Recenzja: Bitrix24 - system CRM

Bitrix24 to nie tylko system CRM. To platforma, która posiada pełen wachlarz narzędzi do współpracy grupowej, zarządzania zespołem i projektami, udostępniania plików i innych – można długo wymieniać. Narzędzie powstało w 2012 roku, a na ten moment korzysta z niej ponad 5 milionów organizacji. Przyznam – ten wynik robi wrażenie! Co sprawia zatem sprawia, że Bitrix24 jest tak popularny? Sprawdźmy!

Jak zacząć?  

Wchodzę na stronę Bitrix24 i co widzę? Wersja angielska strony – mimo tego, że obecnie jest to standard, wiele osób biegle włada tym językiem, to i tak wyobrażam sobie, że może być to czynnik, który zdecydowanie odstraszy niektórych potencjalnych użytkowników już na wstępie. Jakże wielkie tym samym było moje zaskoczenie, kiedy z ciekawości rozwinąłem sekcję języków (prawy górny róg) i zobaczyłem, że mają polską wersję językową strony.

Proces rejestracji jest bardzo prosty, wystarczy podać e-mail, a na skrzynkę natychmiastowo otrzymujemy bezpośredni link do naszego konta. Byłoby nie w porządku, gdybym tutaj nie wspomniał o istotnej kwestii, jaką są pieniądze. Bitrix24 oferuje kompletnie bezpłatny plan, który nie jest ograniczonym czasowo okresem testowym i ma przy tym dosyć fajne funkcje, które mniejszym firmom na początek mogłyby wystarczyć.

Po zalogowaniu warto ustawić język – prostokąt na samym dole strony. My ustawiliśmy polski i powitała nas tzw. „Tablica Aktywności”, z poziomu której jesteśmy na bieżąco ze wszystkimi aktualnościami i mamy natychmiastowy podgląd na zadania i stopień ich realizacji. Wyglądem przypomina ona tablice najbardziej popularnych portali społecznościowych, dzięki czemu działamy bardzo intuicyjnie i błyskawicznie jesteśmy w stanie zamieścić wiadomości, zadania, informacje o wydarzeniach, ankiety i wiele innych. O czym warto wspomnieć na tym etapie – widok można personalizować dowolnie. Sam mam tak, że nie lubię pracować na czymś, co jest po prostu brzydkie. Natomiast Bitrix24 wychodzi na przeciw oczekiwaniom użytkowników, którzy lubią personalizować swój system do bólu. Otóż w tle można ustawić swojego kota, dzieci czy ulubiony samochód. 🙂

Co istotne, od razu pod ręką mamy komunikator, gdzie w razie jakichkolwiek pytań czeka na nas konsultant z odpowiedzią na pytania. Testowałem – o każdej porze dnia i nocy odpowiedź była wręcz natychmiastowa. Tutaj należy dodać gwiazdkę – w wersji darmowej konsultant jest do naszej dyspozycji przez 7 pierwszych dni korzystania z platformy (onboarding), później trzeba szukać odpowiedzi w FAQ. W wersjach płatnych kontakt przez czat jest możliwy cały czas.

Ciekawym widgetem jest również „Puls firmy” (prawy górny róg), który pokazuje które z funkcjonalności przyjęły się w naszym zespole najbardziej i jak użytkownicy wdrażają ten system do swoich codziennych obowiązków.  Pozwala on nam obserwować statystyki w skali firmy, ale również dla wybranego pracownika.

Integracje

Jednymi z podstawowych integracji, które według mnie powinny znajdować się w każdym CRMie, są kalendarz i skrzynka mailowa. Bitrix24 je ma. Sam proces synchronizacji jest bardzo prosty i nie trzeba mieć szczególnych zdolności informatycznych, aby sobie z nim poradzić. Ważne jest to, że możemy połączyć się niemalże ze wszystkim: w przypadku kalendarza – Google, Mac, IPhone, Android, a w przypadku e-maila – nie ma ograniczeń, wystarczy skorzystać z IMAP.

Oprócz tych podstawowych, możemy zintegrować Bitrix24 z takimi narzędziami jak VOIP, a nawet Facebook – ktoś tutaj odrobił lekcję i zdaje sobie sprawę z rosnącej roli social mediów. Mamy do nich swobodny dostęp klikając w zakładkę „Centrum kontaktowe” – fajnie, że można mieć wszystko w jednym miejscu.

