ODCINEK 2

Ten odcinek jest dla Ciebie, jeżeli ciekawi Cię...

  • Dlaczego przygotowanie do spotkania jest tak istotne?
  • Jak zachowywać się na samym spotkaniu?
  • Na co zwrócić uwagę po spotkaniu z klientem?
  • Dlaczego czasem warto odpuścić spotkanie?

Słuchaj podcastu tam gdzie Ci najwygodniej.

Zasybskrybuj Podcast i otrzymuj powiadomienia o nowych odcinkach.

Wyrażasz zgodę na otrzymywanie informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej wysyłanymi przez www.sellwise.pl oraz na wykorzystanie komunikacji email w celach marketingowych.

Transkrypcja podcastu

Cześć, witajcie. Witam Was w drugim odcinku. Już jestem dużo, dużo dalej niż wcześniej, dużo więcej wiem. Nagrałem już pierwszy odcinek. Wyciągnąłem z niego pewne wnioski i możemy nagrywać drugi odcinek, który już bardziej konkretnie niż pierwszy, już bardziej pewnie, odbędzie się, ponieważ wiem już kilka rzeczy. Co wiem? Wiem, że podcast został zaakceptowany przez iTunes i przez Spotify. To dwie największe platformy, na których najbardziej mi zależało i na których najbardziej chciałem się znaleźć, bo w nich najłatwiej jest słuchać tego podcastu. Podcast znalazł się również na YouTube oraz na mojej własnej platformie. Platforma to sellwise.pl/nsm. Co istotne, poprzedni podcast, odcinek pierwszy, był udostępniony w formie takiego preview dla ludzi, którzy mogli go wcześniej wysłuchać i wypowiedzieć się na temat tego jak i co można byłoby w tym podcaście robić lepiej. Wnioskiem, który powtarzał się najczęściej z tych, o których mówiliście, to był wniosek racjonalizujący długość podcastu, co mnie bardzo zdziwiło. Czyli, że podcast, który nagrywam, jest krótko mówiąc za długi. I rzeczywiście ostatni podcast, mimo że był merytoryczny i o tym też często wspominaliście, trwał prawie godzinę. Większość z Was wspominała o tym, że ciężko jest się Wam oderwać od pracy aż na godzinę czy znaleźć po prostu tak dużo wolnego czasu, żeby taki podcast wysłuchać. Krótko mówiąc ja ten wniosek przyjmuję i niniejszym postaram się, aby ten, którego teraz słuchacie był dużo krótszy. I parę słów na temat dzisiejszego odcinka. Dzisiejszy odcinek „Jak się przygotować na spotkanie z kontrahentem”. Powiem Wam dzisiaj o tym czemu to jest w ogóle istotne zagadnienie. Z drugiej strony powiem Wam czemu wszyscy się nad tym tak bardzo zastanawiają. Natomiast, co najbardziej ważne w tym odcinku, to to, że podpowiem Wam jak się przygotować przed spotkaniem z kontrahentem i co robić w trakcie tego spotkania, żeby zakończyło się ono efektywnie i żeby przyniosło te rezultaty, których potrzebujecie.

Dlaczego to jest istotne zagadnienie?

