Recenzja: Monday.com - system CRM

Początki monday.com sięgają 2014 roku, kiedy funkcjonował on jeszcze pod nazwą Dapulse i był narzędziem do zarządzania projektami. Platforma została stworzona z myślą o tym, aby ułatwiać ludziom współpracę, która przy pomocy tego systemu miała być w pełni transparentna. Wyróżnikiem takiego rozwiązania stała się nieskończona możliwość konfiguracji, dzięki czemu to była tylko kwestia czasu aż zaczęto używać monday.com jako systemu CRM. Twórcom narzędzia, z którego obecnie korzysta ponad 40 000 zespołów zależało na tym, aby stworzyć rozwiązanie nie tylko takie, które działa, ale takie, z którego korzystanie będzie czystą przyjemnością. Czy im się udało? Sprawdźmy!

Jak zacząć? 

Strona internetowa Monday.com występuje w pięciu wersjach językowych, ale niestety nie w polskiej – do dyspozycji mamy: angielski, hiszpański, francuski, niemiecki i portugalski. Po wejściu natychmiastowo rzuca się w oczy pole, w które wystarczy wpisać maila, aby otrzymać dostęp do 14-dniowej wersji trial.

Proces rejestracji jest szybki i prosty, a zaraz po zalogowaniu otrzymujemy możliwość korzystania z systemu w planie Pro, który nie licząc opcji dedykowanych, jest najdroższym dostępnym w cenniku rozwiązaniem.

Gdy już uda nam się zalogować, wirtualny asystent konfiguracji konta poprosi nas o stworzenie nowej tablicy. Do wyboru mamy ponad 70 gotowych szablonów, ale jeżeli to byłoby dla kogoś za mało albo potrzebowałby pełnej personalizacji, jest możliwość skonfigurowania własnej tablicy praktycznie od zera.

Domyślnie pojawiają się trzy tablice:

1. „Boards”, czyli tablice, które współdzielimy z naszym zespołem,
2. „Shareable Boards”, czyli tablice, do których dostęp mają tzw. „Goście” – mogą to być nasi klienci, freelancerzy itd. Co najważniejsze, widzą oni jedynie tablicę, do której zostali zaproszeni, nic ponadto.
3. „Private Boards”, tego nie trzeba tłumaczyć, to po prostu nasze prywatne tablice, z których możemy korzystać, na przykład, gdy pracujemy nad tajnym projektem albo gdy nie czujemy się w pełni gotowi, aby podzielić się efektami naszej pracy z grupą.

Początki mogą być trudne, ponieważ mnogość dostępnych opcji może na początku przytłaczać – sam nie do końca wiedziałem za co się zabrać. Zanim zacząłem dostosowywać system pod siebie, sprawdziłem to, co już istnieje i muszę przyznać – ktoś tu wykonał kawał dobrej roboty. Praktycznie wszystko jest modyfikowalne, można zmieniać dosłownie każdy z elementów. Monday.com jako narzędzie do zarządzania procesami sprawdza się perfekcyjnie – można dodawać taski, edytować wszystkie kolumny, przypisywać osoby, podpinać notatki, ustawiać priorytet i wiele, wiele innych. Nie sposób wymienić wszystkie możliwości. System posiada „Column center”, w którym znajdują się wszystkie dostępne do dyspozycji kolumny. Jednak nie o narzędzie do zarządzania projektami nam chodzi, a o CRM, także przejdźmy dalej.

Integracje

Wszystkie gotowe integracje znajdziemy po najechaniu na logo swojego profilu – prawy górny róg. Co ważne, monday.com integruje się z Zapierem, a jak niektórzy mówią – jest Zapier, jest wszystko. Oprócz tego ma dostępne API.

Zaczynając od skrzynki mailowej – na ten moment możemy zintegrować monday.com wyłącznie z Gmailem. Wiem, że pracują nad tym, aby tych integracji było więcej. Nie działa ona jednak tak, jak wielu z nas sobie wyobraża. Przy pomocy monday.com nie przeczytamy wiadomości ze swojej skrzynki, nie wyślemy też dedykowanych maili. Ta integracja polega na połączeniu naszej skrzynki mailowej z konkretną, wskazaną przez nas tablicą dzięki czemu otrzymane wiadomości zamieniane są od razu w akcje. Możemy również zautomatyzować wiadomości, które zostaną mechanicznie wysłane np. po zmianie statusu zadania.

O ile automatyczne wiadomości można wysyłać wyłącznie za pomocą integracji z Gmailem, to aktualizować akcje bądź tworzyć nowe możemy przy pomocy dowolnej skrzynki mailowej – wystarczy wysyłać wiadomości na specjalnie wygenerowany adres e-mail.

