Klient potrzebował wsparcia w zarządzaniu procesami i bazą klientów. Brakowało informacji o prowadzonych działaniach sprzedażowych, co było dużym wyzwaniem w pracy managerów i handlowców. Firmie zależało, by wszystkie informacje o procesach sprzedaży, klientach i skuteczności handlowców, były w jednym miejscu, a dostęp do nich możliwy był łatwy i szybki. 

Dodatkowo managerowie mieli poczucie, że dużo szans sprzedażowych może uciekać z powodu niedopilnowania lub braku procesu. Dlatego potrzebowali pilnego wsparcia w uporządkowaniu procesów w obszarze sprzedaży. Bez tych informacji istniało realne ryzyko tego, że rozwój Sollux na tak konkurencyjnym rynku zatrzyma się, co nie wchodziło w rachubę. Problem potęgował fakt, że chodziło o rozwój sprzedaży na polskim i europejskim rynku.

W Sollux w obszarze sprzedaży funkcjonują dwa procesy. Nawiązania współpracy z partnerem (w tym przypadku sklepem e-commerce) i rozwoju współpracy. Oba prowadzone były w oparciu o zbudowane wewnętrznie arkusze Excel. Zarządzając sprzedażą w Excelu, bardzo łatwo wpaść w wiele kosztownych pułapek. Niestety managerowie i handlowcy w Sollux nie uniknęli ich. Każdy z arkuszy był rozbudowany i przeładowany danymi do granic możliwości. Takie przeładowanie sprawia, że pomimo dobrych chęci, nie jest możliwe rzetelne mierzenie codziennych działań, bo ilość informacji przygniata. Dane, które miały wspierać, przytłaczają i stają się przeszkodą nie do przejścia.

Doprowadziło to do tego, że handlowcy niechętnie wypełniali tabele, a Excel szybko stał się ich zmorą. Niechęć do regularnego uzupełniania danych skutkowała brakiem aktualnych danych. Managerowie nie otrzymywali, więc danych, przez co nie mogli podejmować właściwych decyzji biznesowych opartych na faktach, bo tych faktów brakowało. A znalezienie jednej brakującej informacji zajmowało mnóstwo czasu. 

Ponadto nie wiadomo było, ile czasu handlowcy poświęcają na pozyskanie partnera, ile na jego rozwój i ile osób w zespole potrzeba, aby zwiększyć sprzedaż zgodnie z celami. Brakowało wiedzy również ile tematów „upada” i z jakiego powodu. Trudno prowadzić firmę bez danych. Lecz jeśli nie Excel to, co?

Potrzebne było narzędzie, które pozwoli mierzyć procesy, dostarczy prawdziwe dane i umożliwi ich wygodne gromadzenie i przeglądanie. To wszystko doprowadziło do decyzji o wyborze i wdrożeniu systemu CRM, który rozwiąże te problemy. Pierwszym krokiem był wybór odpowiedniego systemu. W trakcie analizy procesów i modelu pracy zbudowaliśmy zestawienie wymogów. W efekcie zarekomendowane zostały dwa systemy CRM. Wybrany został Pipedrive. 

Następnie przeszliśmy do wdrożenia. Podzielone zostało na dwa główne etapy: budowa systemu i wdrożenie zespołu. Budowa wystartowała od przeniesienia procesów po kolei. Kolejnym krokiem było importowanie danych, testy i poprawki. Gdy system był już gotowy, zajęliśmy się drugim etapem — wdrażaniem zespołu. Dzięki dużej otwartości i wyszkoleniu zespół bardzo szybko opanował podstawy systemu, a następnie pomagał w automatyzacji procesów. Pozwoliło to zbudować ten zakres dużo szybciej i osiągnąć sytuację, w której procesy mają jasno generowane zadania i zakresy do wykonania na każdym z etapów.

• Wdrożony system CRM Pipedrive, który wspiera pracę działu sprzedaży. 
• Zespół pracuje we wdrożonym systemie, rozumie go i chętnie z niego korzysta. 
• Manager ma do dyspozycji tablice wiarygodnych raportów działań sprzedażowych oraz cele. 
• Ustalono KPI, które pozwalają zmierzyć realny postęp w procesie, a nie tylko wykonane czynności. 
• “Uszczelnienie” przepływu danych. Zbierana jest pełna baza niezbędnych informacji o kontaktach i stanowi źródło kompletnych informacji o leadach i klientach.
• Czarno na białym widać, czy procesy funkcjonują prawidłowo. 
• Procesy funkcjonują i są silnie automatyzowane. Na każdym z etapów wyzwalane są zadania, konkretne instrukcje, co należy wykonać jedna po drugiej. 
• Zespół handlowy bazuje na rzeczywistych liczbach i rzetelnych danych na temat skuteczności pozyskiwanych leadów i dalszych działaniach z pozyskanymi klientami.