Bardzo lubię spotkania z klientami. To taka okazja do tego, żeby w pewnym sensie przetestować się jako sprzedawca i wejść w taką dość intymną relację z drugą stroną. I co jest wspaniałe w spotkaniach z klientami, każde z nich przebiega inaczej. Nawet jeżeli próbujemy je wsadzić w jakieś ramy i w pewnym sensie sprocesować to, co się dzieje na spotkaniu z klientem, to zwyczajnie jest to niemożliwe. Wielu moich klientów po wdrożeniu procesu sprzedaży chciałoby, żeby częścią tego procesu sprzedaży był proces spotkania z kontrahentem, czyli spisanie tego jak ma wyglądać spotkanie z kontrahentem, żeby zrealizować konkretne cele. I przyznam szczerze, że to nie zawsze jest możliwe. A dlaczego? O tym się dowiecie za chwilę. Na początek mam dla Was pewną historię, do której później będziemy nawiązywać. I ta historia jest o tym, że kiedyś ja pracowałem jako handlowiec w firmie, która miała produkty IT, dla Telekomunikacji. Jako wprawny handlowiec bardzo dbałem o to, żeby umawiać się na spotkania i spotykać się z osobami istotnymi, które też mogłyby mnie wprowadzić do innych organizacji i pomóc mi w mojej sprzedaży nie tylko kupując moje produkty czy usługi, ale również w pewnym sensie polecając mnie dalej. Tym sposobem poprzez calle, poprzez polecenia, przez tego typu działania dotarłem do prezesa jednej z dużych firm telekomunikacyjnych w Warszawie. Umówiłem się na spotkanie, prezes się zgodził, co mnie oczywiście bardzo zaskoczyło, więc postanowiłem niezwłocznie na to spotkanie się udać. Co istotne, wyjazd ze Śląska do Warszawy to jest kilka godzin, samo spotkanie to jest też godzina, dwie, plus powrót, w sumie miało to zająć cały dzień mojej pracy. Dojechałem do Warszawy, stawiłem się w biurze, przywitała mnie pani na recepcji, zaprowadziła mnie do gabinetu prezesa, w którym prezesa nie było. Zapytała czego się napiję i wyszła, podała mi kawę. I ja siedziałem wtedy w tym gabinecie. On był oczywiście pięknie urządzony. Naprawdę był wspaniały, tam jakieś marmury. Pamiętam do dzisiaj, że utrzymane w takiej tonacji biało-szaro-drewnianej, czyli moje ulubione zestawienie wnętrz. Miało również dużą, przeszkloną szybę, przez którą prężył się Pałac Kultury. Co więcej, pogoda była naprawdę piękna, czyli słońce nie dość, że wpadało fajnie do tego gabinetu, to jeszcze oświetlało wszystko na zewnątrz, a ja wiemy, jak jest ładna pogoda, to człowiek od razu jakiś jest taki pełen energii, pełen zaangażowania i motywacji. I doskonale pamiętam chwilę jak siedziałem na kanapie, patrzyłem przez to okno na Pałac Kultury, piłem kawę, a kawę też uwielbiam i myślałem sobie, że absolutnie kocham tą pracę. Tak, całym sobą. Że to jest to, co chcę robić całe życie i sprzedaż tak mnie kręci, że nigdy w życiu na nic jej nie zamienię. W końcu za drzwiami rozległo się tupanie i ja oczywiście wstałem, przygotowałem się, poprawiłem marynarkę, otworzyły się drzwi i wszedł przez nie prezes. Przywitał się, nie patrzył mi prosto w oczy, tylko wszedł dość szybkim krokiem, nie patrzył mi prosto w oczy, powiedział dzień dobry, podał mi rękę, usiadł za swoim biurkiem, spojrzał na mnie i powiedział mamy pięć minut, proszę mówić, bo nie mamy czasu, proszę mówić. Spojrzał w komputer, zaczął oglądać maile i jak mówił proszę mówić, to tak ręką machającą na mnie pokazywał, proszę mówić. Jak się pewnie domyślacie, spotkanie nie skończyło się dobrze. Ja zacząłem coś tam mówić, natomiast to, w jaki sposób mnie przywitał, totalnie mnie zbiło z tropu i w sumie nie wiedziałem jak do tego spotkania podejść. Spotkanie było spalone. Dzisiaj mogę powiedzieć, że nie wyniknął z tego spotkania żaden biznes. Wyszedłem z tego spotkania przekonany, że wina jest po stronie tego prezesa, że to po prostu zły człowiek, że to człowiek, który nie szanuje handlowców, że to generalnie facet, który nie miał czasu na spotkanie ze mną i z jakiegoś dziwnego powodu zaprosił mnie, no i hm, nic się na tym spotkaniu zrobić nie udało. Wtedy wyszedłem, tak jak powiedziałem, przekonany, że to wina tej drugiej strony. Natomiast dzisiaj, po kilku latach wiem i rozumiem, że mogłem zupełnie inaczej podejść do tego spotkania. Mogłem zupełnie inaczej zaplanować to spotkanie przed, inaczej przeprowadzić i później jeszcze je zakończyć.

Jak przygotować się do spotkania?

Teraz zaczniemy od tego jak przygotować się do samego spotkania, czyli co my możemy zrobić przed spotkaniem, żeby to spotkanie było udane i się dobrze skończyło. Na samym początku musimy się zastanowić kim jest nasz rozmówca. Nie mam tutaj na myśli takiego researchu. Oczywiście również, bo warto dowiedzieć się kim jest ten człowiek, co robi, czym się interesuje, sprawdzić go w Internecie, żeby wiedzieć o czym rozmawiać na samym spotkaniu, żeby na przykład zahaczyć o tym, że ja też się interesuję zegarkami. Strzelam. Natomiast nie to według mnie jest najbardziej istotne.

  1. Profil rozmówcy

Kim jest rozmówca? Mam na myśli to, jakie pełni role w tej firmie i za co jest odpowiedzialny. Tutaj jest to dziwny punkt i dość trudny, bo często jest tak, że są dyrektorzy sprzedaży, którzy jednocześnie są odpowiedzialni za marketing albo dyrektorzy finansowi, którzy są odpowiedzialni za zakupy czy za sprzedaż też często, albo są i zakupowcy, którzy są strategiczni i nie interesuje ich tylko cena, ale również są odpowiedzialni za proces, który się wewnątrz firmy odbywa. To jest bardzo istotne, żeby ustalić, jakie role ma ten ktoś z kim ja się spotykam. Jeżeli to jest dyrektor sprzedaży, dla przykładu, którego interesuje to jak duża jest sprzedaż, jak efektywna jest sprzedaż i do tego pod jego skrzydłami jest marketing, to będzie go również interesowało jak mocna jest jego marka i jak zdobywają leady, w jaki sposób z nimi pracują, czy leady zdobywają się łatwiej czy trudniej. Zbierając role tej osoby, z którą się spotykamy, w formie takiego wywiadu przed spotkaniem, jesteśmy w stanie stworzyć profil odpowiedzialności tego człowieka w ramach organizacji.

