Klient zgłosił się do nas z problemem dotyczącym niewłaściwie wdrożonego systemu CRM. Analiza sytuacji wykazała szereg kluczowych braków w implementacji. Przede wszystkim nie został prawidłowo zaimplementowany moduł sprzedażowy, który stanowi jeden z fundamentalnych elementów efektywnego systemu zarządzania relacjami z klientami. Zamiast tego, wdrożono jedynie podstawowy system zarządzania pracą.

Wśród najważniejszych problemów można wymienić m.in. brak możliwości raportowania danych. Ta luka sprawiała, że zespół nie miał dostępu do kluczowych wskaźników pozwalających mierzyć efektywność działań oraz podejmować strategiczne decyzje biznesowe. Planowanie sprzedaży było ograniczone jedynie do najbliższego miesiąca, co utrudniało skuteczne prognozowanie i hamowało rozwój organizacji. 

W sytuacji, gdy firma realizowała wiele projektów w różnych fazach, brak przejrzystości danych prowadził do niemożności określenia priorytetów i alokacji zasobów. W efekcie działania opierały się na intuicji, zamiast na twardych danych, a firma traciła wiele szans sprzedażowych.

Firma nie dysponowała narzędziem podsumowującym historie współprac z klientami i w związku z tym nie budowała z nimi relacji. Nie miała możliwości monitorowania jakości obsługi klienta, przez co jednym z wyzwań stało się utrzymanie pozytywnej opinii w branży. 

Po wysyłaniu ofert w firmie Radiovet brakowało także systematyczności w przeprowadzaniu follow-upów, co jeszcze bardziej obniżało skuteczność sprzedaży i negatywnie wpływało na wyniki finansowe. Wiele zadań było wykonywanych ręcznie i wielokrotnie powtarzalnych. 

Konsekwencje nieprawidłowego wdrożenia były wielowymiarowe i dotykały różnych aspektów funkcjonowania firmy:

1. Podejmowanie kluczowych decyzji biznesowych stało się procesem znacznie trudniejszym i bardziej czasochłonnym, opartym często na niepełnych lub nieaktualnych danych. Zespół każdego tygodnia tracił godziny na ręcznym zbieraniu i analizowaniu rozproszonych informacji, zamiast korzystać z automatyzacji.
2. Brak integracji wdrożonego narzędzia z istniejącymi systemami sprzedażowymi i fakturowymi stworzył swoiste „silosy informacyjne”, uniemożliwiając przepływ danych między poszczególnymi działami firmy. Powodowało to powielanie pracy i rozbieżności w danych wykorzystywanych przez zespół.
3. W rezultacie, klient nie mógł uzyskać pełnej kontroli nad procesami biznesowymi ani efektywnie zarządzać relacjami z klientami, co stanowi przecież podstawowy cel wdrożenia systemu CRM.
4. Pracownicy zmuszeni byli do ręcznego przenoszenia danych między systemami, co generowało dodatkowe koszty operacyjne i zwiększało ryzyko popełnienia błędów.
5. Zespół ręcznie wykonywał i nierzadko powtarzał zadania, które mogłyby być automatyzowane, przez co tracił mnóstwo czasu, a jego efektywność była obniżona.

W obliczu narastających trudności firma Radiovet stanęła przed koniecznością wdrożenia kolejnego rozwiązania. Tym razem poszukiwano prostszego narzędzia typu to-do, które realnie wspierałoby codzienną pracę zespołu, bez nadmiernego komplikowania procesów. Założeniem było wprowadzenie systemu, który umożliwiłby efektywne zarządzanie zadaniami, szansami sprzedażowymi i relacjami z klientami.

Dzięki szczegółowej analizie potrzeb zrozumieliśmy, że firma potrzebuje systemu elastycznego, który pozwoli zarządzać często długim procesem zakupowym klienta, a jednocześnie umożliwi śledzenie realizacji krótkoterminowych zadań. Istotna była również możliwość tworzenia kompletnych raportów.

