy do nowej karty, gdzie ukazuje się nam komplet informacji na jej temat. Mamy tu podgląd historycznych działań, korespondencji, wszystkie najważniejsze daty i parametry. Dodatkowo możemy wzbogacić je o własne pola, które będą specyficzne dla naszego modelu działania. W ramach tego widoku możemy również dodać ofertę, załączyć dokumenty oraz edytować te podstawowe informacje o szansie. 

Oprócz opiekowania się szansami sprzedaży Synergius daje nam możliwość zbierania i porządkowania informacji o naszych klientach. Znajdziemy tu podstawowe informacje o firmie, historię finansową, dokumenty, aktywne rabaty, atrybuty, zadania i zdarzenia, e-maile i raporty. Jak w większości systemów CRM, które powstają w naszym kraju, możemy dodać firmę po jej numerze NIP, a wszystkie jej dane zostaną zaciągnięte z bazy Głównego Urzędu Statystycznego.

Współpraca z programami handlowymi nie byłaby zbyt owocna, gdyby nie fakt, że Synergius posiada bazę produktów, która w dodatku w niektórych przypadkach integracji może odzwierciedlać stany magazynowe z systemu ERP. Utworzymy tam katalog produktów i usług. Bazując na tych katalogach, możemy tworzyć oferty handlowe, zamówienia oraz faktury.

Raporty

Istotnym elementem każdego systemu CRM są raporty. Dostarczą one wiarygodnych danych, dzięki którym będziemy mogli pracować nad poprawą naszych procesów, weryfikować ich wąskie gardła i finalnie wspierać w rozwoju naszą firmę oraz dawać wskazówki swoim zespołom handlowym. Pomimo, że ich liczba jest ograniczona, tą są na tyle dobrze dobrane, że dadzą nam wgląd w praktycznie większość niezbędnych do efektywnego zarządzania danych. W przypadku, gdyby brakowało nam pewnych zestawień, zawsze możemy eksportować je w pliku z rozszerzeniami .csv oraz .xslx.

Synergius posiada jeszcze jedną, dość unikatową wśród CRMów funkcję — mapę. To dzięki niej będziemy w stanie efektywnie planować nasze działania w terenie. Możemy ograniczyć koszty związane z tego typu spotkaniami do minimum, gdy będziemy w stanie dobrze zaplanować i zweryfikować nasze trasy dojazdowe.

System oferuje możliwość wyświetlenia potencjalnych, aktywnych oraz zakończonych współprac z klientami.

Wszystko to zostało opakowane w mapę ze znacznikami, która w estetyczny sposób obrazuje cele naszych wizyt.

Aplikacja mobilna

Synergius oferuje aplikację mobilną, dającą dostęp do podstawowych funkcjonalności: 

• Baza firm i osób kontaktowych w CRM – możliwość bezpośredniego przechodzenia do połączeń telefonicznych.
• Dodawanie notatek – możliwość dodania notatki np. po zakończonym spotkaniu.
• Planowanie zadań – szybkie dodawanie nowych czynności.
• Lista zadań – błyskawiczny dostęp do bieżących i zaległych zadań.

Plusy

1. Nielimitowana przestrzeń na pliki.
2. Dostęp na podstawie ról.
3. Integracja z pocztą.
4. Gotowe integracje z programami handlowymi.
5. Graficzne przedstawienie szans sprzedaży.
6. Możliwość dodawania katalogów produktów.
7. Krótki czas dodania szansy sprzedaży.
8. Możliwość zmian dedykowanych.
9. Moduł ofertowania.
10. Wsparcie wielu walut.
11. Dostępność API.
12. Aplikacja mobilna
13. Monitoring celów handlowców w systemie
14. Możliwość analizy powodów wygranej i przegranej szansy sprzedaży
15. Prognozowanie / estymacja sprzedaży na podstawie lejka
16. Integracja z VOIP
17. Moduł do prowadzenia obsługi klienta
18. Moduł ofertowania

Minusy

1. Mimo pozornie prostego wyglądu Synergius nie charakteryzuje się dużą łatwością użytkowania.
2. Długi czas synchronizacji narzędzia ze skrzynką mailową.
3. Brak natywnej synchronizacji kalendarza z Google do CRM.
4. Brak mierzenia procesu sprzedaży.
5. Brak integracji z Zapier.
6. Brak modułu budowy formularzy na stronę internetową
7. Brak gotowej integracji z systemem marketing automation
8. Brak modułu tworzenia własnych raportów
9. Ograniczone automatyzacje
10. Brak szablonów komunikacji z klientami
11. Brak call trackingu w aplikacji mobilnej

Podsumowanie

Synergius charakteryzuje się dużą przystępnością dla użytkowników. Pozornie prosty interfejs czasem zadziwia niespodziewanie nielogicznym rozwiązaniem. Są to jednak przypadki jednostkowe. Oczywiście prostym rozwiązaniem (które oferuje wiele innych systemów na rynku) byłby czat ze wsparciem, jednak na dziś takiej funkcjonalności nie ma.

Unikatowe na rynku integracje z programami handlowymi oraz mapa, wspierająca planowanie działań handlowca w terenie, z pewnością zasługują na uwagę. Synergius stanowi też swego rodzaju punkt początkowy: przy dynamicznym rozwoju firmy pozostawia możliwość urośnięcia do swojego „większego brata” – czyli Aura Business, która działa na podstawie podobnej mechaniki. Natomiast interfejsy posiadają tam dużo większą liczbę funkcji.