  1. Używanie profilu rozmówcy

I teraz przechodząc do drugiego punktu, użyjmy tego profilu. Jeżeli wiemy, że rolą naszego rozmówcy jest sprzedaż i marketing, to powinniśmy się zastanowić nad tym jak nasz produkt czy usługa wpływa na te cele i na potencjalne problemy, które może mieć ktoś, kto się zajmuje sprzedażą lub marketingiem. No jakie to mogą być problemy? To może być to, że na przykład jego dział handlowy nie robi celów. To jest problem. To może być to, że jego dział marketingu ma zbyt mało leadów. To jest problem. I tego typu problemy możemy wypisać i zastanowić się, jakie problemy tego typu ludzi rozwiązuje nasz produkt czy usługa, żebyśmy wiedzieli doskonale czy spotykając się z tą osobą mamy jej coś do zaproponowania. Dobrze jest przygotować sobie taką listę stałą, która jest uniwersalna i pasuje do prawie że wszystkich klientów, ale dobrze jest też się zastanowić przed każdym spotkaniem, które z tych zalet szczególnie wpływają na rozwiązywanie problemów w tej konkretnej roli. I to się dzieje dlatego, że bardzo często na spotkaniach na przykład z zakupowcami, czyli z ludźmi, których interesuje głównie cena i warunki transakcji, to znaczy chcemy, żeby produkt był wysokiej jakości, żeby był tani, żeby miał długi termin płatności, żeby przyjechał do nas szybko. Tym głównie interesują się zakupowcy i też to jest główną treścią ich stanowiska. I bardzo często spotykam handlowców, którzy z tymi zakupowcami starają się rozmawiać o tym jak zwiększyć efektywność sprzedaży któregoś z produktów, natomiast to nie do końca dobre osoby na ten temat rozmowy. A dla zrównoważenia przykładu, dyrektor sprzedaży czy prezes nie do końca będzie chciał rozmawiać o tym czy któryś materiał jest złotówkę droższy czy tańszy. I często na warsztatach, kiedy rozpracowujemy to, w jaki sposób projektować spotkania, prezesi mi w to nie wierzą. Natomiast podając łatwy przykład, zapytałem kiedyś prezesa dużej drukarni czy jeżeli zadzwoniłby do niego ktoś z informacją, że ma w bardzo dobrej cenie materiały, na których oni drukują, to czy by rozmawiał? On powiedział w życiu, oddałby ten kontakt do zakupowca, przecież to jest jego obowiązek. Mówię, no właśnie. Jeżeli mówimy w języku nie naszego odbiorcy, to trafimy tam, gdzie ktoś mówi w naszym języku. Prezesa nie interesuje to ile kosztuje ten materiał, prezesa by interesowało to, że ten materiał zwiększy mu sprzedaż i że na przykład u innego z naszych klientów po wdrożeniu tego rodzaju materiału do druku okazało się, że sprzedaż tej firmy wzrosła o dwanaście procent. Super. Prezes o tym będzie chciał rozmawiać. Czy zakupowiec będzie chciał? To już zależy od tego, jaki to będzie zakupowiec. Czyli podsumowując punkt pierwszy i drugi, zastanówcie się, jakie role pełni osoba, z którą rozmawiacie i punkt drugi, dopasujcie do tej osoby cele i problemy, którymi jesteście w stanie sterować, na które jesteście w stanie wpływać Waszym produktem i usługą. Inaczej komunikujcie to każdej roli, bo każdą rolę będzie interesowało coś innego.