Monday.com można również integrować z kalendarzem. Sam proces jest szybki, wystarczy na danej tablicy najechać na datę i kliknąć właściwy przycisk – nic skomplikowanego. Co ważne, nasz prywatny kalendarz nie zaciągnie się do systemu, to wydarzenia z systemu pojawią się w naszym kalendarzu.

CRM

 Monday.com to nie jest typowy system CRM, ale to widać natychmiast po zalogowaniu. Tak naprawdę szyjemy sobie CRM na własną miarę – dla jednych to będzie zdecydowany plus, dla innych już niekoniecznie. Od czego zacząć?

Pierwszym krokiem, który warto podjąć jest dodanie nowej tablicy. Warto skorzystać z gotowych szablonów, polecam te z zakładki „Sales & Customers” oraz „Startup”.

Po utworzeniu tablicy „Sales Pipeline” (nazwy można modyfikować), warto ustawić sobie widok na tablicę kanban, która jest jednym spośród 8 możliwych widoków.

To taki odpowiednik modułu szans sprzedaży. Możemy dodawać leady i segregować je według etapów, czyli wszystko to, czego nam potrzeba. Za pomocą metody drag & drop szybko możemy przerzucać szanse i przede wszystkim mamy czytelny pogląd na wszystkie etapy. Można przypisać również osobę odpowiedzialną za danego leada, dodać telefon, lokalizację i wiele innych – pełna personalizacja.

Co jest ważne w systemach CRM to możliwość budowania pozytywnych relacji z klientem. Aby w ogóle o tym mówić, trzeba mieć bazę klientów. Ja zdecydowałem się zaprojektować tablicę od zera i jest ona bardzo, ale to bardzo podstawowa – to, ile kolumn tam dodamy zależy tak naprawdę od nas.

Bardzo wygodny jest panel, który widać po prawej stronie. Po najechaniu na kontakt możemy dodawać pliki, notatki, tak naprawdę wszystko co dla nas istotnie.

Tak naprawdę w taki sam sposób można stworzyć wiele tablic, np. produkty i wiele, wiele innych. To od nas zależy, jak finalnie będzie wyglądał nasz system CRM.

Dla mnie, jak i pewnie dla wielu z Was ważne są raporty. Przyznam, że trochę mi zajęło zanim je znalazłem – ukryły się w zakładce „Admin”. Pełen entuzjazmu odnalazłem to, czego szukałem i niestety zaskoczenie – są to bardzo ogólne informacje. Z jednej strony trudno na tej podstawie ocenić efektywność działu sprzedaży, ale z drugiej – monday.com nie powstał jako system CRM, a narzędzie do zarządzania projektami. Skonsultowałem to nawet z supportem, ale dla nich same narzędzie z poziomu tablic jest tak przejrzyste, że kolorowe etykiety wystarczą. No cóż, jak dla mnie minus.

Plusy

1. Dostęp na podstawie ról.
2. Wsparcie wielu walut.
3. Dostępne API.
4. Wiele gotowych integracji.
5. Tablica Kanban.
6. Integracja z kalendarzem.
7. Aplikacja mobilna.
8. Monitoring celów w systemie.
9. Pełna konfigurowalność.
10. Bardzo szybkie odpowiedzi Supportu.
11. Świetnie sprawdza się jako narzędzie do zarządzania projektami.
12. Wiele gotowych szablonów tablic.
13. Możliwość stworzenia własnego szablonu tablicy.
14. Dużo przestrzeni dyskowej – od 5 GB do nielimitowanej, w zależności od wybranego pakietu.

Minusy

1. Bardzo liche raporty, a praktycznie ich brak.
2. Brak możliwości wysyłania mailingów.
3. Brak modułu ofertowania.
4. Brak integracji VOIP.
5. Narzędzie jest dość skomplikowane, początkujący mogą sobie z nim nie poradzić.
6. Jedna wersja językowa samego narzędzia – angielska.

Podsumowanie

Monday.com to naprawdę genialne narzędzie do zarządzania projektami. Jako CRM sprawdza się dobrze, ale wymaga dużej cierpliwości, żeby dostosować system do własnych potrzeb. Dla jednych możliwość pełnej konfiguracji systemu będzie rewelacją, dla drugich to może być długi, męczący proces. Dla mnie to rozwiązanie jest absolutnie genialne, bo producent daje zamiast gotowego systemu, działający ekosystem umożliwiający skonstruowanie tablic odpowiadających idealnie na moje potrzeby. Na plus mogę dodać, że asystenci są dostępni 24/7 i odpisują na e-maile praktycznie do 5 minut. Czy polecam? Zdecydowanie, ale tylko cierpliwym i bardziej zaawansowanym użytkownikom.