Recenzja: BERG System - system CRM

BERG System to narzędzie ze szczególną dedykacją dla zespołów sprzedaży w branży finansowej, ubezpieczeniowej i fotowoltaicznej, które pojawia się w naszym rankingu kolejny raz. Stworzone przez polskiego producenta, na rynku funkcjonuje już od ponad 10. lat i obsługuje ponad 11’000 użytkowników w całej Europie. Weryfikujemy naszą opinię, wracając ponownie do przyjrzenia się możliwościom tego systemu.

Zaczynamy

Już na samym początku BERG System umożliwia wybór wersji systemu, która najlepiej będzie dopasowana do naszych potrzeb. Ze względu na branże jest on podzielony na konfigurację standardową (ogólna wersja systemu), ubezpieczeniową (dostosowanej pod kątem pracy agentów ubezpieczeniowych), kredytową, leasingową oraz dedykowaną dla firm zajmujących się fotowoltaiką.

Wersja testowa dostępna jest przez 14 dni bez wymogu podawania danych kart płatniczych.

Po przejściu przez proces rejestracji znajdujemy się od razu w panelu głównym. W domyślnej konfiguracji znajdziemy tu informacje na temat statystyk (wartość, ilość sprzedaży, kontakty) planowane prowizje i pozostałe. Jednocześnie mamy możliwość konfigurowania tego widoku, więc możemy ułożyć go wedle własnych potrzeb – możemy dodawać lub usuwać każdy z gotowych paneli wbudowanych w system.

Będąc zalogowanym jako Administrator, Pulpit dzieli się na 3 widoki: osobisty, managerski oraz firmowy. W widoku osobistym będziemy widzieli wszystko to, co związane z naszymi danymi i statystykami, natomiast w widoku managerskim zobaczymy dane dotyczące działań i wyników członków naszego zespołu, którym zarządzamy. Z kolei widok firmowy pozwala nam zobaczyć informacje z całego CRM.

Lewy panel odpowiada za nawigacje w całym systemie. Mamy tam zakładki dotyczące zespołu, planowania, kontaktów, szans sprzedaży, sprzedaży, prowizji i wynagrodzeń, kalendarza, narzędzi marketingowych, intranetu, strefy klienta, poczty oraz raportów i statystyk. Na korzyść systemu należy zaliczyć sporą liczbę funkcji konfigurowania względem innych systemów.

Do dyspozycji mamy również czat, który odpowiada za wsparcie użytkownika. W prawym dolnym rogu mamy do niego dostęp – to tam zwrócimy się po pomoc, gdy któraś z funkcjonalności nas przerośnie. Pracownicy udzielający pomocy na chacie korzystają z intercomu, dzięki czemu odpowiedź na nasze pytanie bądź problem otrzymamy maksymalnie w kilka minut.

Podstawowa konfiguracja

Standardowo zaczniemy od dodania członków naszego zespołu. Zrobimy to, wchodząc w zakładkę zespół i klikając napis “Dodaj” w prawym górnym rogu ekranu. Wtedy wyświetli nam się okno z trzema zakładkami: pierwsza dotyczy uzupełnienia danych pracownika, druga szczegółów jego konta, natomiast w drugiej możemy dodać zgody przetwarzania RODO, do których współpracownik jest uprawniony.

Kolejnym istotnym krokiem naszych testów jest import bazy kontaktów. Jeśli mamy już ją gotową, możemy przejść do ustawień systemu dostępnych po kliknięciu w nasz profil. Wybieramy zakładkę “Import danych” i przeciągnąć lub wybieramy prawidłowo sformatowany plik o rozszerzeniu .csv.

Po przejściu tych etapów możemy przejść do odwzorowywania naszego procesu sprzedaży w systemie. Twórcy, chcąc ułatwić nam ten etap, zaimplementowali przykładowy proces sprzedaży, który stworzył się razem z założeniem konta.