  1. Research firmy

Punkt numer trzy, punkt stary jak świat, research na temat firmy. I teraz tutaj mam taki przykład, że handlowcy w sytuacji rozmowy kwalifikacyjnej prawie że zawsze przychodzą dobrze przygotowani. To znaczy mają przygotowany research firmy, wiedzą czym się ta firma zajmuje, jakie ma produkty, jakie usługi świadczy. Natomiast co ciekawe, w przypadku spotkań z klientami wcale niekoniecznie. Bardzo często zdarza się, że widzę takie podejście do spotkań, w których handlowiec mówi, że chciałbym spotkać się i na spotkaniu usłyszeć więcej o waszym biznesie. Chciałbym dowiedzieć się jak robicie biznes. Ale ja jako decydent, z jakiego powodu ja się mam spotykać z kimś, kto chce się dowiedzieć jak działa mój biznes i na koniec może zaproponuje mi jakiś produkt, może będzie miał dla mnie coś, co mi pomoże. No nie. Absolutnie nie. I ja na przykład będąc prezesem nie chciałbym poświęcić tego czasu komuś, kto chce się dowiedzieć o moim biznesie czegoś, żeby mi coś potem zaproponować. Ja się chętnie spotkam z kimś, kto zrobił research na temat mojej firmy i powiedział mi, że prawdopodobnie w pana branży spotyka pan się z takim i takim problemem. Rozwiązywaliśmy taki problem u jednej z firm na Śląsku, chętnie opowiedziałbym, w jaki sposób to zrobiliśmy. I teraz prezes, który rzeczywiście ma ten problem, nie dość, że będzie chciał się ze mną spotkać, to jeszcze doceni to, że nie, że ja chcę się dowiedzieć, co robi pana firma, jak działa, tylko ten ktoś wie, co robi moja firma, wie jak działa i do tego wie, jakie potencjalnie mogę mieć problemy i jest w stanie pomóc mi w rozwiązaniu. Punkt numer trzy.

  1. Cel spotkania

Teraz punkt numer cztery. Cel spotkania. Hm, to jest trudny punkt generalnie, bo na warsztatach okazuje się, że każdy sobie ten cel inaczej wyobraża. Mówię słuchajcie, jaki macie cel spotkania? Po co się spotykacie z klientami? Mówią jak to po co, żeby sprzedać. Nie, nie, dokładnie. Jakby po co? Jaki jest cel tego spotkania? Są różne spotkania. Mówię bardzo dobrze. Owszem, są różne spotkania, na różnym etapie procesu sprzedaży. Mówią, no właśnie. No to jaki cel ma na przykład to pierwsze spotkanie? Takie najpierwsze spotkanie z klientem. No jak to jakie, no zainteresowanie klienta. Mówię okej, jesteśmy już bliżej, ale dalej to nie to. Na przykład celem na pierwsze spotkanie może być to, żeby dostać od klienta pierwsze zapytanie. To jest fajny cel. Celem na pierwsze spotkanie może być to, żeby klient potwierdził i kiwnął głową, że nasz produkt i nasza propozycja potencjalnie mogłaby mu pomóc. Nie znając tego celu spotkania, nie wiedząc do czego mamy to spotkanie doprowadzić, no trochę nie wiemy też jak to spotkanie prowadzić i według jakiej agendy je prowadzić, żeby do tego celu doprowadzić. Podsumowując, jeżeli nie wiem, gdzie zmierzam, jaki jest mój cel, to zmierzam byle jak i nie realizuję tego spotkania tak, żeby ten cel zrealizować. Co więcej, często te cele są takie, nazwijmy to, trochę nierealne. Oczywiście wielu by chciało, żeby celem każdego spotkania było domknąć przedsprzedaż, zamknąć sprzedaż. I to oczywiście jest dobry cel, natomiast nie jest jakby zawsze realny i nie każdym etapie procesu sprzedaży. Często gdzieś tam przy końcu spotkania może mieć cel taki zamykający, natomiast najczęściej te cele muszą być trochę bardziej pośrednie, czyli właśnie pierwsze zapytanie od klienta, pierwsze potwierdzenie czegoś. To jest bardzo istotne, żeby ten cel mieć. To był punkt czwarty.

  1. Dopasowana agenda

I teraz punkt piąty, dopasujcie do tego celu agendę. Zakładam, że spotkanie zamykające sprzedaż powinno mieć inną agendę niż spotkanie, które ma wykazać to, że nasz produkt wprawnie rozwiązuje problemy tego klienta. To są dwa zupełnie inne spotkania, które trzeba przeprowadzić w zupełnie inny sposób. I agenda jest po to, żeby uporządkować to spotkanie. Bo klient oczywiście po drugiej stronie też ma jakiś swój cel w tym spotkaniu i bardzo często ten cel może przyćmić to, co my chcemy osiągnąć. I bez agendy, bez pomysłu na to jak to spotkanie chcę przeprowadzić, bardzo ryzykuję tym, że ono zacznie się wymykać, że klient będzie je prowadził trochę we własny sposób, że tak naprawdę stracę kontrolę nad tym jak dojść do tego swojego celu. Więc powinienem przed spotkaniem przygotować sobie agendę, czyli jakie tematy po kolei mówię z klientem i jakie duże bloki zagadnień będziemy omawiać, jaki jest cel tego spotkania, jaki jest ostatni punkt.

