Audyt sprzedaży. Brrr. Lata temu, kiedy byłem handlowcem, krew mi zmroziło, jak usłyszałem te dwa słowa. Nic co ma w nazwie “audyt” nie może wiązać się z czymś dobrym – myślałem. Zresztą, pewnie nie byłem jedyny. Firmy najczęściej decydują się na audyt sprzedaży, dopiero wtedy, kiedy dzieje się bardzo źle. Stąd negatywne skojarzenia. Dzisiaj patrzę na audyt z zupełnie innej perspektywy – z perspektywy managera, który ma w ręku skuteczne narzędzie, które pomaga mojej firmie stale zwiększać konkurencyjność. Dzisiaj opowiem o tym, jak skutecznie przeprowadzić audyt sprzedaży, z korzyścią dla firmy i handlowców.

Na samym początku wyjaśnijmy co to audyt sprzedaży i czym się różni od kontroli. Audyt jest zapowiedziany, regularny i skupiony na przyszłości. Jego celem jest usprawnianie organizacji, szukanie słabych elementów procesu i w końcu doradztwo, które pomaga w zrealizowaniu celu. Kontrola jest przeciwieństwem audytu. Jest nagła, nieregularna i osadzona w przeszłych wydarzeniach. Kontrola bardziej skupia się na ludziach, błędach, które popełniają oraz w mojej ocenie – jest po prostu oznaką braku zaufania.

Audyt sprzedaży – co to jest?

Oto główne korzyści audytu:

1. Zarząd siedzący w dziale handlowym, żeby być na bieżąco z sytuacją w sprzedaży to przesada. Zamiast tego, zarząd, który regularnie przeprowadza audyt sprzedaży i uzgadnia z zespołem jakie usprawnienia wdrożyć na podstawie wyniku, unika micromanagementu, jednocześnie mogąc reagować na zmiany rynkowe i inne problemy.
2. Audyt działu sprzedaży może być narzędziem budującym zaangażowanie. Publikowanie wyniku audytu w formie punktowej pozwala zespołowi obserwować, jak skutecznie wdrażają nowe usprawnienia i cieszyć się z efektów.
3. Audyt przeprowadzony przed zmianami w dziale pozwala uniknąć kosztownych błędów.
4. Nie można usprawniać wszystkiego naraz. Dobra analiza sprzedaży pomaga w ustawieniu priorytetów zadań do wykonania.
5. Audyt sprzedaży kończy się planem działań, który znacząco zwiększa prawdopodobieństwo skutecznego wdrożenia usprawnień.

Audyt sprzedaży – jak go przeprowadzić?

Audyt można przeprowadzić przez firmę zewnętrzną lub jeżeli tylko można – własnymi zasobami. Dzisiaj skupię się na drugim przypadku, czyli siłach wewnątrz firmy.

Głównym i najważniejszym obszarem do zbadania jest powiązanie następującej ścieżki:

Strategia firmy -> Strategia sprzedaży -> Codzienne działania w sprzedaży (wspierane narzędziami, kanałami sprzedaży, procesami itd.)

Nawet najlepsza strategia firmy, nigdy nie odniesie sukcesu, jeżeli codzienne działania jej nie realizują. Należy więc sprawdzić:

1. Czy dział handlowy realizuje działania w ilości umożliwiającej zrealizowanie strategii?
2. Czy dział handlowy realizuje odpowiednie działania?
3. Czy realizuje działania w odpowiedni sposób? (Metodyka sprzedaży)
4. Czy posiada odpowiednie narzędzia? (CRM, arkusze negocjacji, cenniki, mapy rynków, scenariusze rozmów itd.)
5. Czy proces sprzedaży nie ma wąskich gardeł?
6. Czy oferta firmy jest odpowiednia dla danego rynku?

Drugim nierozłącznym obszarem audytu jest zarządzanie sprzedażą. Co ciekawe, pracując z różnymi firmami, często słyszę, że cały problem leży w handlowcach. Bardzo rzadko daje się usłyszeć od właściciela, że tak naprawdę kuleje zarządzanie, które jest najczęstszą barierą w działach sprzedaży.

Audyt sprzedaży w organizacji, w której manager sprzedaży skupia się tylko na kontrolowaniu i dyscyplinowaniu swojego zespołu, jest zbędny. Szkoda pieniędzy i czasu, bo wiadomo z góry gdzie leży problem. Audytując zarządzanie działem należy zwrócić uwagę na:

1. Czy struktura działu jest odpowiednia do realizacji celów?
2. Jakie obecnie bariery znane są w dziale i czy manager nad nimi pracuje?
3. Czy cele w zespole są wyznaczone nie tylko na rezultaty, ale również działania?
4. Czy manager działu realizuje stałe rutyny? (wsparcie na spotkaniach, rozwijanie umiejętności, analizy lejków itd.)
5. W jaki sposób przydzielane są cele i jak przebiega ich akceptacja?
6. Czy dział ma narzędzia, które umożliwiają prognozowanie sprzedaży?
7. Czy świadomie rozwijane są kompetencje poszczególnych członków zespołu?
8. Czy system motywacyjny wspiera zrealizowanie celów?
9. Czy dział mierzy w jasny sposób odpowiednie KPI?

Uzyskane podczas audytu dane (min..rentowność sprzedaży), należy następnie przeanalizować. Nie widziałem jeszcze audytu, który nie wskazałby istotnych dla firmy usprawnień. Częścią takiej analizy powinna być Zasada Pareto, czyli szukanie usprawnień, najbardziej wpływających na wynik firmy. Uzyskane efekty należy spisać, podsumować i zorganizować spotkanie z zespołem w formie krótkich warsztatów, aby wypracować wspólny plan działań. Można też próbować wdrożyć plan z góry, ale z doświadczenia wiem, że efekty są dużo gorsze. Zespół wtedy nie identyfikuje się z wypracowanymi zadaniami.

Pamiętajcie, że audyt sprzedaży jest skuteczny tylko wtedy, kiedy jest skrojony na miarę. Można zbadać więcej obszarów, m.in. takich jak luki komunikacyjne, motywacja do pracy, analiza wszystkich skryptów, jakość spotkań zespołu i innych, ale musi to być spójne z celem, który firma chce osiągnąć. Warto spędzić więcej czasu nad przygotowaniem struktury audytu na samym początku i powielać ją przy kolejnych audytach. Co więcej – można dzięki temu zbudować skalę punktową, którą pomoże w prezentowaniu wyniku i dalszym obserwowaniu poprawy.

Podsumowanie

Dobry audyt sprzedaży to dobra sprzedaż a co za tym idzie dobre efekty dla firmy. Aby efekty dla firmy były dobre, trzeba zatroszczyć się o zespół, więc bardzo istotne jest zadbanie o wspólną świadomość celu audytu. Nie ma on łapać ludzi na błędach, tylko skupiać się na procesach. W efekcie ma pomóc wszystkim w osiągnięciu celów. A kto by nie chciał ich osiągać? A skoro przy okazji można nauczyć się czegoś nowego i rozwinąć swoje kompetencje – tylko szaleniec by się nie zaangażował. Życzę Wam wszystkim wielu zrealizowanych planów sprzedaży!

Potrzebujesz audytu sprzedaży? Zamów darmową konsultację i porozmawiaj z naszym ekspertem o tym, jak możesz przeprowadzić skuteczny audyt w Twojej firmie.

Pozdrawiam,