Aby zbudować nasz własny proces, przechodzimy do zakładki “Szanse sprzedaży” -> “Proces sprzedaży” i zostaniemy przekierowani właśnie do niego. W celu dodania kolejnego klikamy zielony plus obok jego nazwy.

Synchronizacja i integracje 

Oczywiście jak większość systemów CRM, ten również oferuje możliwość integracji skrzynki pocztowej — w tym przypadku za pośrednictwem protokołu IMAP. Standardowo jak w większości systemów CRM, BERG System oferuje możliwość integracji naszej skrzynki pocztowej za pomocą domyślnej integracji z Gmail, Microsoft365 oraz IMAP. W tym miejscu należy pamiętać, że jeżeli chcemy zobaczyć, jak wygląda zakładka Poczta, musimy uprzednio zsynchronizować naszą skrzynkę.

Dodatkowo, co odróżnia większość polskich systemów od ich dużych zagranicznych rywali, mamy tu integrację z bazą GUS oraz bramką płatności DotPay. Jeżeli posiadamy NIP naszego kontaktu, to dzięki połączeniu z bazą GUS możemy pobrać jednym kliknięciem dane naszego kontrahenta wprost do naszego systemu, unikając tym sposobem możliwej pomyłki oraz zyskując cenny czas.

Integracja z DotPay z kolei pozwoli na realizowanie płatności bezpośrednio ze Strefy Klienta (o której szerzej opowiemy w dalszej części tej recenzji).

Na uwagę zasługuje również możliwości skorzystania z połączenia telefonu poprzez VOIP, który umożliwia rejestrowanie połączeń wewnątrz naszego systemu CRM. Aby móc korzystać z tej opcji, konieczne jest w pierwszym kroku zostanie klientem firmy Focus Telecom, ponieważ sam system nie oferuje takiej opcji, a jedynie poprzez integracje z tą usługą. Miłym zaskoczeniem jest również integracja z SMS API, dzięki której mamy możliwość wysyłki SMS-ów. Wszystko to znajdziemy w ustawieniach zaawansowanych oraz integracjach.

CRM – funkcjonalności

Omówmy teraz najbardziej istotną część, czyli sam CRM. BERG oferuje prosty i przejrzysty interfejs, dzięki czemu zrozumienie zasady jego działania jest do zabierze dosłownie kilka minut. Bez większych przeszkód będziemy w stanie odnaleźć interesujące nas opcje czy moduły.

Na początek przyjrzymy się karcie klienta. Wcześniej omawialiśmy możliwość importu kontaktów, ale możemy je również dodać ręcznie z poziomu systemu. W zakładce kontakty mamy podział na Osoby oraz Firmy.

Gromadzimy tu wszystkie informacje, które są niezbędne nam do realizacji kolejnych działań z klientem. Możemy tworzyć notatki, mamy w jednym miejscu wszystkie dane kontaktowe, odnośnik do opiekuna, powiązane kontakty i firmy, e-maile, SMS-y, zgłoszenia ze strefy klienta oraz panel dodawania konta logowania do strefy klienta. Oprócz tego znajdą się tu też niezbędne załączniki (dokumenty, zdjęcia). Z tego poziomu możemy też utworzyć szansę sprzedaży.

Aby zarządzać obszarem planowania zadań dla pracowników, pomocny będzie moduł kalendarza i zadań. W zakładce “Kalendarz” mamy możliwość zarządzania zadaniami, przypisywać je do konkretnych pracowników oraz załączać niezbędne załączniki (dokumenty lub zdjęcia). Możemy zmieniać typy zadań, oznaczać ich priorytet oraz definiować, czy dotyczą pracy, czy są zadaniami prywatnymi. Wtedy inni użytkownicy będą widzieli, że mamy coś zaplanowane, ale nie będzie widoczne to dla wszystkich – poza informacją o naszej niedostępności.

Bardzo przydatną funkcjonalnością jest podpowiadanie kolejnych działań przy przejściu do kolejnego etapu szansy sprzedaży. W takich sytuacjach pojawia się okno, dzięki któremu jesteśmy w stanie trzymać się kroków, które mają największą szansę przełożenia się na sprzedaż.