  1. Wysyłanie agendy klientowi

I co ważne, punkt numer szósty, wyślę tą agendę klientowi poprzez pocztę razem z zaproszeniem na samo spotkanie. To znaczy wbiję mu się też z moim zaproszeniem do kalendarza. Nie tylko w postaci słownej czy telefonicznej umówię to spotkanie, ale potwierdzę to jak to spotkanie ma wyglądać, jakie zagadnienia chciałbym na nie umówić, przed spotkaniem oraz zakontraktuję czas w formie zaproszenia na spotkanie, na przykład w Outlooku i raz, że z jednej strony klient będzie miał już to spotkanie w kalendarzu, więc prawdopodobieństwo, że o nim zapomni jest dużo mniejsze, to będzie miał też pojęcie o tym jak długie będzie to spotkanie, bo też różne cele spotkania mogą wymagać różnego czasu trwania tego spotkania. Teraz wracając do historii, którą Wam opowiedziałem w tym podcaście, to był punkt, którego nie zrobiłem. Jeżeli miałbym agendę i klient wiedziałby, co ja w ogóle chcę na tym spotkaniu umówić, ile potrzebuję, żeby to spotkanie trwało, to odmówiłby mi ewentualnie przed moim przyjazdem, a nie zrobiłby takiego krótkiego, pięciominutowego spotkania, gdzie ja byłem na miejscu, a i tak nie udało mi się zrealizować tego mojego celu, i tak. Wtedy on by doskonale wiedział, co ja chcę omówić, w jaki sposób, przez jakie zagadnienia chcę przejść. Ja bym go zaprosił też do dodania istotnych tematów do agendy. On by dorzucił zagadnienia, które on chce omówić do swojej agendy i tym sposobem przed spotkaniem oboje byśmy wiedzieli, co chcemy omówić i w jaki sposób oraz wiedzielibyśmy ile spotkanie potrwa. Podejrzewam, że ten jeden punkt mógłby uratować moje spotkanie warszawskie, o którym Wam opowiedziałem.

  1. Wygląd i prezencja

I przed spotkaniem punkt numer siedem. Również punkt, o którym łatwo pamiętam na rozmowie kwalifikacyjnej, ale na spotkaniu z klientem nie zawsze, a mianowicie wygląd i prezencja. Hm, dość dziwny punkt, natomiast mówię o nim w kontekście tego, że najczęściej jest z nim problem w dwie strony. Albo handlowiec jest niedobrany, w sensie jest ubrany za słabo jak na okazję, albo jest ubrany zbyt elegancko. W obu przypadkach tworzy się między klientem a handlowce dystans. Ja będę chętniej rozmawiał z kimś, kto ubiera się podobnie jak ja. Jeżeli ja przyszedłem w koszulce i w dżinsach jako klient, a handlowiec przyjechał w garniturze, to trochę czuję się źle. Trochę czuję się jakby to był człowiek z innej bajki. Natomiast jeżeli ja jestem smart casual, mój klient jest smart casual, to zazwyczaj to jest taki złoty środek, bo nawet jeśli ja jestem smart casual czy biznes casual, a klient, dyrektor przychodzi w garniturze, to jest szansa, że to spotkanie jeszcze się uda. Natomiast i tak jako handlowiec powinienem wiedzieć, że prezes danej firmy najprawdopodobniej przyjdzie w garniturze i również w garnitur się ubrać. Ja osobiście we wszystkich innych okazjach, czyli kiedy spotykam się po prostu biznesowo i nie jest to takie bardzo oficjalne, biznesowe spotkanie, ubieram się w biznes casual plus nazwijmy to troszeczkę bardziej elegancko, ale wciąż biznes casual. I w pewnym sensie bardzo rzadko dzięki temu udaje mi się popełnić faux pas. Bo na przykład, kiedy spotykam klienta w T-shircie, to na początku spotkania zdejmuję marynarkę i podwijam rękawy na przykład. I dzięki temu też ten dystans między nami się zmniejsza. To tyle przed spotkaniem i szybkim krokiem zmierzamy do tego, co możemy zrobić w trakcie spotkania, żeby spotkanie było lepsze.

Co możemy zrobić w trakcie spotkania, żeby spotkanie było lepsze?

Nastał czas spotkania. W końcu do niego doszło, klient się pojawił, wchodzicie razem do sali konferencyjnej i spotkanie się rozpoczyna. Hm, co by tu zrobić na początku tego spotkania, żeby było fajnie?