Dodatkowym wyzwaniem, przed którym stanęliśmy, było narastające zmęczenie zespołu ciągłymi zmianami organizacyjnymi i technologicznymi. Pracownicy, już przeciążeni zbędnymi obowiązkami wynikającymi z niedoskonałości obecnego systemu, wykazywali naturalny opór przed implementacją kolejnego rozwiązania.

W odpowiedzi na problemy klienta przeprowadziliśmy kompleksowe wdrożenie systemu CRM Pipedrive. Naszym priorytetem było stworzenie rozwiązania dostosowanego do specyficznych potrzeb organizacji, dlatego proces rozpoczęliśmy od szczegółowej analizy istniejących procesów biznesowych i identyfikacji kluczowych obszarów wymagających usprawnienia.

System został skonfigurowany tak, aby stał się centralnym narzędziem do zarządzania relacjami z klientami oraz głównym źródłem wiedzy o klientach. Umożliwiliśmy kompleksowe zarządzanie projektami z poziomu jednej platformy. 

Implementacja obejmowała również zaawansowaną automatyzację i integrację z istniejącymi narzędziami:

• zbudowaliśmy szereg automatyzacji i przepływów pracy, które wyeliminowały potrzebę ręcznego wykonywania powtarzalnych zadań – zaoszczędziliśmy w ten sposób wiele godzin pracy zespołu,
• zintegrowaliśmy Pipedrive z systemami fakturowymi klienta, zapewniając płynny przepływ informacji i eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych, 
• wdrożyliśmy zaawansowane moduły raportowania i analityki, umożliwiające nie tylko bieżącą analizę stanu sprzedaży, ale również prognozowanie finansowe, monitorowanie skuteczności procesów na każdym etapie, łatwiejsze planowanie przyszłych działań firmy i sprawne reagowanie w przypadku wykrycia wszelkich problemów.

Wdrożenie systemu Pipedrive pomogło nam rozwiązać problemy operacyjne i zarządcze w firmie Radiovet. W ciągu kilku tygodni od wdrożenia tego systemu stał się on jedynym narzędziem stosowanym przez firmę do zarządzania projektami, zadaniami pracowników i zarządzania sprzedażą. 

Pipedrive pozwolił zautomatyzować część zadań i tym samym pomógł zespołowi odzyskać czas, który z kolei mógł zostać przeznaczony na proaktywną sprzedaż. 

Dzięki Pipedrive zespół:

• rezdefiniował istniejące procesy biznesowe i zdefiniował nowe, 
• zwiększył efektywność swoich działań, a część z nich zautomatyzował,
• podniósł poziom zadowolenia klientów ze świadczonych usług, m.in. dzięki większej kontroli nad terminowością wykonywanych zadań,
• zaczął planować zadania i sprawniej je wykonywać, bez powtarzania czy też pomijania istotnych etapów,
• zbudował pełną historię współprac z klientami, dzięki czemu dziś może z łatwością pielęgnować i budować relacje z klientami, a także dbać o pozytywny wizerunek firmy – w łatwiejszy i mniej czasochłonny sposób niż dotychczas.

Finalnie, poprzez staranne wdrożenie i konfigurację systemu Pipedrive, znacząco poprawiliśmy płynność współpracy oraz efektywność działań zespołu klienta, jednocześnie eliminując wcześniejsze problemy związane z rozproszeniem informacji i brakiem możliwości efektywnego raportowania. Zarząd Radiovet uzyskał pełną kontrolę nad lejkiem sprzedażowym oraz otrzymał możliwość ustalania takich celów dla zespołu sprzedażowego, które są osiągalne i możliwe do zrealizowania. Zespół Radiovet zyskał ogrom czasu, który dziś może przeznaczać na proaktywne działania sprzedażowe, kierowane do dotychczasowych klientów.