Gdy wejdziemy w szczegółowy widok szansy sprzedaży, mamy wgląd we wszystkie informacje o szansie, o zrealizowanych działaniach oraz nawet o procentowym prawdopodobieństwie powodzenia tej szansy.

Strefa klienta

Bardzo dużym atutem jest wbudowany moduł Strefy Klienta. Jest to unikatowe rozwiązanie na polskim rynku i wciąż nieczęsto spotykane w dużych zagranicznych systemach. W połączeniu z możliwościami, jakie daje bramka płatności, sprawia to, że rozwiązanie będzie miało szerokie zastosowanie w wielu branżach np. ubezpieczeniowej lub nieruchomości. W ramach Strefy Klienta nasz klient może zalogować się na swoje konto, gdzie wyświetli wszelkie niezbędne informacje, przejrzy załączniki, dokumenty oraz faktury i będzie mógł je opłacić. W celu utworzenia takiego konta naszemu klientowi wystarczy przejść do wybranego kontaktu, a na karcie klienta jednym kliknięciem wygenerujemy dane do logowania.

Moduł raportów oferuje podstawowe funkcje. Nie jest on nadal zbyt rozbudowany i dzieli się na dwie podstawowe grupy raportów: sprzedaży oraz prowizji i wynagrodzeń. Znajdziemy tam proste zestawienia takie jak np. wielkość sprzedaży, liczba szans sprzedaży, czy wysokość prowizji.

Plusy

1. Dostępny w trzech wersjach językowych – polski, angielski, niemiecki.
2. Nielimitowana przestrzeń na pliki.
3. Czat online. 
4. Dostępność API.
5. Integracja z bramką płatności.
6. Integracja z VOIP.
7. Przejrzysty interfejs. 
8. Wsparcie wielu walut.
9. Dostęp na podstawie ról.
10. Monitoring realizacji celów.
11. Strefa klienta.
12. Krótki czas oczekiwania na odpowiedź supportu.
13. Bezpośredni dostęp do producenta, co przekłada się na budowę zmian na życzenie. 
14. Moduł budowy formularzy na stronę internetową
15. Gotowa integracja z systemem marketing automation
16. Moduł do prowadzenia obsługi klienta
17. Prognozowanie / estymacja sprzedaży na podstawie lejka
18. Baza produktów
19. Budowanie i strukturyzowanie zespołów
20. Możliwość dodawania własnych pół do firmy / kontaktu / szansy sprzedaży
21. Moduł zadań do wykonania
22. Dołączanie maili do kartoteki klienta
23. Integracja z pocztą email
24. Wizualne przedstawienie procesu sprzedaży / widok kanban
25. Synchronizacja dwustronna kalendarza google / outlook

Minusy

1. Brak aplikacji mobilnej – jedynie wersja mobilna strony internetowej z poziomu przeglądarki.
2. Mała liczba integracji.
3. Brak modułu ofertowania.
4. Brak integracji z Zapier.
5. Brak filtrowania i ustawiania widoków bazy kontaktów
6. Brak szablonów komunikacji z klientami
7. Brak możliwości analizy powodów wygranej
8. Brak automatyzacji
9. Brak modułu tworzenia własnych raportów

Podsumowanie

BERG System w ostatnich latach nadal kroczy ścieżką rozwoju, z roku na rok stając się coraz lepszym narzędziem wsparcia sprzedaży. Na uwagę zasługuje fakt, że ma przejrzysty interfejs dla użytkownika, co przekłada się na to, że od samego początku korzystanie z narzędzia było bardzo intuicyjne i nie wymagało dużego nakładu czasu, aby nauczyć się jego funkcjonalności.

Nie należy zrażać się także, jeśli nie prowadzimy działalności w zakresie branż, dla których system posiada dedykowane rozwiązania. Bardzo dobrze sprawdzi się również na innych rynkach. Mnogość opcji i innowacji w systemie wyróżnia to narzędzie na tle konkurencji.