  1. Dopasuj się do klienta

No punkt numer jeden, który mam wypisany, to dopasuj się do klienta. Bardzo dokładnie na początku każdego spotkania patrzę z kim mam do czynienia. Czy mam do czynienia z gadułą, czy z mrukiem, czy być może kimś pomiędzy i staram się do tej osoby dopasować. To znaczy, jeżeli wita mnie ktoś bardzo ekstrawertyczny, kto niemalże wykrzykuje, dostaje, ściska moją dłoń i gdzieś tam bardzo energicznie się ze mną wita, to staram się być równie energiczny też w drugą stronę, żeby w pewnym sensie dorównać energią do tej drugiej strony. Natomiast jeżeli na spotkaniu pojawia się ktoś taki półmilczący, być może trochę zmęczony, to ja z kolei nie mogę być zbyt ekstrawertyczny, bo znowu ten dystans między nami się zwiększy. Więc w jednej ze starych książek o sprzedaży czytałem o tym, żeby być jak lustro i w gruncie rzeczy o tym traktuje ten punkt. Czyli staram się w pewnym sensie dostosować do tego, jaka jest ta druga strona, bo wtedy po prostu rozmawia nam się dużo łatwiej. Na przykład często mam problem z takimi klientami, którzy bardzo długo mówią, bardzo długo formułują myśl i są tacy powolni, bardzo długo formułują swoje myśli i potem przekładają je na słowa. Zbyt szybka odpowiedź, bo często możemy się zniecierpliwić i też mieć takie poczucie, że tutaj agenda, tutaj cel spotkania, a to wszystko mi się wymyka i chcemy nadrobić poniekąd ten czas, natomiast to nigdy nie jest dobry wybór. Dobrze jest starać się dopasować do drugiej strony, między innymi też dlatego, że dzięki temu jesteśmy w stanie wzbudzić dużo większe zaufanie.

  1. Zakontraktujmy czas

Punkt numer dwa, również wynikający z mojego doświadczenia, to jeszcze raz zakontraktujmy ten czas. Ja zawsze pytam na spotkaniu czy mamy te umówione półtorej godziny i tutaj się często okazuje, że na przykład klient mówi, że no bo niestety zostało nam tylko czterdzieści minut, bo tutaj przesunęło nam się jakieś spotkanie albo zdarza się, że klient mówi tak, damy radę, ale tutaj jeszcze muszę wykonać krótki telefon. Natomiast od momentu, kiedy tutaj, na ten kontrakt czasu dostanę tak, potwierdzam, to rzadko się zdarza, że klient tego nie dotrzymuje. Zazwyczaj ten czas rzeczywiście jest i on rzeczywiście ma czas, żeby skupić się na celu naszego spotkania.

  1. Przypomnienie agendy

I punkt numer trzy to kolejny kontrakt z klientem, czyli przypominamy agendę. Ja często mówię, strzelam, na przykład panie Adamie, żeby przypomnieć, ja na początku powiem panu o tym po co przyjechałem, potem trochę więcej będę chciał się dowiedzieć na temat X, Y, Z, o którym mówiliśmy, na koniec opowiem panu o punktach styku pomiędzy moją firmą a pana firmą, a na sam koniec chciałbym, żebyśmy ustalili ewentualne dalsze kroki, czy taki plan jest dla pana okej. I teraz dwa scenariusze, klient mówi tak, jak najbardziej albo mówi wie pan co, nie do końca, ja bym chciał jeszcze pomówić o tym i o tym. I wtedy pytam wprost, w którym momencie to omówimy. Być może gdzieś na końcu, być może w połowie. Po prostu dopisuję ten punkt podniesiony przez klienta, dopisuję go do agendy. Co więcej, w tym momencie jak klient zaakceptuje tą wspólną agendę, to również jest bardzo duża szansa na to, że my tych tematów będziemy się trzymać. Co więcej, klient też się czuje bezpieczniej, bo on wie doskonale czego się po tym spotkaniu spodziewać i on też wie, że w pewnym momencie spotkania zdarzy się coś, potem się zdarzy coś kolejnego i jakby też zwiększa się jego poczucie bezpieczeństwa.

  1. Rób notatki

Punkt numer cztery, który wypisałem, to notuj. Ja ten punkt uwielbiam. Zawsze jeżdżę z dużym notesem. Mam przy sobie długopis albo pióro i bardzo dokładnie notuję to, co się dzieje na spotkaniu. Co prawda notuję hasłowo, natomiast często też w postaci różnych rysunków, map myśli, rozmawiając z klientem, natomiast dzięki temu mam bardzo dużą łatwość powrotu do tego, co się działo na spotkaniu. Ja bardzo często na przykład wypisuję w notatkach takie hasło, różne żarty, które powiedział klient, różne takie punkty charakterystyczne, o których mówił klient. Ja dzięki temu nawet wiele miesięcy po spotkaniu, dzięki takim notatkom potrafię powrócić do tego, w jakiej energii to spotkanie się odbywało, co udało mi się na nim ustalić i jak przebiegało. Co więcej, mam wrażenie, że też będąc klientem potencjalnie bardziej zaufam komuś kto tak po prostu ze mną rozmawia, bardziej zaufam komuś kto będzie notował niż po prostu ze mną rozmawiał, czyli komuś kto podchodzi do tego poważnie i w pewnym sensie zapisuje to, o czym rozmawiamy i to wydaje się być dla niego istotne, krótko mówiąc.