Wszystkie pozostałe integracje są dostępne w zakładce „Aplikacje”. Nie rzuciło mi się to w oczy od razu, należało rozwinąć listę menu po lewej stronie.

CRM

Przechodząc do konkretów, po otwarciu zakładki CRM, domyślnie pokazują się deale, które są podzielone na etapy – na wzór tablicy kanban. Uważam, że jest to bardzo dobry sposób na graficzne przedstawienie trwających procesów, a przede wszystkim na szybkie przypisywanie ich do właściwych etapów. Można to robić na zasadzie drag & drop – wystarczy złapać i upuścić tam, gdzie chcemy.

Oprócz zarządzania szansami sprzedaży, z poziomu CRM można również:

• Zarządzać kontaktami i dodawać nowe firmy,
• Dodawać katalogi produktów,
• Tworzyć faktury,
• Przygotowywać oferty,
• Analizować lejek sprzedaży,
• Generować raporty,
• Zarządzać aktywnościami – spotkania, rozmowy itd.,
• Mieć wgląd do CRMowej tablicy aktywności.

Co zwróciło szczególnie moją uwagę – długi czas dodawania nowego kontrahenta. Testując jakiekolwiek oprogramowanie często mierzę to, co da się zmierzyć. W przypadku CRM to szczególnie istotne, ponieważ ma on za zadanie optymalizować naszą pracę i przede wszystkim ją ułatwiać. Tutaj dodanie nowej firmy zajęło mi około półtorej minuty, co nie jest dobrym wynikiem. Na usprawiedliwienie Bitrix24 można jedynie dodać, że nie jest to polski CRM, a więc nie było opcji zaciągnięcia danych z GUSu po numerze NIP – wszystkie dane wpisywałem ręcznie.

Podoba mi się w nim to, że jest nietypowy graficznie. Czytelny lejek sprzedaży, czy też raporty to elementy, które przystępnie się ogląda, a przede wszystkim łatwo analizuje. Znam mnóstwo takich przypadków, gdzie z założenia fajna, nowoczesna szata graficzna nie jest wcale czytelna.

Poza zakładką CRM, której funkcjonalności można skonfigurować wedle życzenia, na uwagę zasługuje też zakładka „Czas i Raporty”, dzięki której można zarządzać harmonogramem pracy pracowników, mieć podgląd na ich nieobecności, spotkania i generować raporty.

Wszystkich pracowników można dodawać ręcznie, co wbrew wyobrażeniom, przebiega bardzo sprawnie. Po dodaniu przydziela im się szczególne role i uprawnienia.

Plusy

1. Aż 18 wersji językowych, w tym polska wersja językowa.
2. Darmowy plan – do 12 użytkowników, 5 GB przestrzeni na pliki.
3. Czat 24/7 – w planie darmowym wyłącznie przez 7 dni w ramach onboardingu.
4. Płatne plany: cena dotyczy całej organizacji, a nie jednego użytkownika, co oznacza że im większa firma, tym mniejszy koszt jednostkowy.
5. Dostępność API.
6. Aplikacja mobilna.
7. Wiele gotowych integracji.
8. Możliwość wysyłania mailingów.
9. Integracja z VOIP.
10. Intuicyjny, dość prosty w obsłudze system.
11. Dostępna wersja desktop.
12. Dostęp na podstawie ról.
13. Wsparcie wielu walut.

Minusy

1. Stosunkowo długi czas dodania kontrahenta.
2. Kanały pomocy takie jak e-mail i telefon dostępne wyłącznie poprzez sieć autoryzowanych partnerów.
3. Brak zakładki umożliwiającej monitorowanie celów w systemie, można to realizować, ale jako „Projekty”.
4. Możliwość wprowadzenia zmian wyłącznie w wersji on-premise.

Podsumowanie

Bitrix24 to zdecydowanie narzędzie warte uwagi. Umożliwia w sposób kompleksowy i optymalny zarządzać relacjami z klientami, ale także umożliwia trzymanie ręki na pulsie firmy. Warto tutaj wspomnieć, że podczas testów zapytaliśmy o możliwość śledzenia aktywności – np. otwarcie e-maili i okazało się, że wersja mobilna takowej nie posiada. Ku miłym zaskoczeniu, konsultantka natychmiastowo zaticketowała ten brak, przekazując go developerom jako być może przyszły task do realizacji. Duży plus za ładny i funkcjonalny design – bardzo przyjemnie się na tym systemie pracuje. Warte sprawdzenia!