Dwa lata przed nawiązaniem współpracy z SellWise, Bioret Agri kupiło i wdrożyło globalnie system CRM: HubSpot. Wydawało się to idealnym rozwiązaniem dla rosnącej międzynarodowej organizacji. W praktyce jednak system nie spełnił oczekiwań zespołów, które niechętnie z niego korzystały. 

Dlaczego HubSpot nie działał?

System CRM nie został dostosowany do rzeczywistych potrzeb zespołu handlowego. W efekcie handlowcy tracili czas na manualne działania, a zarząd nie miał dostępu do danych potrzebnych do podejmowania świadomych decyzji biznesowych. 

Choć firma korzystała z HubSpota, narzędzie w wyjściowej konfiguracji pełniło raczej funkcję drogiego notatnika – nie wspierało sprzedaży ani nie dostarczało informacji kluczowych dla zarządzania. Konieczne było ponowne wdrożenie systemu, tym razem dopasowane do sposobu, w jaki zespół faktycznie pracuje. 

Bioret Agri potrzebowało czegoś więcej niż tylko istniejącego CRM. Firma potrzebowała prawdziwej platformy wymiany informacji, która: 

1. Dostarczy kompleksowe dane o klientach i potencjalnych klientach, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji biznesowych zamiast działania po omacku.
   
2. Ułatwi współpracę między oddziałami a centralą, tworząc wspólny język i ujednolicone procesy w międzynarodowej strukturze.
   
3. Stworzy system raportowania pozwalający szybko dostosowywać taktyki i strategie sprzedaży na podstawie rzeczywistych danych.
   
4. Usprawni zarządzanie zespołem sprzedaży, dając managerom narzędzia do realnego wsparcia handlowców w terenie. 

Podczas współpracy skupiliśmy się na wsparciu dwóch kluczowych oddziałów firmy – polskiego i niemieckiego, pomimo globalnej obecności organizacji. Każdy z tych zespołów miał inne potrzeby i poziom doświadczenia w korzystaniu z narzędzi CRM, zwłaszcza z HubSpot.

Zespół polski

Był jeszcze na wczesnym etapie rozwoju i potrzebował fundamentów pod przyszłą ekspansję.

Zespół niemiecki

Działał już aktywnie, ale wykorzystanie systemu ograniczało się głównie do wprowadzania leadów pozyskanych z targów. 

Specyfika kanału dealerskiego

Nasz klient wypracował model sprzedaży opierający się na pośrednictwie dealerów, a to oznacza, że w CRM kluczowe było zarządzanie złożonymi relacjami między dealerami i klientami końcowymi.

Problem uniwersalnego lejka

Przed rozpoczęciem naszej współpracy oba zespoły pracowały w systemie CRM,  w którym proces sprzedaży został opisany w jeden, uniwersalny sposób, niepokrywający się z rzeczywistością. To ograniczało ich efektywność.

Kluczowe pytania, które musieliśmy sobie zadać, przygotowując się do pracy z klientem:

• Jak zachować elementy wspólne dla wszystkich rynków, nie ograniczając lokalnych zespołów?

• Jak zmapować unikalne procesy sprzedażowe w Polsce i Niemczech?

• Jak zapewnić, że zmiany nie obciążą handlowców, tylko im pomogą?

• Jak stworzyć przepływy pracy dostosowane do specyficznych potrzeb każdego zespołu?

1. Dedykowane procesy sprzedażowe dla każdego rynku

Zmapowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowane procesy sprzedażowe dla zespołów w Polsce i Niemczech. Procesy te zostały zaprojektowane tak, aby:

• Zachować elementy wspólne z obydwu rynków, umożliwiając efektywną. współpracę w ramach międzynarodowych struktur firmy. 

• Uwzględnić lokalne specyfiki każdego rynku i kanału sprzedaży. 

• Zapewniać przejrzystość i prostotę w codziennej pracy handlowców. 

Dzięki temu handlowcy w terenie otrzymali narzędzie, które wspiera ich rzeczywiste działania, zamiast zmuszać do dostosowywania się do sztywnych, uniwersalnych schematów.

2. Automatyzacje jako “drugi mózg” zespołu

Wdrożyliśmy narzędzia automatyzacji, które pełnią funkcję “drugiego mózgu” systemu:

• Przypominają o zaplanowanych działaniach.

• Podpowiadają kolejne kroki w procesie sprzedaży. 

• Pomagają w utrzymaniu wysokiej organizacji pracy. 

• Eliminują rutynowe, powtarzalne czynności.

Automatyzacje nie zastąpiły ludzi – wsparły ich w pracy, zmniejszając obciążenie administracyjne i pozwalając skupić się na relacjach z klientami.

3. Szkolenia – od podstaw do zaawansowanych możliwości

Przeprowadziliśmy kompleksowe szkolenia obejmujące zarówno podstawowe, jak i zaawansowane funkcje systemu. Dzięki temu zespół:

• Utrwalił dobre praktyki w codziennych działaniach.

• Zwiększył świadomość możliwości dalszego rozwoju systemu w przyszłości. 

• Zbudował pewność siebie w korzystaniu z HubSpot. 

• Stworzył fundamenty pod samodzielny rozwój systemu przez zespoły. 

Historia Bioret Agri nasuwa fundamentalny wniosek: samo posiadanie najlepszego CRM na rynku nie gwarantuje sukcesu. 

HubSpot to cenne narzędzie, ale jego wartość ujawnia się dopiero wtedy, gdy jest dopasowane do rzeczywistych procesów biznesowych. Wdrożenie technologii wymaga zrozumienia ludzi, którzy będą jej używać, oraz specyfiki rynków, na których działa firma. 

Ta współpraca nie tylko dostarczyła Bioret Agri funkcjonalny system CRM – zaszczepiła w organizacji nowe poczucie kontroli nad procesami sprzedażowymi i pewność co do kierunku rozwoju.