  1. Relacje a cel spotkania

Punkty numer piąty, z którym bardzo trudno jest mi hm, w działach handlowych, krótko mówiąc. To, że relacje nie są najważniejsze. Relacje są istotne, ale nie są najważniejsze, bo relacje nie mogą być bardziej istotne od tego celu spotkania, który chcemy zrealizować. I tutaj często zdarza mi się, że handlowcy starają się, jakby mają taką wiarę, że ta relacja jest takim substytutem wszystkiego, że jak będę miał relację to już wszystko potem pójdzie z płatka i zapominają przez to potwierdzić, że nasz produkt dobrze odpowiada na potrzeby klienta. Zapominamy zapytać też jak klient bezie podejmować decyzje, kto jest w tym procesie decyzyjnym. Być może warto porozmawiać z kimś jeszcze. Skupiamy się tylko na tym, żeby było fajnie, żeby była relacja i przez to dość dużo tematów przemyka nam między palcami i mówiąc wprost, ucieka. Więc pamiętajmy o tym, że relacje są istotne, ale nie są najważniejsze i nie mogą być najważniejsze. Więc najbardziej istotny na spotkaniu jest ten cel spotkania i agenda, a relacja potem, jak już przejdziemy przez te etapy najważniejsze.

  1. Klient mówi, handlowiec słucha

Punkt numer sześć to taki punkt, o którym w ogóle bardzo się często mówi w sprzedaży, czyli klient mówi, handlowiec słucha. Przynajmniej tak powinno być. Ja na to bardzo zwracam uwagę przy rekrutacji. Jeżeli przychodzi do mnie handlowiec, który jest taki bardzo od siebie i chciałby bardzo dużo mówić i zajmować całą przestrzeń, to ja boję się takiego handlowca zatrudnić, bo boję się, że on albo nic nie sprzeda, albo niewiele sprzeda. Bo skoro spotykamy się z klientem po to, żeby jakby ustalić, co, jak i gdzie, i z kim, i w jaki sposób, no to nie możemy mówić cały czas. To klient powinien też zajmować dużą część tej przestrzeni, więc ja lubię mówić o tym, że klient powinien mówić przez osiemdziesiąt procent, a handlowiec przez dwadzieścia. To oczywiście zależy od celu spotkania, bo jeżeli to będzie taki cel spotkania typowo prezentacyjny, to niech z kolei handlowiec mówi więcej, ale wtedy to nie było pierwsze spotkanie, handlowiec już zdążył się dowiedzieć wszystkie rzeczy, które są istotne w procesie sprzedaży i to nie jest jakby w tym momencie kluczowe. Natomiast pamiętajmy o tym, że to klient ma mówić, a nie my. I to nie jest do końca chwila na to, żeby bardzo imponować swoją wiedzą na temat produktu i tak dalej. To jest moment na to na przykład, żeby opowiedzieć jedną, mocną historię, która świetnie obrazuje zaletę swojego produktu i dać klientowi mówić, zadawać mu pytania nakierowujące, zadawać mu pytania o jego proces decyzyjny, o jego proces zakupowy. Dużo więcej się dowiedzieć o jego organizacji niż to, co było widać w Internecie. To jest właśnie moment na to, żeby się tego dowiedzieć.

  1. Podsumowanie

Punkt numer siedem, który też często się pomija, to taki punkt, który ja nazywam podsumowaniem. To znaczy ja bardzo lubię na koniec spotkania zrobić taką parafrazę i powiedzieć, że hm, no dobrze, czyli ustaliliśmy, że biorąc pod uwagę pana aktualne potrzeby, fundusze i temat, o którym pan wspomniał, że jakby jest obszar do współpracy, o ile dobrze rozumiem, i chciałby pan przejść dalej. I w ten sposób podsumowując jakby potwierdzamy, że my dobrze odbieramy to jak to spotkanie przebiegło i bardzo często tutaj wychodzą różne niespójności. Klient mówi wie pan co panie Szymonie, tak, ale zapomniał pan o tym, że to jeszcze muszę miesiąc odłożyć. Ja aha, okej, dobra, rozumiem.

