Happy Client Story: Romgaz

Właściciele Romgaz stanęli w obliczu tego samego problemu, co większość firm mających nieszczelny proces sprzedaży: w połowie roku okazało się, że handlowcy wygenerowali zaledwie 10% zakładanego planu sprzedaży. Firma nie monitorowała działań handlowych — dotychczasowy system CRM był nieprawidłowo wdrożony, dlatego nikt nie dysponował danymi, które pozwoliłyby sprawdzić, co jest przyczyną tak niskiego wyniku. Właściciele podejrzewali, że większość szans sprzedaży upada przez brak follow-upów i właściwej obsługi klienta. W rezultacie biznes rozwijał się wolniej, niż wynikało to z jego potencjału. 

Co w takiej sytuacji robić? Właśnie z tym zadaniem zgłosiła się do nas firma Romgaz.

System CRM Firmao, z którego korzystał wcześniej Romgaz nie tylko był źle wdrożony, ale także nie odzwierciedlał procesów sprzedażowych firmy i nie dostarczał prawidłowych danych. Firma nie miała narzędzia, które by systematyzowało pracę i pilnowało zadań zespołu sprzedaży. Handlowcy deklarowali, że udział sprzedaży w segmencie B2C wynosi 80%, podczas gdy późniejsze analizy pokazały odwrotny trend. Brak danych historycznych uniemożliwiał szybkie podejmowanie trafnych decyzji, a czas potrzebny na follow-upy był przeznaczany na wykonywanie o wiele mniej istotnych działań. Procesy były rozproszone, a podejście do sprzedaży chaotyczne i nieefektywne. W rezultacie każdy handlowiec miał różną liczbę szans sprzedaży, co przekładało się na skuteczność. Przykładowo: jeden handlowiec miał 10 szans sprzedaży i skuteczność 70% a inny handlowiec miał 4 szanse i 10% skuteczność. W dodatku potencjalni klienci otrzymywali ofertę, która nie była przygotowana zgodnie z najlepszymi praktykami tworzenia ofert B2B, a na domiar tego nie pozostawał po nich żaden ślad w CRM’ie. Jeżeli szansa sprzedaży została przegrana, handlowiec nie wracał do potencjalnego klienta. Archiwizowane były dane tylko takich osób, których szanse były wygrane. Na domiar tego firma nie posiadała sprecyzowanych grup docelowych — działania sprzedażowe były kierowane do „wszystkich”.

Pracę rozpoczęliśmy od warsztatu zerowego z udziałem handlowców Romgaz. W ten sposób przeprowadziliśmy pełną analizę procesu sprzedażowego, co pozwoliło nam określić, jaki system CRM najlepiej sprawdzi się w przypadku tej firmy, zweryfikować wąskie gardła i wskazać, jakie konkretnie działania powinny zostać usprawnione. 

Dużą uwagę poświęciliśmy na standaryzację procesu realizacji, który dzięki wpisaniu w system CRM staje się powtarzalny. Następnie przeszliśmy do kwestii uszczelnienia procesu sprzedaży, tak żeby każda szansa sprzedaży doczekała się follow-upu. 

Warsztat zerowy pozwolił nam także zdecydować, który system CRM będzie najlepszym wyborem dla Romgaz, okazał się nim — Synergius CRM.

Standaryzacja procesu realizacji 

W system CRM wpisaliśmy proces realizacji, który dzięki temu został ustandaryzowany i powtarzalny. Dla nowych handlowców jest teraz drogowskazem, dzięki któremu wiedzą, co po kolei mają zrobić, kontaktując się z potencjalnymi klientami. Wszelkie niejasności związane z procesem zostały wyeliminowane, zwiększając efektywność działu handlowego i zapewniając spójność działań. 

Kontrola nad szansami sprzedaży 

Dzięki wdrożeniu nowego CRM-u nie ma już żadnych luk w zakresie follow-upów. Każda szansa sprzedaży jest dokładnie monitorowana i kończy się follow-upem, zwiększając odsetek osób, które decydują się na współpracę z Romgaz. Dodatkowo zostały wprowadzone follow-upy do przegranych szans. Jak to konkretnie działa? Po 2 miesiącach od przegrania szansy handlowiec telefonicznie kontaktuje się z potencjalnym klientem. Sprawdza, czy inwestycja klienta została już zrealizowana, podkreślając, że do tego czasu Romgaz zdążyłby już zapewnić klientowi realizację.  Ta proaktywna strategia pozwoliła firmie zrealizować już co najmniej kilkanaście umów, które pierwotnie zostały uznane za przegrane.

Wiarygodne dane o strukturze sprzedaży 

Nowy system CRM odsłonił prawdziwą strukturę sprzedaży w Romgaz, wskazując na dominację segmentu B2B. Dzięki temu firma skierowała swoje działania w kierunku klientów biznesowych, co również przyczyniło się do poprawy wyników sprzedażowych. Prawidłowe dane stały się fundamentem, na którym Romgaz może budować dalsze usprawnienia. Chcąc osiągnąć jeszcze lepsze wyniki — firma rozpoczęła współpracę z AdWise — agencją marketingową wyspecjalizowaną w marketingu B2B. 

Integracja CRM-u z innymi systemami 

Poprzez integrację Synergiusa z systemem księgowym zapewniliśmy spójny przepływ informacji w całej organizacji.

Tak dobre rezultaty — osiągnięte, dzięki wdrożeniu nowego systemu CRM Synergius — zainspirowały właścicieli Romgaz do dalszego rozwoju. To dowód na to, że odpowiednie narzędzia mogą prowadzić do znaczącej transformacji biznesu. Mamy nadzieję, że również dla Was ta historia stanie się bodźcem do uszczelnienia i usystematyzowania procesu sprzedaży!