Recenzja: Zoho CRM - System CRM

Zoho CRM to narzędzie sprzyjające budowaniu pozytywnych relacji z klientami i wspierające procesy sprzedażowe. Można śmiało powiedzieć, może trochę humorystycznie, że to gruba ryba w świecie systemów CRM – początki systemu sięgają 2005 roku, kiedy to wiele konkurencyjnych narzędzi nie było nawet w planach. Obecnie korzysta z niego ponad 50 000 000 użytkowników – imponujący wynik. Sprawdźmy, czy faktycznie dzięki Zoho CRM jesteśmy w stanie sprzedawać inteligentniej, lepiej i szybciej. 

Jak zacząć?

Znajduję stronę Zoho w wyszukiwarce, klikam i voilà – angielska wersja strony. Nie jest to oczywiście jakaś uciążliwość, jednakże dla niektórych przekaz może być mylący – skoro nawet strona nie jest przetłumaczona na nasz ojczysty język to sam system pewnie też nie będzie – nie chcę, wychodzę! Tutaj niespodzianka – Zoho CRM ma polską wersję językową.

Sam proces rejestracji jest bardzo intuicyjny i szybki. Można założyć bezpłatne konto, które umożliwia dostęp maksymalnie trzem użytkownikom. Można też wypróbować 15-dniową wersje trial – w trzech różnych planach. Przy założeniu konta wystarczy podać podstawowe dane, jeżeli ktoś nie chce – można szybko się podpiąć za pośrednictwem konta Google albo LinkedIn.

Na etapie rejestracji, Zoho CRM bazuje na naszym IP, dlatego też po zalogowaniu czekał na mnie pulpit w języku polskim – nie musiałem niczego konfigurować na własną rękę. Od razu wyskoczyło okno z możliwością ustawienia języka i waluty – system wspiera wiele walut oraz występuję w aż 25 wersjach językowych.

Stronę startową można ustawić na dwa sposoby – widok domyślny oraz klasyczny, które przedstawiają trwające zadania i wydarzenia na dany dzień, pozyskane kontakty i inne. Tak naprawdę tę zakładkę można konfigurować dowolnie – sekcje można dodawać, usuwać, mamy możliwość pełnej personalizacji.

Oprócz strony głównej, w górnym menu znajdziemy zakładki takie jak: namiary, kontakty, transakcje, działania, raporty, projekty i mnóstwo innych. Co istotne, każdą sekcje można przeprojektować wedle swoich potrzeb. Ja w pierwszej kolejności dodałem zakładkę „Produkty”, w której można dodawać je ręcznie albo zaimportować z pliku, a nawet z innego systemu CRM!

Na początku zastanawiałem się przez moment czym różnią się namiary od kontaktów – ale po wejściu w odpowiednie moduły od razu zauważyłem różnicę. W namiarach przechowujemy między innymi leady, którym możemy przypisać poszczególne etykiety, np. „Contact in future”, a w kontaktach po prostu dane kontaktowe – żadna filozofia.

Integracje 

Skupiając się na integracjach, zawsze zaczynam od dwóch najbardziej podstawowych i wszystkim znanych – kalendarza i skrzynki mailowej. Zoho oczywiście ma je obie, ale synchronizacja to nie taka bułka z masłem. Nie będę tutaj generalizował, sam mam tak, że mocno przyzwyczaiłem się do oczywistych rozwiązań i zakładałem, że bez problemu zintegruję się z nimi z poziomu strony głównej. Niestety nie w Zoho. Przyznam, że odrobinę musiałem pogrzebać – w końcu się udało, obie rzeczy synchronizujemy z poziomu ustawień.

Kalendarz połączyłem w polu o wdzięcznej nazwie – „Platforma handlowa”. Po znalezieniu tej funkcjonalności, sam proces integracji przebiegł bardzo szybko i sprawnie. Warto natomiast przyjrzeć się bliżej synchronizacji samej poczty, którą można dodać z poziomu zakładki „Kanały”.

Po synchronizacji poczty – ja synchronizowałem Gmail, warto włączyć moduł „SalesInbox”, który wyglądem przypomina zwykłą, klasyczną skrzynkę mailową. Z jego poziomu mamy wgląd do wszystkich wiadomości.

Bardzo wygodny jest dostęp z poziomu kontaktów, do całej historii korespondencji. Co więcej po wysłaniu wiadomości bezpośrednio z Zoho, dostajemy powiadomienie, gdy adresat otworzy naszą wiadomość! Jakiś czas temu opisywaliśmy nowe narzędzie – Sellizer, tutaj mamy jego namiastkę.

Poza powyższymi, oczywiście w Zoho CRM dostępne jest API, można go też zsynchronizować z VOIP – czyli jest wszystko, co potrzebne. Integracje z narzędziami marketingowymi oraz pozostałe dodatki znaleźć można w ustawieniach oraz w zakładce Marketplace. W przypadku tej drugiej możemy się poczuć jak w sklepie z aplikacjami ponieważ znajdują się tam setki gotowych integracji.