  1. Dalsze kroki

I punkt ósmy, o którym w ogóle najczęściej się zapomina, i teraz on jest absolutnie najważniejszy ze wszystkich, o których powiedziałem, a jest to punkt już piętnasty, dalsze kroki. Nie można wyjść ze spotkania z kontrahentem będąc zadowolonym i nie mając dalszych kroków na piśmie, takich ustalonych, zapisanych. Dlatego że problem, z którym ja się mierzę, mierzyłem, problem, z którym mierzą się moi klienci, to coś takiego, że spotkania w ogóle przebiegają świetnie. Jest bardzo dużo relacji, śmiechu, dużo fajnych emocji, natomiast generalnie nikt nie wie co dalej po tym spotkaniu. Handlowiec wyśle jakąś ofertę, ale nie wie jak długo klient z tą ofertą będzie się zapoznawał. Jakby handlowiec nie wie nic tak naprawdę. A ja bym chciał, żeby handlowiec wyszedł ze spotkania wiedząc, że do dwóch dni ma wysłać klientowi ofertę. Klient się zobowiązał, że do czterech dni da feedback. I później ustalono, że klient chciałby jeszcze spotkać się z klientem referencyjnym. Kiedy? Do dwóch tygodni. Ustaliliśmy, że do tygodnia po tym spotkaniu referencyjnym coś się wydarzy. A potem ustaliliśmy, że jest jeszcze bardzo istotne spotkanie z dyrektorem finansowym, który chciałby potwierdzić jeszcze sposób zapłaty finansowania. I na samym końcu tego dalszego planu jest kontrakt, podpisana umowa zakupu. To znaczy ja po tym spotkaniu doskonale rozumiem, co i w jaki sposób się wydarzy, żeby klient mógł podjąć decyzję. Bardzo łatwo jest te dalsze kroki stworzyć, pytając klienta wprost czego pan będzie potrzebował do podjęcia ostatecznej decyzji. Ja bym chciał to spisać i w pewnym sensie zaplanować, żeby jakby nie dopuścić do sytuacji, w której nie dostarczyłem panu wszystkiego, co jest potrzebne. I takie opuszczenie spotkania, z dalszym planem, podsumowanie, które pokazało, że jakby wiemy, co się wydarzyło na tym spotkaniu, klient mówił w czasie tego spotkania, mówił dużo, wiele się o nim dowiedzieliśmy i o tym jak będzie kupował. Nawiązaliśmy z nim wstępną relację, mamy dokładne notatki. Przed spotkaniem klient dokładnie wiedział, co się na nim wydarzy, wiedział ile ono będzie trwało, a my nie przytłoczyliśmy go tym, jacy jesteśmy, tylko staraliśmy się dostosować do niego. Spotkanie idealne, naprawdę. Gwarantuję Wam, że osiem tych bardzo prostych kroków, mimo wszystko, może zmienić to, w jaki sposób prowadzicie spotkania.

Po spotkaniu

I teraz jako gratis, po spotkaniu dwa bardzo istotne elementy. O obu bardzo często zapominamy.

  1. Mailowe podsumowanie

Punkt numer jeden po spotkaniu mailowe podsumowanie. Musimy podsumować to, co się wydarzyło i to najlepiej tego samego dnia lub kolejnego dnia gdzieś z rana i podsumować, że ustaliliśmy coś i coś. Na spotkaniu powiedział pan, że i żeby to było na piśmie, żeby to było materialne, żebyśmy wszyscy wiedzieli, co się wydarzyło na tym spotkaniu, żeby obie strony miały łatwość powrotu do tego.

  1. Przypilnowanie terminów

I teraz punkt numer dwa, jeżeli sporządziliśmy z klientem plan i ten plan jest ograniczony w czasie, dla przykładu wyślemy panu ofertę do dwóch dni, a my ją wysyłamy po sześciu, to gwarantuję Wam, że żaden klient nie uwierzy Wam potem, że realizujecie projekty terminowo i że bardzo przywiązujecie się do terminów. Na tym etapie, zresztą na każdym etapie, musicie się bardzo trzymać terminów, na które się zobowiązujecie u klienta.

To już koniec. Wydaje mi się, że stosując wszystkie rady, o których dzisiaj powiedzieliśmy, Wasze spotkania będą dużo lepsze. Cieszę się też, że wysłuchaliście drugiego odcinka tego podcastu, czyli Nowoczesna Sprzedaż i Marketing. Zachęcam Was do subskrypcji tego podcastu, do zapisania się na liście na sellwise.pl/nsm jak Nowoczesna Sprzedaż i Marketing. Ja dzięki temu będę mógł Wam dostarczyć informacje o nowych odcinkach. I jak widzicie te odcinki nie będą marnowały Waszego czasu. Jeżeli się ktoś tutaj pojawi, będzie gościem, będziemy mówili bardzo konkretnie i bardzo dokładnie. Jeżeli mówimy na jakiś temat, to oczywiście możemy mówić o tym, że na spotkaniu należy umyć zęby, ale po co tracić czas na to, żeby o tym mówić. O tym wiemy wszyscy. Wszystkie te odcinki, które będzie publikowała Sellwise i podcast Nowoczesna Sprzedaż i Marketing będą możliwie konkretne. A tymczasem dziękuję Wam za wysłuchanie tego podcastu raz jeszcze. Cieszę się, że udało się zamknąć go w trzydziestu kilku minutach i zachęcam Was do wysłuchania kolejnych odcinków. Serdecznie pozdrawiam, Szymon Negacz, Nowoczesna Sprzedaż i Marketing. Do usłyszenia w kolejnym.