CRM

Wprowadzenie wprowadzeniem, ale tak naprawdę jeszcze nie wiecie, jak Zoho sprawdza się jako system CRM. Przede wszystkim, dodając użytkowników, można przypisać im dostęp zależny od roli. To ponownie można zrobić z poziomu ustawień.

Co zawsze interesuje mnie najbardziej to dodawanie szans sprzedaży. Tutaj niestety znowu schody (ale nie wysokie), bo te szanse sprzedaży są, ale pod modułem, który się nazywa transakcje. Przyznam szczerze, że nazwa odrobinę mnie zmyliła i znów to był ten moment, kiedy musiałem się czegoś naszukać. To była dobra okazja, aby sprawdzić, jak działa support. Niestety okazało się, że racji tego, że opcja kontaktu telefonicznego jest dostępna wyłącznie dla pełnopłatnych użytkowników – odpowiedź musiałem odszukać sam.

Widok można ustawić na kilka sposobów – ja zostaję wierny tablicy kanban, która dla mnie jest najlepszą opcją graficznego przedstawienia szans sprzedaży. Dzięki temu rozwiązaniu mogę szybko przerzucać szanse między etapami, wystarczy je złapać i upuścić tam, gdzie chcemy. Same dodanie szansy sprzedaży jest łatwe i szybkie, o ile mamy już wcześniej dodanego kontrahenta, bo tutaj sprawa wygląda nieco inaczej (mnie zajęło to około minuty).

Zoho CRM pozwala nam tworzyć też oferty – tak naprawdę odkryłem to wyłącznie dlatego, że z taką informacją spotkałem się na stronie. W polskiej wersji językowej jest to tak nieintuicyjne, że już dawno bym sobie darował, twierdząc, że Zoho nie ma po prostu modułu ofertowania. Staram się jednak przeprowadzać testy możliwie rzetelnie i udało się – oferty w Zoho CRM tworzy się pod jakże oczywistym modułem o nazwie „Zamówienia”.  Nie ukrywam, że aby to zlokalizować, musiałem przełączyć się na wersję angielską by dopiero później znaleźć polski odpowiednik tej funkcji.

Poza powyższymi, Zoho CRM umożliwia również:

• Tworzenie faktur,
• Dodawanie produktów,
• Generowanie raportów i tworzenie własnych,
• Tworzenie kampanii,
• Dodawanie dostawców,
• Prognozowanie,
• I wiele, wiele innych – od nas zależy jakie moduły dodamy.

Zakładka „Raporty” zaskoczyła mnie pozytywnie, bardzo pozytywnie. Mnóstwo predefiniowanych raportów, a dodatkowo możliwość generowania własnych to duży plus. Poza tą zakładką jest jeszcze jedna – „Analityka”, która również serwuje nam niezłą porcję różnych statystyk. To właśnie tutaj znajdziemy lejek sprzedażowy.

Dodatkiem, o którym należałoby wspomnieć, jest rozwiązanie bazujące na sztucznej inteligencji – Zia. W systemie CRM monitoruje on naszą aktywność i wysyła wskazówki, jeżeli zauważy, że coś jesteśmy w stanie zoptymalizować. Poinformuje nas też, jeżeli na przykład dodamy mniej szans sprzedaży niż ilość dodanych w minionym tygodniu. Ciekawy dodatek!

Plusy

1. Aż 25 wersji językowych, w tym polska wersja językowa.
2. Darmowy plan do 3 użytkowników.
3. Dostępność API.
4. Aplikacja mobilna.
5. Wiele gotowych integracji.
6. Możliwość wysyłania mailingów.
7. Możliwość śledzenia aktywności wysłanych maili.
8. Integracja z VOIP.
9. Dostęp na podstawie ról.
10. Wsparcie wielu walut.
11. Możliwość zmian dedykowanych.
12. Możliwość wprowadzenia wielu modyfikacji.
13. Moduł ofertowania.
14. AI Zia.

Minusy

1. Mało miejsca w przestrzeni dyskowej – maksymalnie 1 GB, można ją powiększyć za dodatkową opłatą.
2. Słabe wsparcie, brak online czatu, telefon tylko dla pełnopłatnych użytkowników, e-mail wyłącznie w sprawach technicznych. Można skorzystać z pomocy, ale wyłącznie na stronie polskiego partnera.
3. System jest skomplikowany, wiele rzeczy jest ukrytych i dostęp do nich nie jest taki oczywisty.
4. Mimo polskiej wersji językowej pojawiają się treści w języku angielskim. Niektóre rzeczy są przetłumaczone myląco.

Podsumowanie  

Zoho CRM to z pewnością rozwiązanie dla wytrwałych, którzy nie zważając na pierwsze trudności, docenią jego dużą modyfikowalność. Jego funkcje umożliwiają kompleksowe zarządzanie relacjami z obecnymi klientami oraz budowanie relacji z nowymi. Czy można zatem sprzedawać inteligentniej, lepiej i szybciej dzięki Zoho CRM? Na pewno tak, ale tylko po nabraniu „wprawy” – początkujący mogą się zrazić.